1.3. Структура экономической информации. Важнейшей характеристикой информации являются ее структура.

Говоря о структуре информации, различают два взаимосвязанных аспекта:

- состав элементов информации;

- связь между элементами этой структуры.

Выделяют простые (т.е. неделимые) элементы и сложные (или составные).

Составной называют единицу информации , состоящую из совокупности других единиц информации, связанных по смыслу.

Выделение структурных единиц информации можно проводить по логическому и по физическому (с точки зрения размещения на материальных носителях) критериям .

Мы будем рассматривать структурные единицы информации на основе логического подхода. Такой подход, такая структуризация информации обеспечивает анализ структуры информации вне зависимости от техники решения управленческих задач.

С этих позиций выделяют обычно шесть структурных единиц:

Информационная система

Информационный поток

Информационный массив

документ

показатель

реквизит

Простой, элементарной составляющей единицей экономической информации является реквизит.

Реквизит (единица низшего ранга) – это не поддающаяся дальнейшему расчленению информационная совокупность. Хотя реквизит является основным элементом экономической информации (дата, сумма, наименование и т.д.), он, взятый отдельно, не имеет экономического смысла.

Реквизиты делят на признаки и основания. Реквизиты, несущие качественную характеристику объекта, называются признаками (например, обозначение материала – “сталь” – качественная характеристика). Реквизиты, несущие количественную характеристику объекта, называются основаниями (“500”) .

Признаки фиксируются в виде букв и цифр. В частном случае признак может содержать вспомогательную информацию, служащую для облегчения обработки (например, номер документа, порядковые номера столбцов, строк и т.д.). Реквизиты-признаки служат для логической обработки составных единиц, т.е. для поиска, сортировки, группировки, выборки и т.д.

Основания - это количественная, основная информация, ради которой совершается информационный обмен. Основание всегда имеет числовое выражение. Отдельно взятое основание экономического смысла не имеет и применяется лишь в сочетании с признаками. К одному объекту управления может относиться несколько реквизитов-оснований и реквизитов-признаков.

В принципе, реквизиты можно расчленить и дальше – на символы и биты, но при этом теряется их смысловое содержание.

Большая часть экономической информации представлена в форме показателей. Показатель – высказывание, содержащее качественную и количественную характеристики отображаемого явления. Показатель состоит из одного реквизита-основания (характеризующего количественную сторону объекта) и одного или нескольких реквизитов-признаков ( характеризующих качественные стороны объекта).

Простой показатель содержит одно основание и один признак, сложный или составной показатель содержит одно основание и несколько признаков.

Показатель - информация наименьшего состава, являющаяся самостоятельным сообщением.

Примеры:

(1) показатель «500 тонн стали» состоит из реквизита-основания «500» и реквизитов-признаков – «тонна» и «сталь». Реквизит (синонимы – слово, элемент данных, атрибут) является единицей низшего ранга, не поддающейся смысловому расчленению.

(2) «пять пар женской обуви » состоит из реквизита-основания «пять» и 3-х реквизитов признаков «пара» , « женская», «обувь»

Как единица объема экономических данных показатель представляет собой сообщение, имеющее законченный экономический смысл и содержащее число как количественную характеристику отображаемого процесса и явления.

Преимущества показателя как измерителя объема экономических данных заключаются в следующем:

(1) в отличие от документов все они практически равны по объему;

(2) в отличие от алфавитно-цифровых знаков они являются единицами, имеющими законченный экономический смысл, и могут быть независимыми носителями информации;

(3) сравнительно легко поддаются счету – чтобы подсчитать число показателей, достаточно подсчитать количество чисел в документе (кроме шифров-признаков и порядковых числительных).

Определения:

Документ – организованная совокупность взаимосвязанных по смыслу экономических показателей. Документ содержит атрибуты, придающие ему юридическую силу. Совокупность показателей, содержащихся в документе, образует информационное сообщение.

Группа однородных документов, объединенных по определенному признаку (например, отчетному периоду), составляет информационный массив (файл). Файл является основной структурной единицей при автоматизированной обработке.

Совокупность массивов, относящихся к одному участку управленческой деятельности, называется информационным потоком.

Совокупность потоков, характеризующих управленческую работу в целом, называется информационной системой.

Системы классификации и кодирования.

Многообразие форм и значений экономических показателей обусловило необходимость систематизации и упорядочения этой информации с целью обеспечения удобства выполнения операций поиска, обработки и т.д. В основу такой систематизации положены принципы классификации. Классификатор – это систематизированный перечень классифицируемых объектов и их кодовых обозначений. Код представляет собой условное обозначение объекта знаком или группой знаков по определенным правилам, установленным системами кодирования. Коды могут быть цифровыми, буквенными, комбинированными. При обработке экономической информации часто применяют мнемокоды, штрих – коды; в ряде случаев машина сама может кодировать заносимые в нее объекты. С помощью кодирования обеспечивается выполнение основных функций, связанных с обработкой экономической информации:

- минимизация объема признанной информации при вводе ее в вычислительную систему и передаче по каналам связи;

- сортировка и поиск информации по ключевым признакам;

- разработка сводных экономических отчетов по различным признакам.

Следует отметить использование классификаторов для автоматического заполнения первичных документов и получения сводных итогов.

Систематизация экономической информации вызывает необходимость применения различных классификаторов:

- общегосударственные классификаторы (ОК);

- отраслевые, единые для конкретной отрасли;

- локальные, составляемые на номенклатуры, характерные для данного предприятия, организации, фирмы.

Примеры кодирования:

- ОК отраслей (ОКОНХ) используется для анализа структуры отраслей; код пятизначный, включает следующие признаки: отрасль, подотрасль, вид, группу, подгруппу;

- ОК предприятий и организаций (ОКПО) – регистрационный номер предприятия, код восьмизначный;

- идентифицированный номер налогоплательщика (ИНН) – десятизначный ( первый и второй знаки означают территорию, третий и четвертый – номер государственной налоговой инспекции, остальные – номер налогоплательщика и контрольный разряд).

Измерение количества информации.

Выделение единиц измерения информации можно проводить по логическому и по физическому (с точки зрения размещения на материальных носителях) критериям . С точки зрения размещения на материальных носителях количество информации можно измерять в битах. В соответствии с положениями теории информации в качестве эталона меры выбирается некоторый объект, который может находиться в одном из двух состояний (бинарный объект). Говорят, что с помощью такого объекта можно записать информацию в 1 бит. Такой метод измерения связан с хранением информации в технических устройствах, находящихся либо в намагниченном, либо в размагниченном состояниях. Машинная единица информации – байт (1 байт = 8 бит). Это основная единица хранения информации в вычислительной машине. Информация в 1 байт содержится в системе из 8-ми бинарных объектов (которая может находиться в 2⁸ различных состояниях). Байт включает одну букву или типографский знак, две десятичные цифры. Машинные слова составляются из нескольких байтов. Из слов составляются фразы (например, фразой является запись в книгу учета кадров – данные о сотруднике).

Показатель (который выше фигурировал как логическая единица) также может использоваться как физическая единица измерения. Показатель может содержать различное число двоичных, десятичных или алфавитных знаков информации. Выразив среднее значение показателя через определенное число десятичных знаков, он может выступать в качестве единицы количества информации.

Объем ЭИ может также измеряться в следующих единицах: сообщение, слово, строка, и пр.

Определение информации как меры изменения неопределенности.

Следует отметить, однако, что рассмотренные способы измерения информации еще не дают возможности судить о действительном количестве информации в сообщении. Одну и ту же реальную информацию можно оформить в виде краткого содержательного отчета или же в многотомном красиво оформленном виде. Таким образом, число страниц в документе, число байтов, битов, показателей не отражает объем реальной информации, содержащейся в сообщении. Широкое распространение получила мера количества информации, связанная с мерой неопределенности некоторой ситуации. В рамках этого подхода количество информации определяется как числовая характеристика сообщения, отражающая ту степень неопределенности (неполноту знаний), которая исчезает после получения сообщения.

Рассмотрим пример бросания монеты. До получения информации о результате имеется два равновозможных варианта (орел, решка). После получения информации об исходе броска неопределённость исчезает. Количество информации, получаемое в подобном случае, называется битом.

Количественно выраженная неопределенность в теории информации получила название энтропии. При энтропии, равной нулю, имеется полная информация о системе. Количество информации может быть определено как разность значений энтропии до и после получения информации.

В простом варианте, пусть имеется N возможных вариантов, А_{i ,} состояния рассматриваемой системы. Обозначим через P(А _i ) вероятность того (в рамках имеющейся у нас информации о системе до получения сообщения ), что система находится в состоянии А_i . Энтропия H (мера степени неосведомленности о состоянии системы) полагается равной:

H = - P(А₁ )*log₂(Р(А₁)) - P(А₂ )*log₂(Р(А₂)) … - P(А_N )*log₂(Р(А_N)).

Можно показать, что выбор основания, 2, логарифма определяет единицу измерения - бит. Значения логарифмов в данных выражениях  0, так как вероятность любого события не превосходит единицу. Следовательно, значение Н всегда неотрицательно. Обозначим через Н₀ значение до получения информации и через Н₁.- после.

Количество полученной информации дается выражением:

I = Н₀ - Н₁

Примеры.

(1) Пусть система имеет два равновозможных состояния (например, монета), причем у нас нет никаких сведений о состоянии системы. Тогда n=2 и P(А_i )=1/2.

Н₀ = -1/2*log₂(1/2) - 1/2*log₂(1/2)= - log₂(1/2) = log₂(2)=1

Теперь пусть была получена информация о том, что при броске монеты выпал “орел”. Тогда P(А₁) = 1 и P(А₂)=0. Следует отметить, что при стремлении вероятности Р к нулю произведение log(P)*P стремится к нулю. Поэтому полагаем: 0*log₂(0) =0.

Следовательно: Н₁= -1*log₂(1) - 0*log₂(0) = 0 – 0 =0

Тогда для количества полученной информации:

I = Н₀ - Н₁ = 1- 0 = 1 бит

(2) Рассмотрим состояние игрального кубика (N = 6). Обозначим через А_i событие, заключающееся в выпадении при броске кубика числа i. Пусть произведено испытание (бросок кубика), причем у нас нет никаких сведений о его результате, т.е. о состоянии системы (кубика) после испытания ( P(А_i )=1/6. Тогда:

Н₀ = -1/6*log₂(1/6) - 1/6*log₂(1/6)-1/6*log₂(1/6)-1/6*log₂(1/6) - 1/6*log₂(1/6) - 1/6*log₂ (1/6)= = - log₂(1/6) = log₂(6)

Следует подчеркнуть, что при наличии ненулевой информации о состоянии системы следует использовать условные вероятности вариантов А_i . Например, пусть нами получено сообщение о том, что число очков на кубике четное. В этом случае вероятности нечетных значений равны нулю, а четных - равны 1/3, .

Н₁ = 0 - 1/3*log₂(1/3) - 0 - 1/3*log₂(1/3) - 0 - 1/3*log₂(1/3) = - log₂(1/3) = log₂(3)

Количество полученной нами информации полагается равным разности соответствующих значений величины Н до и после сообщения

Получаем: I = log₂(6)-log₂(3) = log₂(6/3) = log₂(2) = 1 бит – количество переданной информации.

Лекция 2. Управление и управленческая информация

Важнейший класс сложных систем составляют системы организационного управления, в основе функционирования которых лежат задачи управления отношениями, возникающими между людьми в процессе их производственно-хозяйственной деятельности. Сложность изучения экономических больших систем обусловлена необходимостью анализа огромного количества разнообразных взаимосвязей, элементов и явлений, присущих этим системам, требованием учитывать характер взаимодействия различных частей и целого, неопределенностью поведения системы, а также ее связей с окружающей (внешней) средой. Экономическая система. выражает собой единство всех экономических процессов в производстве, а также экономических связей всех сторон управления.

Определение. Управление – это воздействие на объект, выбранное на основании имеющейся информации из множества имеющихся воздействий, поддерживающее (или улучшающее) функционирование или развитие данного объекта.

Другими словами, управление – это функция организованной системы, направленная на реализацию ее целевых установок и поддержание внутренне присущей ей структуры.

С точки зрения науки кибернетики под системой понимается любой комплекс взаимосвязанных объектов, осуществляющих целенаправленную переработку информации, т.е. в основе управления лежат информационные процессы.

С позиций кибернетики процесс управления предполагает наличие двух систем, управляющей и исполнительной, и канала связи между ними.

На исполнительную систему всегда действуют помехи, выводя систему из равновесия. Для систематического регулирования, а также для ликвидации воздействий помех вводится цепь обратной связи, которая через управляющие органы воздействует на исполнительные органы.

Понятие ЭИ не совпадает с понятием управленческой информации, которое является более широким, т.к. управленческая информация, помимо ЭИ, включает в себя социальную и техническую информацию, необходимую для управления.

Управленческая информация – информация, которая обслуживает процессы производства, распределения, обмена и потребления и обеспечивает решение задач

экономического управления хозяйством. Это разнообразные сведения экономического, технологического, социального, юридического, демографического и др.

Информация, используемая для принятия управленческих решений, включает, в частности: нормативы, плановые задания; юридическая информация; техническая информация; маркетинговая информация; рыночная и финансовая информация; сведения о кадровом составе, оборотных средствах, наличии и потребностях в ресурсах; приказы, инструкции, методики и пр.

Организации используют информацию в следующих целях: для снижения риска и уменьшения неопределенности; для роста прибыли и расширения рынков; для контроля производительности и эффективности; для получения средств воздействия на других. Самой важной из этих целей является снижение риска.

Информационный процесс управления предприятием.

Процесс управления основан на переработке входной информации (главным образом, экономической информации) в результатную, используемую для принятия решения. Управление любой социально-экономической и организационно-производственной системой связано с циркуляцией информационных потоков и, следовательно, с обменом информацией. Для того, чтобы обеспечить выполнение управленческих решений, должны быть получены сведения о состоянии системы в каждый момент времени, о достижении (или недостижении) поставленной цели. Орган управления получает информацию об объекте управления, анализирует ее и принимает решение, которое снова передается объекту управления. Управление любой социально-экономической и организационно-экономической системой связано со сбором, регистрацией, хранением, накапливанием, обработкой и передачей информации. Комплекс этих процедур составляет информационный процесс управления. Для технической реализации этого процесса требуются соответствующие формы организации работы, технические средства, методы и способы преобразования данных и персонал соответствующей квалификации.

На предприятии сбор и регистрация информации происходит при выполнении хозяйственных операций, в банке – при выполнении финансово-кредитных операций. Сбор информации сопровождается ее регистрацией вначале на первичных документах, впоследствии на машинных носителях.

Компьютерная обработка экономической информации производится на местах или в вычислительных сетях. Формируются результатные сводки, которые передаются специалистам для принятия решения.

Информация, совокупность средств и методов ее обработки и персонал, реализующий информационный процесс, образуют информационную систему. Назначением этой системы является преобразование исходной информации в результатную, пригодную для принятия управленческих решений. Наибольшая эффективность использования системы достигается при оптимизации планов работы, быстрой выработке оперативных решений, маневрировании ресурсами.

Классификация информации, используемой в управлении.

Информацию, используемую в управлении, можно классифицировать по ряду признаков.

По принадлежности к сферам деятельности и функциям управления: конструкторская, технологическая, финансовая, бухгалтерская.

По участию в принятии управленческих решений:

- данные – специализированная информация в конкретной форме представления, воспринимаемая вычислительной системой;

- информация – данные, которые обработаны, суммированы и представлены таким образом, что воспринимаются руководителем как полезные для принятия решений;

- знания – совокупность информации, процедурных правил, правил умозаключений, используемых для решения задач (например, ЕСЛИ запасы на складе меньше определенного значения, ТО следует заказать сырье).

По отношению к процессу управления: внешняя информация (сведения о состоянии среды окружения экономического объекта); внутренняя (возникающая внутри экономического объекта).

По функциям управления: нормативно - справочная информация (экономические, технические, материальные и трудовые нормативы); плановая информация, состоящая из долгосрочных планов, текущих и оперативно-календарных планов, определяющих планируемое состояние объекта управления; оперативная (учетная) информация; аналитическая информация (данные экономического анализа деятельности).