4. Організація ведення облікових записів в регістрах та виправлення помилок

Записи в облікових реєстрах можуть бути прості, копіювальні, шахові, лінійно-позиційні. Вони можуть здійснюватися у ручному або машинному режимі. Прості - це такі записи, які здійснюються тільки в одному обліковому реєстрі в одному примірнику, наприклад, при веденні головної книги. Копіювальні це записи, які забезпечують за допомогою копіювального паперу відбиток на двох або більше листах реєстру. Наприклад, касову книгу ведуть під копірку, другий примірник якої є звітом касира. Копіювальні записи широко використовуються при складанні первинних документів, що скорочує обсяг облікової роботи.

Шахові записи забезпечують відображення господарських операцій за дебетом і кредитом кореспондуючих рахунків одноразовим записом, що скорочує обсяг облікових робіт, забезпечує наочність обліку та підвищує контроль. Лінійно-позиційні записи забезпечують відображення господарської операції за дебетом і кредитом рахунку по одній лінії, що зручно для контролю. Такі записи використовують, наприклад, для обліку розрахунків з дебіторами і кредиторами навпроти документа по надходженню цінностей ставиться відмітка про оплату з посиланням на відповідний документ.

Записи у ручному режимі - це такі записи, які здійснюються в облікових реєстрах вручну, чорнилом або пастою кулькової ручки. Записи, які здійснюються за допомогою комп’ютерів, належать до машинних. Вони не тільки прискорюють облікову реєстрацію, а й підвищують якість обліку.

Записи в облікових реєстрах потрібно вести уважно, охайно, без помарок і підчисток. Проте в облікових реєстрах можуть бути допущені помилки, які виникають з різних причин: недбалість працівника, його низький кваліфікаційний рівень, несправність калькулятора або комп’ютера тощо. Помилки можуть бути в тексті операції, кореспон­денції рахунків, арифметичних підрахунках тощо. Розбіжності виявляють шляхом візуального перегляду записів та їх відмічанням, яке полягає втому, що перевірену суму позначають знаком „V” або крапкою (відмічають). Завдяки цьому видно, які записи уже перевірено.

Якщо виявлено помилку, то використовують такі способи виправлення помилок: коректурний, “червоне сторно”, додаткового запису, переведення рахунку (протилежний сторно).

Коректурний спосіб полягає в тому, що помилкові цифри або текст закреслюють однією рискою так, щоб можна було прочитати закреслене і над закресленим пишуть правильний текст або цифри. Пишеться надпис “Виправлено”, підписується особа, яка зробила виправлення в обліковому реєстрі, зазначається дата виправлення.

Спосіб “червоне сторно” полягає в тому, що складається бухгалтерська довідка, де виявлена помилка відображається червоним чорнилом або зі знаком “мінус”, а правильний запис робиться звичайним способом. Записом у реєстри даних довідки червоним чорнилом ліквідується (сторнується) неправильний запис, бо цифри, які записані червоним чорнилом, при підрахунку віднімаються, і тут же робиться правильний запис звичайним способом. Цей метод є великим досягненням російського бухгалтера А.А.Беретті (1889 p.), ідея якого в тому, що на рахунках після виправлення залишаються абсолютно правильні суми. У західному обліку замість цього способу використовують спосіб “переведення рахунку”, коли неправильний запис на рахунках міняють місцями таким чином, щоб отримати правильний запис. Спосіб “додаткового запису” застосовують тоді, коли запис зроблено на відповідні рахунки в меншій сумі, ніж потрібно: суму, якої не вистачає на рахунках, записують тією ж проводкою.

Всі записи в облікових регістрах (реєстрах) підлягають узагаль­ненню, яке проводиться у Головній книзі. На її основі після звіряння записів складається оборотний баланс (у машинному варіанті - розглянута вище табл. 3.3) і звітність. Після цього у Головну книгу ніякі виправлення за поточний місяць не вносяться, а необхідні записи оформляють бухгалтерською довідкою і відображають у ній у наступному місяці. Ці довідки зберігають при відповідному обліковому реєстрі, в якому зроблено виправлення.

Від того, які підприємство використовує регістри, у якій послідовності та взаємозв’язку, за допомогою яких прийомів роблять у них записи, залежить вибрана форма обліку (форма ведення обліку).