Тема. Система аскид (Автоматизированная система исполнения документов и поручений) Краткая теоретическая часть

Программа контролирует исполнение документов в положенный срок. В АСКИД организовано два журнала документов, при добавлении нового документа существует возможность автоматического инкремента номера.

АСКИД предоставляет пользователям следующие возможности:

1. Руководителям:

- создавать (регистрировать) новые карточки документов;

- создавать (регистрировать) новые поручения;

- отправлять сообщения о новых поручениях на электронный адрес исполнителей;

-контролировать сводное состояние текущих поручений по всем исполнителям и статистику исполнительской дисциплины;

- контролировать ход исполнения конкретных поручений по любому из исполнителей;

-осуществлять текстовый обмен информацией с исполнителями по ходу выполнения поручений;

-фиксировать факт выполнения поручений;

-осуществлять поиск поручений по различным критериям;

-просматривать архив выполненных и закрытых поручений;

-выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение и списки поручений по различным критериям;

- просматривать отчетно-аналитическую информацию о ходе выполнения поручений.

2. Исполнителям:

-получать новые поручения от руководства;

-контролировать сводное состояние своих текущих поручений;

-осуществлять текстовый обмен информацией с руководством и соисполнителями по ходу выполнения поручений, включая подтверждение получения нового поручения;

-фиксировать факт выполнения поручений;

-осуществлять поиск своих поручений по различным критериям;

-просматривать архив выполненных поручений;

- выводить на печать, экспортировать в MS Word и MS Excel отдельное поручение и списки поручений по различным критериям.

Преимущества аскид

1. многоуровневая вертикальная система сквозного контроля: поручения могут выдаваться исполнителям на основе поручений полученных от вышестоящего руководства;

2. легкость внедрения: система проста в освоении и не требует специального обучения пользователей. При развертывании АСКИД не требует установки программ на рабочих местах. На компьютере пользователя необходим только Internet Explorer;

3. гибкость: для каждого руководителя, заместителя руководителя или менеджера могут быть определены свои виды документов и категории поручений;

4. обмен информацией: система позволяет вести переписку по вопросам, связанным с исполнением поручения, как между руководителем и исполнителями, так и исполнителями между собой с помощью встроенных инструментов.

Контроль исполнения включает:

- постановку документа на контроль;

-проверку своевременного доведения документа до исполнителя;

-проверку и регулирование хода исполнения;

-учет и обобщение результатов контроля исполнения документов, информирование руководителя.

Службой контроля (или секретарем) осуществляются следующие операции:

-формирование картотеки контролируемых документов;

-направление карточки контролируемого документа в подразделение – исполнитель;

-выяснение в структурном подразделении Ф.И.О, тел.исполнителя;

-напоминание о сроке исполнения;

-получение информации о ходе и результатах исполнения;

-запись хода и результатов исполнения в карточке контролируемого документа;

-регулярное информирование руководителей о состоянии и результатах исполнения;

-сообщение о ходе и результатах исполнения документов на оперативных совещаниях, заседаниях коллегиальных органов;

-снятие документов с контроля по указанию руководителей;

-формирование картотеки исполненных документов.

Перечислите возможности АСКИД для пользователей