2.2. Складові формування обліково-аналітичної інформації

У сучасних умовах господарювання протидіяти загрозам можна лише володіючи достовірною та точною інформацією, володіючи якою бюджетна установа проводить розрахунки з партнерами в межах виділеного фінансування та укладених договорів, вирішує питання щодо кошторисних призначень та фінансування діяльності за рахунок загального та спеціального фондів. Саме таку інформацію надає система бухгалтерського обліку та аналізу.

Розглянемо сутність поняття «обліково-аналітична система», «забезпечення» та «обліково-аналітичне забезпечення». «Обліково-аналітична система» - це система, яка базується на бухгалтерській інформації, що включає оперативні дані й використовує для економічного аналізу статистичну, технічну, соціальну та інші види інформації необхідні для прийняття управлінських рішень на макро і мікро рівнях. В свою чергу забезпечення – це сукупність заходів і засобів, а також створення умов, які сприяють нормальному перебігу економічних процесів, підтриманню стабільного функціонування системи економічної системи та її об’єктів, запобіганню внутрішнім і зовнішнім загрозам.

Обліково-аналітичне забезпечення економічної безпеки бюджетної установи – це система, що базується на даних бухгалтерського обліку та використанню оперативних даних діяльності бюджетної установи і проведення аналізу інформаційного забезпечення для прийняття управлінських рішень щодо протидії внутрішніх та зовнішніх загроз діяльності та стабільного фінансуванню з метою виконання покладених на установу функцій.

Сутність системи обліково-аналітичного забезпечення полягає в об’єднанні облікових і аналітичних операцій в один процес, здійсненні оперативного аналізу та використання його при прийнятті управлінських рішень у системі економічної безпеки бюджетної установи.

Система обліково-аналітичного забезпечення складається із 4 підсистем: інформаційної, облікової, аналітичної та спеціального забезпечення.

Основою в системі обліково-аналітичного забезпечення є облікова система, на підставі наданої нею інформації, здійснюється аналіз як фінансування видатків за рахунок загального та спеціального фондів, так і здійснення господарсько –фінансової діяльності. Вона забезпечує формування, накопичення, класифікацію та узагальнення необхідної інформації.

Аналітична складова обліково-аналітичного забезпечення надає кількісну та якісну оцінку змін, що відбуваються з певними об’єктами.

Аналітична система – це основа для прийняття оптимальних управлінських рішень при здійсненні управління матеріальними, фінансовими ресурсами та економічною безпекою бюджетних установ і організацій.

Інформаційна складова обліково-аналітичного забезпечення передбачає збирання й накопичення інформації про вплив чинників зовнішнього та внутрішнього середовища для проведення оцінки та стану економічної безпеки бюджетної установи, її потенційних партнерів, а також формування стратегії протидії загрозам діяльності та фінансування.

Інформацію перед використанням повинна бути повністю перевірена на предмет достовірності та своєчасності. Методики та технології перевірки формують підсистему спеціального забезпечення.

Рис. 2.2..Система обліково-аналітичного забезпечення економічної безпеки бюджетної установи

Головною метою функціонування системи обліково-аналітичного забезпечення економічної безпеки бюджетної установи є надання достовірної інформації для управління економічними процесами бюджетної установи чи організації при виборі напрямів розвитку.

Основними завданнями здійснення обліково-аналітичного забезпечення є:

- діагностика фінансування видатків бюджетних установ та організацій за рахунок загального та спеціального фондів;

- діагностика фінансово-господарського стану бюджетної установи;

- оцінювання стану та економічної безпеки бюджетної установи;

- оцінювання економічної надійності контрагентів;

- оцінювання доцільності та необхідності придбання матеріальних цінностей і оцінки наявності та необхідності запасів і видатків на придбання запасів і послуг тощо ;

- підготовка інформації для прийняття управлінських рішень стосовно співпраці з партнерами за умов виявлених загроз і небезпек;

- ідентифікація ризиків і пов’язаних з ними потенційних загроз у системі бухгалтерського обліку;

- мінімізація ризиків, пов’язаних з недостовірною обліковою інформацією;

- забезпечення захисту отриманої інформації, що відноситься до комерційної таємниці.

Механізм функціонування обліково-аналітичного забезпечення економічної безпеки – це сукупність законодавчих актів, правових норм, мотивів і стимулів, методів і засобів, за допомогою яких здійснюється цілеспрямована діяльність у сфері забезпечення економічної безпеки.

Головним в управлінні бюджетними установами є обліково-економічне забезпечення її економічної безпеки, як важливого фактора існування бюджетної установи. Ядром інформаційного забезпечення діяльності установи, що визначає принципово якісніші аспекти методичного та організаційного характеру економічної безпеки бюджетної установи і є обліково-аналітичне забезпечення.

Обліково-аналітична система – система, що ґрунтується на інформаційних даних оперативного, статистичного та бухгалтерського обліку, для проведення аналітичних розрахунків і прийняття управлінських рішень, включаючи облікову та поза облікову інформацію.

Система обліково-аналітичного забезпечення є складовою загальної системи управління, що ідентифікує коло користувачів та їх інформаційні потреби. ІІроцес полягає в об’єднанні облікових і аналітичних операцій в один процес, виконання оперативного аналізу на мікрорівні, забезпеченні його безперервності, формуванні та використання результатів для прийняття управлінських рішень. При цьому, загальна методологія та нормативне забезпечення обліку та аналізу удосконалюється для раціонального використання їх у єдиній обліково-аналітичній системі.

Основні завдання обліково-аналітичної системи бюджетної установи можна звести до наступних:

• планування діяльності в розрізі господарських операцій, видів діяльності, центрів відповідальності та бюджетної установи в цілому;

• облік операцій за цільовими напрямами через використання монетарних та немонетарних показників;

• контроль за використанням ресурсного потенціалу бюджетної установи, відображенням господарських операцій , достовірністю аналітичних даних;

• аналіз діяльності за цільовими напрямами (за ознаками часу та простору);

• формування аналітичних бюджетів як джерел акумулювання планової, облікової та аналітичної інформації.

Зміст обліково-аналітичного забезпечення, і в частині економічної безпеки, визначається низкою факторів, серед яких галузеві особливості діяльності, обсяг і ступінь диверсифікації фінансово-господарської діяльності, інші об’єктивні та суб’єктивні фактори.

Механізм обліково-аналітичного забезпечення передбачає збирання інформації, способи її узагальнення та аналізу, технології передачі її безпосереднім користувачам з метою оцінки рівня та економічної безпеки суб’єкта господарювання чи його партнерів чи конкурентів, стан діяльності яких може вплинути на діяльність суб’єкта.

Рис. 2.3.Структурна модель обліково-аналітичної системи

Основні напрями здійснення обліково-аналітичного забезпечення системи економічної безпеки :

Діагностика фінансово – господарського стану суб’єкта з метою упередження його фінансових ризиків

Оцінка стану та рівня економічної безпеки власної установи, надійності потенційних партнерів

Оцінка стану безпеки та визначення стратегії діяльності та забезпечення матеріальними ресурсами

Збереження та примноження ресурсного потенціалу та раціональне і ефективне його використання

Прийняття управлінських рішень щодо доцільності діяльності з урахуванням виявлених загроз

Максимальне повне інформаційне забезпечення системи економічної безпеки, як в цілому, а також її окремих підрозділів

Сприяння гармонізації інтересів бюджетної установи та її окремих співробітників з мінімізацією внутрішніх загроз.

Інформаційне забезпечення процесу ухвалення стратегічного рішення містить у собі дані різних видів обліку, податкову і статистичну звітність, оперативні дані, а також інші відомості. Фінансовий облік націлений на минуле, дозволяє провести аналіз результатів реалізації стратегії, що впроваджується фірмою в життя. Надана управлінським обліком інформація орієнтована на потреби як оперативного, так і тактичного управління, на оптимізацію використання ресурсів, на оцінку діяльності центрів відповідальності. Тобто, використання даних фінансового та управлінського обліку дозволяє досліджувати минуле з метою управління в майбутньому. Метою діючих концепцій обліку є інформаційне забезпечення ефективної діяльності підприємства, втім до уваги не приймаються зовнішні фактори макросередовища.

Відмінності, встановлені під час порівняльного аналізу фінансового та управлінського обліку, проявляються тоді, коли підприємство прагне адаптувати свою облікову систему до процесу прийняття управлінських рішень, здатних впливати на майбутній розвиток та забезпечити економічну безпеку бюджетної установи. Як показує світовий досвід, дана адаптація може бути здійснена за допомогою використання моністичної чи автономної системи, яка базується на генеральних балансових теоріях – камеральній, статистичній, динамічній, еволюційно – адаптивній