2.3.2 Технічне і програмне оснащення типового робочого місця оператора комп’ютерного набору

Організація робочого місця оператора комп’ютерного набору починається з оснащення його меблюю, спеціальними обладнанням, канцелярськими приладами. В обов’язків набір меблі повинні входити:

• Канцелярський стіл з рухливою тумбою;

• Комп’ютерне крісло;  

• Допоміжний стіл або підставки до оргтехніки;  

• Шафа для збереження документів;  

• Сейф для збереження документів, бланків, штампів та печаток;

• Стілець для відвідувачів.

Серед канцелярських приладів і спеціального обладнання можна виділити предмети, які найбільш часто використовуються при роботі з документами:

• Письмовий набір;  

• Папка або лоток для поточних документів і паперу;  

• Довідково-алфавітні блокноти, щоденник, щотижневики;  

• Діркопробивач, стиплер;  Ніж для паперу, ножиці;

• Коректуючи паста, клей;  

• Магнітний прилад для зберігання скріпок, кнопка та інших металевих дрібниць;  

• Настінний годинник;

• Папка з потрібними надписами і т.д.

2.4 Інструменти колективної (сумісної) роботи над документами в сучасному офісі

2.4.1 Особливості роботи над документами в електронному офісі

Електронний офіс втілює концепцію всебічного використання в офісній діяльності засобів обчислювальної техніки та зв’язку з одночасним збереженням та підсиленням переваг традиційного та виробничого офісу.

Передбачається, що електронний офіс дозволить:

• відмовитись від внутрішньоофісної документації на паперовій основі;

• удосконалити розподілення функцій у процесі інформаційного обслуговування керівництва;

• відновити традиційну форму концентрації офісної діяльності навколо спеціаліста, або керівника.

Інформаційно-обчислювальні потужності в електронному офісі також персоналізуються із збереженням електронного зв’язку в середині офісу, з централізованими базами даних та віддаленими підрозділами.

Спільний розвиток та поступове об’єднання обчислювальної та комунікаційної техніки забезпечує службовцям офісу необмежений доступ до будь-якої потрібної інформації та користування обчислювальними потужностями, незалежно від місцезнаходження працюючого в офісі.

Практичне втілення концепції електронного офісу - це трудомісткий, багатоетапний процес, який умовно можна розділити на дві стадії :

• електронізація;

• організація.

Електронний офіс завдяки електронній пошті та ПЕОМ збільшує можливості забезпечення безпосередньої взаємодії людей (аналогічно традиційному офісу), не потребуючи при цьому їх фізичної концентрації в межах одного приміщення.

Впровадження у різних сферах електронних офісів виявилося практично можливим насамперед завдяки широкому розповсюдженню ПК із відкритою архітектурою, що дозволяє змінювати конфігурацію машини з орієнтацією на виконання конкретних робіт, різноманітних проблемно-орієнтованих програмних продуктів (зокрема, пакет Microsoft Office), а також усіляких високоефективних засобів оргтехніки.

2.4.2 Інструменти колективної роботи над документами в ms Office.

OneNote 2007 пропонує режим спільної сесії, що дозволяє співробітникам одночасно брати участь в роботі над документом в режимі реального часу. Для ініціювання такої сесії виберіть Share, Live Sharing Session. Панель завдань загальної сесії включає всі необхідні параметри для управління сесією. Почніть, натиснувши Start Sharing Current Section, щоб запустити панель завдань для ініціювання сесії.

На панелі завдань загальної сесії пропонується ввести пароль в цілях безпеки сесії для запобігання можливості підключення несанкціонованих користувачів. Введіть пароль у полі Session password, натисніть Start Live Sharing Session. З’явиться діалогове вікно, яке сповіщає, що даний розділ OneNote 2007 використовується в колективному режимі. Після натискання кнопки OK з’явиться панель завдань загальної сесії.

Для виконання основних завдань комп'ютерної обробки даних в АРМ товарознавця доцільно використовувати не окремі програми, а інтегровані пакети офісного обслуговування, тому що в них реалізується не просто об'єднання великих автономних програм у пакети, а їх інтеграція в прикладні програмні комплекси, що означає їх повну уніфікацію. Програми мають загальний користувальницький інтерфейс і однакові підходи до вирішення типових завдань з управління файлами, форматування, друку, роботі з електронною поштою і т. п.

В даний час на ринку прикладних офісних програмних продуктів домінують пакети фірми Microsoft Office 2000 і вище. Останні версії цих офісних комплексів містять засоби колективної роботи, більш тісної інтеграції компонентів, а також засоби взаємодії з Інтернет.

Основні програми Microsoft Office:

Word - текстовий процесор, призначений для створення і редагування текстових документів;

Excel - табличний процесор, призначений для обробки табличний даних і виконання складних обчислень;

Access - система управління базами даних, призначена для організації роботи з великими обсягами даних;

Power Point - система підготовки електронних презентацій, призначена для підготовки та проведення презентацій;