2. Положення щодо організації документування господарських операцій
Згідно з нормативними документами, господарські операції відображаються у бухгалтерському обліку методом їх суцільного і безперервного документування за допомогою первинних документів, які являють собою письмові свідоцтва, що фіксують та підтверджують господарські операції, включаючи розпорядження та дозволи адміністрації (власника) на їх проведення. Вони повинні бути складені e момент проведення кожної господарської операції або, якщо це не можливо, безпосередньо після її завершення. Документи, створені засобами обчислювальної техніки на машинних носіях, застосовуються у бухгалтерському обліку за умови надання їм юридичної сили і доказовості. Таку доказовість надають первинним документам обов’язкові та додаткові реквізити.
До обов’язкових реквізитів належать: найменування підприємства, установи, від імені яких складений документ, назва документа (форми), дата і місце складання, зміст та обсяг господарської операції, одиниця виміру господарської операції (у натуральному та/або вартісному виразі), посади і прізвища осіб, відповідальних за здійснення господарської операції і правильність її оформлення, особистий чи електронний підпис або інші дані, що дають змогу ідентифікувати особу, яка брала участь у здійсненні господарської операції.
Залежно від характеру операції та технології обробки даних до первинних документів можуть бути включені додаткові реквізити: ідентифікаційний код підприємства, установи з Державного реєстру, номер документа, підстава для здійснення операцій, дані про документ, що засвідчує особу-одержувача тощо.
Керівник підприємства, установи забезпечує реєстрацію фактів здійснення всіх господарських операцій, що були проведені, у первинних документах та виконання всіма підрозділами, службами і працівниками правомірних вимог головного бухгалтера щодо порядку оформлення та подання для обліку відомостей і документів. Відповідальність за своєчасне і якісне складання документів, передачу їх у встановлені графіком документообігу терміни для відображення у бухгалтерському обліку, за достовірність даних, наведених у документах, несуть особи, які склали і підписали ці документи.
Забороняється приймати до виконання первинні документи на операції, що суперечать законодавчим і нормативним актам; встановленому порядку приймання, зберігання і витрачання грошових коштів, товарно-матеріальних цінностей та іншого майна; порушують договірну і фінансову дисципліну; завдають шкоди державі, власникам, іншим юридичним і фізичним особам. Такі документи повинні бути передані головному бухгалтеру підприємства, установи для прийняття рішення. 3 метою упорядкованості руху первинних документів та своєчасного їх одержання для записів у бухгалтерському обліку наказом керівника підприємства, установи встановлюється графік документообігу, в якому вказуються порядок проходження документу від його створення до надходження в архів (таблиця 3.1).
У ньому, зокрема, відображається: скільки примірників документу слід виписати, хто буде їх виписувати та які особи мають підписувати, дата складання документу або одержання від інших підприємств, прийняття його до обліку, передача в обробку та до архіву.
Таблиця 3.1.
Графік документообігу на підприємстві повинен забезпечити оптимальну кількість підрозділів і виконавців, через які проходить кожен первинний документ; визначати мінімальний термін його знаходження в підрозділі, а також сприяти поліпшенню облікової роботи, посиленню контрольних функцій бухгалтерського обліку, підвищенню рівня його автоматизації. Контроль за дотриманням виконавцями графіка документообігу здійснюється головним бухгалтером, вимоги якого щодо порядку подання до бухгалтерії необхідних документів та їх бухгалтерської перевірки й обробки є обов’язковими для усіх підрозділів і служб підприємства.
Слід зазначити, що незважаючи на всі заклики до бухгалтерів-практиків складати графіки документообігу за кожним окремим документом, на переважній більшості підприємств цього не роблять. Тому нерідко порушуються графіки складання звітності, оскільки несвоєчасно наданий у бухгалтерію відповідний документ не дозволяє вчасно його провести у системі подвійного запису, а тому неможливо своєчасно скласти бухгалтерський баланс. На погляд багатьох науковців доцільнішим було б складання графіку документообігу не за кожним документом, як це передбачають навчальні джерела, а в цілому за окремою ділянкою роботи. Причому, акцентувати увагу слід у першу чергу на своєчасності складання звітності і лише потім говорити про архів. Наприклад, у матеріальному відділі, де відбувається велика кількість операцій із виробничими запасами слід розробити графік наступної форми (табл. 3.2).
Таблиця 3.2.
Графік документообігу по матеріальному відділу бухгалтерії Затверджено наказом № від 200_р.
Первинні документи, що пройшли обробку, облікові регістри, бухгалтерські звіти і баланси підлягають обов’язковій передачі до архіву. До передачі їх до архіву підприємства, вони повинні зберігатися в бухгалтерії у спеціальних приміщеннях або зачинених шафах під відповідальністю осіб, уповноважених головним бухгалтером. Останній несе також відповідальність і за осіб, яким доручив цю роботу. Бланки суворої звітності повинні зберігатися в сейфах, металевих шафах або спеціальних приміщеннях, що забезпечують їх схоронність.
Первинні документи, облікові регістри та бухгалтерська звітність, створені у формі електронного документа, повинні зберігатися на електронних носіях інформації у формі, що дає змогу перевірити їх цілісність на цих носіях, та протягом строку, що не повинен бути меншим від строку, встановленого для відповідних документів на папері.
Видача первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів з бухгалтерії і з архіву підприємства, установи працівникам інших структурних підрозділів може проводитися тільки за рішенням головного бухгалтера. Вилучення первинних документів, облікових регістрів, бухгалтерських звітів і балансів у підприємств установ може бути здійснено тільки за постановою органів дізнання, попереднього слідства, прокуратури і судів, державної контрольно-ревізійної та податкової служб відповідно до чинного законодавства України. Вилучення оформляється протоколом (актом), копія якого вручається під розписку відповідній посадовій особі підприємства, установи. З дозволу і в присутності представників органів, які здійснюють вилучення, відповідні посадові особи підприємства, установи повинні зняти копії та скласти реєстр документів, що вилучаються, із зазначенням підстав і дати їх вилучення.
У разі пропажі або знищення первинних документів, облікових регістрів і звітів керівник підприємства, установи письмово повідомляє про це правоохоронні органи та наказом призначає комісію для встановлення переліку відсутніх документів та розслідування причин їх пропажі або знищення. Результати роботи комісії оформляються актом, який затверджується керівником підприємства, установи. Копія акту надсилається органу, в сфері управління якого перебуває підприємство, установа, а також державній податковій інспекції - у 10-денний термін.
Як відомо, первинні документи у бухгалтерський облік потрапляють як носії інформації, яка підлягає упорядкуванню, групуванню та узагальненню. Ці носії повинні бути десь зареєстровані, щоб інформація узагальнювалася та ущільнювалася. Тому для цього й призначені інші носії - таблиці встановленої форми і змісту, призначені для реєстрації, групування й узагальнення господарських операцій, оформлених відповідними первинними документами - облікові реєстри або регістри. Записи в них господарських операцій називаються обліковою реєстрацією.