4.2. Процес формування обліково-аналітичної інформації в системі забезпечення економічної безпеки бюджетних установ та організацій

Узагальнення облікової інформації при забезпеченні економічної безпеки бюджетної установи та її діяльності та стабільному розвитку необхідно здійснювати в наступних напрямах:

- з метою використання її для запобігання небажаним зовнішнім і внутрішнім загрозам ефективній діяльності, фінансовій стійкості бюджетної установи. Така інформація повинна бути гнучкою (релевантною) та прогностичною;

- з метою створення системи захисту самої інформації, така інформація повинна мати закритий характер, її заборонено розголошувати чи використовувати для завдання матеріальної чи іншої шкоди бюджетній установі;

- з метою недопущення викривлень і маніпуляцій показників фінансової та бюджетної звітності, такі дані мають бути, достовірними, характеризують реальну вартість активів і зобов’язань, розкривати інформацією про можливі ризики для потенційних партнерів, пов’язані з діяльністю бюджетної установи.

Формування облікової інформації відбувається на підставі даних оперативного, фінансового та управлінського обліку, а також інформації, отриманої з альтернативних джерел, серед яких найпоширенішими є:

• аудиторські висновки (звіти аудиторів) фахівців з внутрішньої контролю;

• постанови, накази центральних і регіональних органів управління;

• періодичні офіційні видання державних органів і структур;

• офіційні сайти державних структур, комітетів і міністерств.

Уся облікова інформація, що використовується для забезпечення функціонування системи економічної безпеки, поділяється на зовнішню і внутрішню.

Зовнішня інформація формується на підставі даних фінансової та бюджетної звітності, статистичних даних чи інших альтернативних джерел інформації, що дають змогу оцінити зовнішнє середовище, в якому функціонує бюджетна установа.

Зовнішня інформація складається з чотирьох основних груп:

-1. Показники, що характеризують загальноекономічний розвиток країни та бюджет країни на відповідний рік. Ці показники слугують моніторингом фінансово-економічного середовища та показниками фінансування бюджетних установ за рахунок загального фонду загального чи місцевих бюджетів при прийнятті стратегічних рішень у сфері економічної безпеки Формування системи показників цієї групи ґрунтується на даних, що публікується органами державної статистики, Законами України про бюджет на відповідний рік та узагальнюються у вигляді двох груп:

а) показники макроекономічного розвитку;

б) показники відповідних видів діяльності та бюджетів.

2. Показники, що характеризують джерела фінансування бюджетних установ за рахунок загального фонду, а саме за рахунок державного та за рахунок місцевих бюджетів. Ця інформація використовується для прийняття рішень щодо фінансування та захисту інтересів щодо фінансування діяльності бюджетних установ і фінансування як довгострокових і короткострокових інвестицій, залучення кредитів та інших аспектів економічної безпеки. Показники, що входять до складу цієї групи поділяють на три категорії:

- показники, що характеризують фінансування із загального фонду на рівні державного бюджету;

- показники, що характеризують фінансування із загального фонду на рівні місцевого бюджету;

- показники, що характеризують фінансування із спеціального фонду на рівні місцевих бюджетів.

3. Показники, що характеризують діяльність різних контрагентів. Здебільшого їх використовують для прийняття оперативних управлінських рішень щодо захисту економічних інтересів від зовнішніх загроз.

4. Нормативно-регуляторні показники. Вони враховуються в процесі розробки кошторисів та підготовки рішень, пов’язаних з особливостями державного регулювання фінансування діяльності бюджетних установ. Джерелами формування показників цієї групи є нормативно-правові акти , ухвалені різними органами державного управління.

Систему внутрішніх інформаційних показників забезпечення функціонування системи економічної безпеки бюджетної установи поділяються на три групи:

1. Показники фінансової та бюджетної звітності, що використовується як внутрішніми, так і зовнішніми користувачами. Вони використовуються в процесі аналізу й надають найбільш агреговане уявлення про результати фінансово-господарської діяльності бюджетної установи.

2. Показники управлінського обліку, що використовуються для перспективного й оперативного управління практичного всіма напрямами економічної безпеки бюджетної установи і відображають інформацію про обсягу послуг, склад доходів і видатків бюджетної установи.

3. Нормативно-планові показники, пов’язані з фінансовим розвитком і фінансуванням діяльності бюджетної установи. Вони використовуються в процесі оперативного контролю за здійсненням заходів із забезпеченням економічної безпеки і формування безпосередньо бюджетної установки за двома блоками:

а) внутрішні нормативами, що регулюють розвиток і існування діяльності бюджетної установи;

б) система планових показників, а саме кошторис в розрізі КЕКВ.

Відповідно до теорії аналізу господарської діяльності під аналітичною інформацією розуміють відомості про забезпеченість і використання ресурсів бюджетної установи й ефективну організацію його процесів.

Формування аналітичної інформації відбувається на підставі внутрішньої та зовнішньої облікової інформації, а самі аналітичні дані є базою для економічного обґрунтування тактичних і стратегічних управлінських рішень, зокрема і в сфері економічної безпеки.

Таким чином аналітична інформація є різновидом для економічної інформації, отриманої з облікових даних у результаті дії функцій аналізу та синтезу.

Перш ніж готувати аналітичну інформацію для прийняття управлінських рішень у сфері безпеки суб’єкта господарювання, фахівець з економічної безпеки має оцінювати достовірність облікової інформації, наданої йому зовнішніми контрагентами або відповідними економічними службами в середині бюджетної установи. В основу механізму такого оцінювання необхідно покласти способи отримання альтеративних даних, що підтверджують правдивість наданої інформації.

Процес формування обліково-аналітичної інформації у системі забезпечення економічної безпеки бюджетної установи передбачає, що первинні дані про її фінансово-господарську діяльність, зафіксовані в системі оперативного та бухгалтерського обліку, перетворюється на узагальнену облікову інформацію, що міститься в фінансових, бюджетних, статистичних і внутрішніх звітах.