Тема. Типовые и трафаретные служебные письма Краткая теоретическая часть

Наиболее трудоемким способом составления официального письма является использование типовых текстов и текстов – трафаретов, применимых для передачи однотипной повторяющейся информации.

Типовой текст используется для построения текстов аналогичного содержания, соответствующих аналогичным ситуациям делового общения на производстве, в торговле, в государственных учреждениях и т.д.

Трафаретизация – способ фиксации информации в виде текста с пробелами, предназначенными для заполнения их переменной информацией, которая зависит от конкретной ситуации.

Письмо-запрос – вид письма, используется для получения информации об объекте общих интересов. В коммерческой переписке письмо-запрос используется для выяснения фирмой – потенциальным покупателем конкретных сведений о минимальной партии интересующих его компакт –дисков, их цене, качестве, времени выпуска и иных характеристиках.

Ответ на запрос в значительной степени зависит от содержания самого запроса.

Ответ на просьбу в значительной степени зависит от содержания просьбы и в принципе это может быть любое письмо. Ответом на письмо-просьбу может быть и гарантийное письмо.

Ответом на заказ может являться, подтверждение заказа с вытекающее из этого высылкой товара и возможно сопроводительного письма, отказ и т.д.

Ответы на оферту могут содержать различные сведения. Если покупатель согласен с условиями оферты, то он посылает ответ, выражающий его согласие, именуемый в таком случае акцептом. В этом случае посылается заказ или контракт и заключается сделка.

Что такое типовой текст?

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Трафаретизация – это…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Письмо-запрос – вид письма, ________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на запрос зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на просьбу зависит от…

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________________________________________________________________________________

Ответ на заказ ______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Ответ на оферту

______________________________________________________________________________________________________________________________________________

________________________________________________________________________

Вставьте пропущенные в тексте слова.

1. Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части дается ______________. во второй части_______________

2. Служебное письмо - это единственный документ, который не имеет

____________________документа.

3. Как правило, максимальный объем письма ______________ листа, вторая страница оформляется на _____________листе.

4. Письма финансового характера должны иметь _______________подписи.

5. Реквизиты служебного письма:

- реквизиты бланка письма;

-адресат;

- резолюция;

-текст;

- отметка о наличии приложения;

- оттиск печати;

- отметка об исполнителе;

- отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

_____________________(только для входящих писем).