Вопросы для самопроверки

1. Определите понятие, расскажите об основе и сущности потребности.

2. Расскажите об основаниях классификации потребностей.

3. Дайте определения понятиям мотивации, мотиву, стимулу, мотивационный процесс.

4. Раскройте сущность содержательных теорий мотивации: А. Маслоу (Маслова), К. Альдерфера, Д. МакКлелланда, Ф. Герцберга.

5. Расскажите о сущности процессуальных теорий мотивации: ожидания В. Врума, комплексной модели мотивации Л. Портера и Э. Лоулера, постановки целей Э. Локка, равенства (справедливости) С. Адамса, парсипативного управления.

3.4. Контроль и регулирование в менеджменте

Сущность контроля. Данное слово часто рождает отрицательные эмоции, оно понимается как ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности и т.п. Однако сводить контроль к ограничениям, исключающим возможность нанесения вреда организации и заставляющим работников вести себя дисциплинированно нельзя.

Контроль – это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования успешной деятельности. Руководители начинают осуществлять функцию контроля со времени формулировки цели и задач организации. Согласно ПитеруФ. Друкеру «контроль и определение направления – это синонимы».

Необходимость контроля обусловлена:

1. фактором неопределенности: планы, организационные структуры, люди (они не компьютеры, их нельзя запрограммировать);

2. важностью предупреждения возникновения кризисных ситуаций (проблемы внутри организации переплетаются с ошибками в оценке будущих условий окружающей среды и поведения людей, не случайно в китайской «Книге перемен» ещё 3 тысячи лет назад, задолго до того, как возникли первые идеи науки управления, было записано: «Когда умный человек видит почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их»).

3. Поддержанием успеха в организации.

Основные виды контроля: предварительный, текущий и заключительный. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые результаты были как можно ближе к требуемым.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики, процедур и правил. Прежде всего, он применяется по отношению к трудовым, материальным и финансовым ресурсам.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником. Этот контроль осуществляется непосредственно в ходе проведения работ. Однако для этого аппарату управления необходима обратная связь. Суть её состоит в данных о полученных результатах. Простейший пример обратной связи – сообщение начальника подчиненным о том, что их работа неудовлетворительна.

Все системы с обратной связью: 1) имеют цели; 2) используют внешние ресурсы; 3) преобразуют внешние ресурсы для внутреннего использования; 4) следят за значительными отклонениями от намеченных целей; 5) корректируют эти отклонения для обеспечения достижения целей.

Заключительный контроль осуществляется после того, как работа закончена или истекло отведенное для нее время. Он имеет две важные функции: 1) дает руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае, если аналогичные работы предполагается проводить в будущем; 2) способствует мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то, очевидно, что фактически достигнутую результативность надо точно измерять.

Процесс контроля. В процедуре контроля есть три этапа: 1) выработка стандартов и критериев; 2) сопоставление с ними реальных результатов; 3) принятие необходимых корректирующих действий.

Первый этап процесса – это установка конкретных, поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления нужны стандарты в форме показателей результативности объекта управления для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. В соответствии с принципом исключения, только существенные отклонения от заданных стандартов должны вызывать срабатывание системы контроля, иначе она станет неэкономичной и неустойчивой.

Третий этап – измерение результатов – самый хлопотный и дорогостоящий. Сравнивая измеренные результаты с заданными стандартами, менеджер получает возможность определить, какие действия необходимо предпринимать. Такими действиями могут быть: 1) изменение некоторых внутренних переменных системы, 2) изменение стандартов; 3) невмешательство в работу системы.

Понятие масштаба допустимых отклонений. Это масштаб, в пределах которого отклонение полученных результатов от намеченных не вызывает тревоги. При большом масштабе возникающие проблемы могут приобрести грозные очертания. Однако если масштаб взят слишком маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения, что весьма разорительно и требует много времени.

Принцип исключения. Суть принципа состоит в том, что система контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений от стандартов. Измерение результатов, позволяющих установить, насколько удалось соблюсти установленные стандарты, – это самый трудный и самый дорогостоящий элемент контроля.

Поведенческие аспекты контроля. Контроль часто оказывает сильное влияние на поведение системы. Неудачно спроектированные системы контроля могут сделать поведение работников ориентированным на них, т.е. люди будут стремиться к удовлетворению требований контроля, а не к достижению поставленных целей. Такие воздействия могут также привести к выдаче неверной информации.

Поведение, ориентированное на контроль. Суть – подчиненные обычно делают то, что начальство хочет увидеть при проверке. В результате есть тенденция сотрудников подчеркивать работу в тех областях, где проводятся измерения, и пренебрегать той, где измерений не проводится.

Получение непригодной информации. Другой поведенческий эффект контроля заключается в том, что он может побуждать людей выдавать организации непригодную информацию. Так, например, выдвигая новый проект или предлагая новый бюджет, менеджеры могут переоценить объем необходимых ресурсов и недооценить объем возникающих доходов.

Характеристики эффективного контроля. Контроль является эффективным, если он имеет: 1) стратегический характер, 2) нацелен на достижение конкретных результатов, 3) своевременен, 4) гибок, 5) прост и 6) экономичен. Контроль в международном масштабе (7) труден из-за большого числа различных областей деятельности и коммуникационных барьеров. Его результативность можно улучшить, если периодически проводить встречи руководителей в штаб-квартире организации и за границей. Важно не возлагать на иностранных управляющих ответственность за решение тех проблем, которые от них не зависят.

Рекомендации науки управления по контролю сводятся к следующему: 1) устанавливать осмысленные, жесткие, но достижимые стандарты, воспринимаемые сотрудниками; 2) устанавливать двустороннее общение; 3) избегать чрезмерного контроля; 4) вознаграждать за достижение стандарта.