Тема 4. Обліково-аналітична інформація в структурі забезпечення функціонування системи економічної безпеки бюджетних установ та організацій

Питання:

4.1. Економічна сутність інформації та її роль в обліково-економічному забезпеченні системи економічної безпеки

4.2. Процес формування обліково-аналітичної інформації в системі забезпечення економічної безпеки бюджетних установ та організацій

4.3. Узагальнення обліково-аналітичної інформації, її достовірність та можливість використання при прийнятті управлінських рішень та зовнішніми користувачами

4.4. Якісні характеристики обліково-аналітичної інформації як джерела забезпечення економічної безпеки

4.1. Економічна сутність інформації та її роль в обліково-економічному забезпеченні системи економічної безпеки

З метою всебічного управління системою економічної безпеки бюджетної установи використовують наступні складові: інформаційну, технічну, правову, кадрову, організаційну, психологічну. Стрижневим елементом забезпечення економічної безпеки в контексті проведених досліджень виступає інформаційна складова, яка передбачає збір інформації про чинники зовнішнього та внутрішнього середовища з метою формування стратегії і тактики протидії загрозам діяльності бюджетної установи та її сталому розвитку. Проте досвід використання інформації як чинника у забезпеченні економічної безпеки засвідчив безсистемність у отриманні та узагальненні даних фахівцями з економічної безпеки і, як наслідок, їх низьку пристосованість до потреб економічної безпеки, що спричиняє зростання інформаційних ризиків при прийнятті рішень щодо стійкого функціонування та розвитку бюджетної установи чи організації.

Обліково-аналітичне забезпечення економічної безпеки бюджетної установи є інтегрованою системою, яка складається з трьох взаємопов’язаних підсистем (складових), котрі існують в єдиному інформаційному просторі: облікової, аналітичної та спеціального забезпечення. В результаті взаємозв’язку та взаємодії цих підсистем система обліково-аналітичного забезпечення набуває нових властивостей, вiдмiнних від властивостей кожної з її складових

Одним із найважливіших напрямів у забезпеченні протидії запобігання сучасним загрозам і небезпекам є запровадження в систему економічної безпеки бюджетних установ сучасного обліково-аналітичного інструментарію. Це пояснюється перш за все тим, бухгалтерський облік, як ключова підсистема управління, яка повинна здійснювати постійний контроль за доцільністю та законністю використання бюджетних коштів як в цілому, так і за призначенням, сприяє запобіганню загрозам, а також сприяє ефективній і стабільній діяльності, а отже є джерелом економічної безпеки

Перш за все необхідно визначити основні завдання щодо здійснення обліково-аналітичного забезпечення функціонування системи економічної безпеки :

- мінімізація ризиків, пов’язаних з недостовірною бухгалтерською інформацією;

- оцінювання стану та рівня економічної безпеки бюджетної установи та її фінансування;

- оцінювання рівня економічної надійності контрагентів;

- оцінювання рівня фінансування за рахунок загального фонду та отримання доходів для здійснення діяльності за рахунок спеціального фонду;

- здійснення діагностики фінансово-господарського стану бюджетної установи та перспективи її діяльності в майбутньому;

- забезпечення захисту обліково-економічної інформації що стосується комерційної таємниці.

У основу формування обліково-аналітичного забезпечення економічної безпеки бюджетної установи необхідно покласти нову парадигму бухгалтерського обліку, яка б забезпечувала узгодженість інтересів щодо отримання облікових даних з урахуванням інформаційних потреб різних груп користувачів. Такий облік повинен бути багатоцільовим, інтегрувати, окрім методик фінансового та управлінського обліку, ще й прийоми стратегічного обліку, сприяти зниженню інформаційного ризику для користувачів, забезпечувати достовірне відображення інформації про окремі параметри господарської діяльності в ретроспективному та перспективному розрізі.

У поєднанні з аналітичною системою та спеціальними методами безпеки система багатоцільового бухгалтерського обліку має стати основою інформаційного забезпечення функціонування системи економічної безпеки суб’єктів господарської діяльності.

Узагальнення інформації при забезпеченні економічної безпеки має відбуватись в єдиному інформаційному центрі, який об’єднає збір, даних перевірку їх достовірності, обробку та надання відомостей окремим користувачам залежно від потреби в ній.

Складовими формування обліково-аналітичної інформації є

-первинна облікова інформація

-узагальнююча облікова інформація

-узагальнююча аналітична інформація

Первинна облікова інформація надається оперативним обліком – система спостереження збирання, реєстрації оперативних даних про господарські факти та процеси, що відбуваються в бюджетній установі

Узагальнююча облікова інформація надається фінансовим і управлінським обліком.

Фінансовий облік – система збирання, реєстрації, узагальнення та інтерпретації первинної облікової інформації в грошовому вимірі про фінансово-господарську діяльність суб’єкта господарювання

Управлінський облік – система накопичення , обробки та передачі інформації управлінській ланці для планування та контролю фінансування та видатків за окремими КЕКВ у розрізі окремих програм та підрозділів та оцінювання можливостей та тенденцій розвитку бюджетної установи

Мета первинної облікової інформації – спостереження та контроль за окремими операціями та процесами на найважливіших ділянках господарської діяльності з метою управління на момент здійснення діяльності.

Мета інформації фінансового обліку – реєстрація господарських фактів та складання (формування узагальнюючої облікової інформації), як для внутрішніх , так і для зовнішніх користувачів

Мета інформації управлінського обліку – забезпечення менеджменту підприємства обліковою інформацією для використання у плануванні, контролі та прийнятті управлінських рішень

Узагальнююча аналітична інформація – надається шляхом проведення аналітичних процедур – аналіз.

Аналіз – система трансформування та використання фінансової та не фінансової інформації, необхідної для оцінки поточного та перспективного середовища.

Метою є виявлення реального фінансово-економічного стану суб’єкта господарювання та можливих варіантів його зміни під впливом внутрішніх і зовнішніх чинників.

Інформація допомогає правильно оцінити умови становища бюджетної установи, усвідомити мету і завдання фінансово-господарської діяльності та відшукати нові шляхи і способи їх реалізації. Інформація є вирішальним чинником, що характеризує рівень ризику чи безпеки діяльності. Проінформованість, за умови, що інформація достовірна, дозволяє мінімізувати ризики та створити відчутні переваги.

У більшості випадків можливість здійснювати фінансово-господарську діяльність суб’єктів господарювання залежить від уміння захищати свою ділову, фінансову та іншу інформацію та вести ефективну роботу щодо пошуку нових джерел фінансування та отримання технічних і технологічних даних з метою формування стратегії й тактики протидії загрозам діяльності бюджетних установ і організації. Пояснюється все це змінами в суспільстві, що поступово перетворюється з індустріального в інформаційне, в якому виробництво та обіг інформації стає однією з головних ланок економіки.

У перекладі з латинської «інформація» - це повідомлення про будь-який факт, явище тощо, роз’яснення чого-небудь. З метою забезпечення економічної безпеки під інформацією необхідно розуміти сукупність відомостей про фінансово-господарську діяльність суб’єкта господарювання, що слугують основою для прийняття управлінських рішень щодо окремих аспектів її функціонування та сталого розвитку.

Центральне місце у складі інформаційного забезпечення економічної безпеки бюджетної установи відводиться обліково-аналітичній інформації, під якою розуміється економічні відомості про осіб, явищ та процеси, що відбуваються в будь-якого суб’єкта господарювання, отримані в результаті обліку, аналізу та синтезу.

Для ефективного управління господарськими процесами і забезпечення безпеки бюджетної установи інформація повинна бути відповідним чином захищена й використовуватись для прийняття тактичних і стратегічних управлінських рішень.

Оперативний облік використовується для спостереження і контролю за найважливішими операціями господарської діяльності з метою управління ними в момент їх здійснення. За допомогою оперативного обліку реалізується контроль за виконанням договорів поставок товарно-матеріальних цінностей, розрахунків з дебіторами, використаннями робочого час, випуском і реалізацією продукції.

Відмінною особливістю оперативного обліку є оперативність отримання інформації. Цей вид обліку передбачає вимірювання операцій і процесів натуральними показниками, що роблять інформацію оперативного обліку корисною при оцінюванні рівня і стану економічної безпеки не лише бюджетної установи а, її партнерів.

Бухгалтерський облік фіксує і накопичує всебічну синтетичну облікову інформацію про діяльність суб’єкта господарювання і його підрозділів за певний період.

Залежно від вимог, що висувають до облікової інформації, вона може мати різні комбінації притаманних їй властивостей і вирізнятися характерними особливостями. В системі економічної безпеки найважливішим є розмежування облікової інформації стосовно її відкритості та основних користувачів на інформацію фінансового обліку, що узагальнюється в фінансовій звітності та інформацію управлінського обліку, що фіксується у внутрішній звітності.

Релевантною є майбутня (прогностична) інформація, котру можна змінити під впливом тих чи інших управлінських рішень.

Урахування принципів управлінського обліку при підготовці облікової інформації передбачає зміну функціональної спрямованості цієї інформації, перетворюючи її з інструменту, що фіксує події та явища на інструмент активного впливу на економічну діяльність організації з метою запобігання негативних результатів господарської діяльності і виявлення внутрішньогосподарських резервів забезпечення її фінансової стійкості.

Ще більше підсилюється вплив управлінського обліку на формування обліково-аналітичної інформації при забезпеченні економічної безпеки, коли йдеться про стратегічний управлінський облік, що використовується зовнішньою та внутрішньою інформацію, а також принципи бюджетування при узгодженні інтересів усіх зацікавлених сторін, уможливлює аналіз діяльності установи з урахуванням його поточних і довгострокових цілей розвитку та безпеки.