Тема 7 Учет расчетов с подотчетными лицами и с персоналом по прочим операциям ( счета 71, 73)

Вопросы:

1. Порядок выдачи подотчетных сумм в торговых организациях.

2. Документальное оформление в случае выезда работника в командировку.

3. Порядок возмещения расходов на служебные командировки в РБ и за ее пределами.

4. Учет расчетов с подотчетными лицами.

5. Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

В1 Порядок выдачи подотчетных сумм в торговых организациях.

Подотчетными суммами называют денежные авансы, выдаваемые работникам организации на административно-хозяйственные, командировочные, представительские расходы.

Работники организации, которым по решению нанимателя, выдаются денежные средства в подотчет, называют подотчетными лицами. Работники организации получают денежные средства в подотчет из кассы или путем использования корпоративной карточки. Порядок выдачи денег в подотчет и сроки на которые они могут выдаваться установлены правлением Нацбанка (инструкция о порядке ведения кассовых операций и порядок расчетов наличными денежными средствами в белорусских рублях на территории РБ, пункт 33, 37. 31).

Организации выдают наличные деньги в подотчет на предстоящие расходы, проводимые по месту организации, на срок не более 3 рабочих дней, в не места нахождения организации не более 10 рабочих дней.

Лица, получившие наличные деньги в подотчет, обязаны использовать их по целевому назначению и не позднее 3-х рабочих дней. По истечению срока, на которые они выданы, предоставляется в бухгалтерскую службу отчет об израсходованных суммах. Лица, получившие денежные средства в подотчет с использованием корпоративной карты, обязаны предоставить отчет не позднее 15 рабочих дней. Подотчетное лицо предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет.

Авансовый отчет – сводный документ бухгалтерского учета, составленный подотчетным лицом самостоятельно.

В авансовом отчете указывается:

1. Цель и дата получения подотчетной суммы

2. Перечисление произведенных расходов

3. Оправдательные документы их подтверждающие.

К авансовому отчету прилагается оправдательный документ использованных сумм подотчетным лицом. Он утверждается руководителем организации и является основанием для отражения в учете. Списание подотчетных сумм. Передача другим лицам наличных денег, полученных в подотчет, запрещается. Выдача наличных денег в подотчет производится при условии полного отчета по ранее выданным суммам.

В2 Документальное оформление в случае выезда работника в командировку.

Чаще всего в организации выдаются авансы на служебные командировки – поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания в не места его постоянной работы.

Направление работника в служебную командировку оформляется приказом (распоряжением) нанимателя с выдачей командировочного удостоверения. В приказе оговорено место и срок командировки. В случае командирования работника заграницу по приглашению зарубежной организации. Направление командированного лица заграницу осуществляется на основании приказа и соответствующего приглашения.

При направлении работника в командировку руководителем устанавливается задание по командировке. В задании указывается цель командировки, время нахождения в командировке, перечень вопросов, которые должны быть решены. При возвращении из командировки работник предоставляет в бухгалтерию авансовый отчет и оправдательный документ. Отчет о выполнении задания составляется в произвольной форме и предоставляется лицу выдавшему задание. За работником, направленного в командировку, сохраняется место работы (должность) и заработная плата в течении всего срока командирования.

Срок фактического пребывания в служебной командировке определяется по отметкам на командировочном удостоверении:

1. Дата убытия в командировку

2. Дата прибытия в место командировки

3. Дата убытия из места командировки

4. Дата прибытия

Днем выбытия в служебной командировки считается день отправления из места постоянной работы командируемого.

Днем прибытия в место постоянной работы при отправлении транспорта до 24 часов. Днем выбытия считаются текущие сутки, а с 00:00 часов следующие сутки.

В3 Порядок возмещения расходов на служебные командировки в РБ и за ее пределами.

При служебной командировки наниматель обязан выдать аванс для возмещения работнику следующих расходов. 4 вида расходов:

1. По проезду к месту служебной командировки и обратно.

2. По найму жилого помещения (квартирные)

3. За проживание вне постоянного места жительства (суточные)

4. Иные расходы, произведенные с разрешения руководителя организации.

Порядок и размеры возмещения расхода при служебной командировки определяются в законодательном порядке. Возмещение расходов по проезду к месту служебной командировки и обратно производится на основании приложенных проездных документов в оригинале. Разрешается предоставлять для оплаты проезда билет маршрутного такси.

Транспортные расходы в пределах пункта командирования не возмещается. Возмещение расходов найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документах: счета гостинец, отелей, квитанций на проживание и др. Размер и возмещение расходов на проживание (суточные) устанавливаются Минфином Республики Беларусь (далее РБ). В настоящее время размер суточных составляет 60.000 в пределах РБ. При однодневных командировках суточные возмещаются в размере 50% установленной нормы.

При командировании работников заграницу возмещение расходов производятся по нормам установленным для каждой страны. Нормы суточных могут устанавливаться в долларах, евро, фунтах стерлингах и др. При командировании заграницу также устанавливаются предельные нормы расходов по найму жилого помещения (оплата за проживание производится на основании предоставленных документов, но не выше установленных норм. Постановление Минфина №7 с учетом изменений и дополнений называется: «нормы оплаты командировочных расходов при служебной командировки»).

В4 Учет расчетов с подотчетными лицами.

Для учета расчетов с подотчетными лицами, согласно плану счетов, используется счет 71. По дебету счета учитываются выданные подотчетные суммы, по кредиту-отражается списание подотчетных сумм на основании авансового отчета и подтверждающими документами, а также возврат неиспользованных подотчетных сумм подотчетными лицами. Сальдо по дебету счета 71 отражаются остатки подотчетных сумм по которым не наступили сроки предоставления авансового отчета или которые должны быть возвращены организацией. Сальдо по кредиту счета 71 означает, что подотчетным лицом использованы собственные денежные средства на нужды организации, которые должны будут ему возмещены. Аналитический учет по счету 71 ведется по каждому подотчетному лицу и по каждой выданной подотчетной суммы.

Подотчетные суммы неиспользованные в установленный сроки возвращенные в организацию признаются недостачами и предъявляются к удержанию из заработной платы подотчетного лица.

Основная корреспонденция по отражению операций на счете 71

Операции	Д	К	Документ
1.Выдача денежных средств в подотчет: - из кассы -со счета в банке	71 71	50 51,52,55	Расходный кассовый ордер, выписка банка.
2.Списание подотчетной суммы	26, 44, 97, 91-4, 10	71	Авансовый отчет, соответствующий документ.
3.НДС (если он будет в счете)	18	71
4.Возврат в кассу неиспользованных подотчетных сумм	50	71
5.Удержание из заработной платы подотчетной суммы	70	71
6.При использовании с подотчетными лицами иностранной валюты производится переоценка дебиторской задолженности: -курс вырос -курс снизился	71 91-4	91-1 71

В5 Учет расчетов с персоналом по прочим операциям.

Для обобщения информации о других видах расчетов с работниками организации, кроме расчетов по оплате труда, расчетов с подотчетными лицами, расчеты по выплате дивидендов (75-2) применяется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям».

На счете 73 отражаются расчеты с персоналом по предоставленным займам (73-1) и расчеты по возмещению материального ущерба (73-2). Аналитический учет по субсчетам 73-1, 73-2 осуществляется по каждому сотруднику и каждой сумме. На субсчете 73-1 отражаются расчеты, возникшие по договорам займа, заключенных между работником и организацией. Организация может выдать работникам займ для стимулирования их работы, либо для привлечения на работу.

Договор займа может быть заключён и на длительный срок, но с условием, что в случае увольнения работника заем погашается полностью.

Займы могут быть:

- процентные

- беспроцентные

Выдача займов отражается: Д 73-1 К 50, 51, 55

Погашение займа может производится путем удержания из заработной платы работников, либо путем возврата денежных средств.

Удержание из заработной платы: Д 70 К 73-1 –договор займа и ведомость начисления заработной платы.

Начисление процента: Д 73-1 К 91-1

73-2 предназначен для учета сумм подлежащих взысканию с работников за недостачи товарно-материальных ценностей, денежных средств и возмещению других видов ущерба. Возмещение суммы недостач виновными лицами регулируется трудовым, уголовным и гражданским кодексом. Порядок возмещения ущерба зависит от его величины. Различают мелкие и крупные недостачи. Мелкой признаётся недостача в размере не более 10 базовых величин. Если недостача произошла в результате злоупотребления, то она рассматривается, независимо от суммы, как крупная. Материалы отправляются в судебно-следственные органы. Недостачи чаще всего выявляются на основании проведения инвентаризации. Составляется инвентарная опись.

На основании сравнения данных инвентаризации и бухгалтерского учета составляется сличительная ведомость, в которой отражаются результаты инвентаризации: излишек или недостача. Выявленная недостача, при проведении инвентаризации, до установления источника ее возмещения учитывается на дебете счета 94 «Недостачи и потери от порчи имущества».

Отражение в учете недостачи: Д 94 К 01,10, 43, 41, 50

После установления виновного лица сумма недостач, учтенная на дебете 94, подлежит списанию на счет 73-2.

Д 73-2 К 94- приказ руководителя.

На дебете счета 73-2 недостачи учитываются по ценам возмещения. Погашение может производиться путем внесения денежных средств в кассу на расчетный счет или путем удержания из заработной платы.

Разница между суммой возмещения и фактической стоимостью недостающего объекта включается в состав доходов от прочей текущей деятельности (К 90-7), либо в состав прочих доходов от инвестиционной деятельности (91-1).

Пример: в магазине выявлена недостача товаров на сумму – 160.000. Торговая надбавка по товарам – 40%. НДС – 20%. Определить цену закупки товара.

Цена закупки товара -100 денежных единиц (далее д.е.)

Торговая надбавка – 40 д.е.

НДС – 28 д.е.

Д 41 К 60 -100 д.е.

Д 18 К 60 – 20 д.е.

Д 41 К 42 – 40 д.е.

Д 41 К 42 (НДС) – 28 д.е. Итого = 168 д.е.

1. Списание недостачи Д 94 К 41 – 168 д.е.

2. Отражение разницы между учетной ценой и отпускной ценой поставщика

Д 94 К 48 – 68 д.е.

3. Списание недостачи по учетным ценам Д 73-2 К 94 -100 д.е.

4. Отражается разница между суммой возмещения и покупной стоимостью товара

Д 73-2 К 90-7 – 68 д.е.

5. Возмещение недостачи Д 50, 70 К 73-2 – 168 д.е.