Тема 9. Ділові папери як засіб писемної професійної комунікації

Мета: ознайомити студентів з особливостями розвитку діловодства; зосередити увагу на основних поняттях діловодства, його складових та призначенні; з’ясувати основні класифікаційні ознаки документів та ознайомити студентів з відповідними до цих ознак групами ділових паперів; звернути увагу на поділ документів за призначенням та назвою; схарактеризувати вимоги до укладання та оформлення документів на прикладі деяких реквізитів; узагальнити та систематизувати правила написання текстів ділових паперів; збагатити словниковий запас термінами офіційно-ділового стилю; навчити співвідносити інформацію, робити обґрунтування своєї думки та висновки з почутого; розвинути навички унормованого офіційного мовлення та грамотного оформлення текстів офіційно-ділового стилю.

Студенти повинні знати: історію становлення та розвитку українського діловодства; основні поняття діловодства; критерії класифікації документів, вимоги до їхнього укладання та оформлення; поняття про Національний стандарт та його призначення.

Студенти повинні вміти: писати тексти офіційно-ділового стилю, не порушуючи граматичних, лексичних та стилістичних норм української мови; укладати документи про особовий склад; застосовувати на практиці правила ведення ділової кореспонденції.

Визначення основних понять і термінів:

діловодство – сукупність управлінських організацій з утворення, реєстрації, руху, організації контролю виконання документів, формування справ, підготовки документів до зберігання;

канцелярія – відділ установи, який веде діловодство;

діловод – службовець, який веде справи канцелярії;

документування – запис за встановленими формами управлінських рішень та дій з метою їхнього закріплення та передавання;

документообіг – рух документів в організації з моменту їхнього отримання чи утворення до завершення виконання або відправки;

справа – сукупність документів чи документ, який відноситься до певного питання або галузі діяльності організації;

документ – зафіксована на матеріальному носієві інформація з реквізитами (структурними одиницями), які дозволяють її ідентифікувати;

носій – матеріальний об’єкт, який використовується для закріплення та зберігання на ньому мовної, звукової чи зображувальної інформації;

юридична сила – здатність документа виконувати певну функцію, надана чинним законодавством, компетенцією органу, що його видав, встановленим порядком його оформлення та наявністю реквізитів (елементів документа);

система документації – це сукупність документів, об’єднаних між собою спільними специфічними рисами;

система документування – це сукупність процесів та прийомів створення всієї документації в установах, на підприємствах, в організаціях в ході здійснення ними своїх функцій;

організація роботи з документами – це створення умов, які забезпечують рух, пошук і збереження документів у діловодстві;

адміністративне (загальне) діловодство – операції з документування розпорядчої та виконавчої діяльності організації чи підприємства;

організаційно-розпорядча документація (ОРД) – документи, які застосовуються при оформленні розпорядчої та виконавчої діяльності органів державного управління;

спеціальне діловодство – це робота з документами, характерними для кожної з функцій управління;

стандартизація – процес установлення та застосування стандартів; діяльність із метою досягнення оптимального ступеня впорядкування в певній галузі шляхом установлення положень для загального й багаторазового використання, для рішення існуючих або можливих завдань;

формуляр – сукупність реквізитів та схема їхнього розташування;

формуляр-зразок – модель однотипних документів.