Особистий досвід використання клавіатурних тренажерів

Визначення

Опис

1.Сутність документа та його визначення

Базова теоретична конструкція, яка відноситься до всього, що може бути збережене або представлене, щоб служити як доказ для певної мети.

Є засобом закріплення різними способами на відповідному матеріалі інформації про: факти, події, явища об'єктивної дійсності та розумову діяльність людини

2. Характеристика документальної інформації та її особливості

Вміст документа; інформація, закріплена за допомогою якої-небудь знакової системи на матеріальному носієві (паперу і ін.). Процеси, пов'язані з перетворенням. Є важливими напрямами науково-інформаційній діяльності

3. Загальні та спеціальні функції докемнта

Загальні функції – це зберігання й передача інформації в часі та просторі. До загальних функцій відносять: Інформативвно-комуникативна Кумулятивна Регулятивно-комунікативна. Спеціальні функції притаманні не всім, а окремим видам і типам документів, де вони проявляются у відповідності до соціальних потреб суспільства. До спеціальних функцій відносять: Управлінська Історична Пізнавальна Облік Правова Гедонічна

4. Нормативно-методична база діловодства

Це сукупність законів, нормативних актів і.методичних.документів,що регламентують технологію створення, обробки, зберігання та використання документів у діяльності установи, а також ті, що регламентують роботу діловодства, її структуру, функції, штати, технічне забезпечення тощо.

5. Класифікація документів

Це одне з завдань інформаційного пошуку, яке полягає у зарахуванні документа до однієї з кількох категорій на підставі його змісту.Класифікація може здійснюватися власноруч або автоматичною, за допомогою створеного набору правил чи із застосуванням методів машинного навчання.

6. Стандартизація та Уніфікація

Це встановлення єдиних норм та вимог, які пред'являються додокументів. Уніфікація документів - це встановлення єдиного комплексу видів і різновидів документів для аналогічних управлінських ситу-ацій, розробка єдиних форм і правил складання, оформлення і ство-рення трафаретних текстів.

7. Трафаретизація документів

Це засіб уніфікації текстів документів, який полягає в тому, щоб вся інформація, характерна для певної групи документів, умовно поділяється на трафаретну, або постійну, та ін-дивідуальну, або змінну. Створюються збірники трафаретних текс-тів, при цьому деякі тексти мають по кілька запасних варіантів. Лист з трафаретним текстом складається з двох частин: типової (трафаретної) частини та змінної частини - вставки.

Ступінь трафаретизації може бути різним: весь документ, його частина, окремий абзац або речення. Типові тексти дозволяють зе-кономити до 50-75% часу виконавця при стовідсотковій гарантії, що жодне слово не буде пропущене в тексті.

Трафаретні тексти вводяться в дію наказом керівника організа-ції. їх розробка завжди повинна базуватися на державних стандар-тах. Трафаретизація дозволяє підвищити продуктивність праці, сприяє підвищенню культури діловодства.

8. Особливості документування управлінської діяльності

Діловодство в організації встановлює загальні правила до­кументування управлінської діяльності у структурних підрозді­лах і регламентує порядок роботи з документами з моменту їх створення або надходження до відправлення або передачі до архіву.Воно визначає порядок ведення діловодства, його положен­ня поширюються на всю службову документацію, що створюєть­ся засобами обчислювальної техніки. Комп´ютерні (автомати­зовані) технології обробки документної інформації повинні відповідати вимогам державних стандартів.

9.Основні етапи становлення діловодства

Документи - у вигляді стовпців - текст на смугах паперу шириною 15-17 сантиметрів. Зворотна сторона використовувалася для адреси, резолюції, поміток. Документ має форму сувої.

Діловодство починалося з моменту отримання документу, на якому ставилася дата отримання. Потім - підготовка до докладу. Обговорення - приговори наказу. Складався документ - відповідь.

Підпис д'яка, що відповідав за складання документу ставився на склейках документу. Автор документу - та людина, що виконувала записи тексту. Документи систематизувалися за певними ознаками.

Види документів - накази царя, приречення боярської думи, указні книги. Прикази слали один одному «пам'яті», формою звертання до державних установ були чолобитні.

Налагоджується архів, документи зберігаються в приказних хатах.

З'являються особливі форми документів -книги:

- для грошових операцій - прибутково-расходні;

- для обліку пошлін - митницькі;

- для обліку врожаю - умолотні та інше.

В документах ведеться перерахування титулів, звань, повноважень.

Розрізняли тексти лицьової та оборотної сторони листа. Площа листа, де розміщувався текст мала свої назви. Верх листа -«голова», а частина під основним текстом - «іспод».Діловодство було засноване на канцелярських традиціях та не регулювалося законодавством.