Тема № 8 стандарты движения информации в Компании.
Приказы, интсрукции, регламенты.
Интернет-сайт- электронный адрес сайта______________________, создан с целью
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
НЕТТО-HELP- электронный адрес сайта______________________, создан с целью
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Единый CALL- ЦЕНТР- телефон ____________________________, создан с целью
_______________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________________
Инструкции - документы, предписывающие определенный порядок действий на постоянной основе или же при возникновении определенных обстоятельств. Имеют силу до тех пор, пока не будут отменены или изменены.
Приказы - Официальное распоряжение органа власти (руководителя учреждения), обращенное обычно к подчиненным и требующее выполнения определенных действий, соблюдения тех или иных правил или устанавливающее какой-нибудь порядок, положение.
Распоряжения – в российском государственном и административном праве - акт управления, изданный в пределах компетенции должностного лица.
Запросы – письменное обращение, которое содержит вопрос и, как правило, технологию подачи ответа на заданный вопрос. Всегда ограничен по времени предоставления ответа. Может выполняться на постоянной основе.
Регламенты - совокупность правил, определяющих порядок деятельности, учреждения или организации.
Электронная почта.
В магазинах сети установлена электронная почта ______________________________________________________________________________________________________________________________________________
Н
а
рабочем столе компьютера, необходимо
найти значок почты.
Если на рабочем столе нет значка почты, осуществляем поиск, через «пуск».
При входе в почтовое приложение, программа затребует пароль.
Пароль присваивается сотрудниками IT – отдела, для каждого магазина.
При необходимости пароль можно поменять самостоятельно. Программа сама рекомендует это сделать по истечению 1 месяца.
Рабочая область почтового приложения содержит в себе следующие закладки:
Пользователь
Адресная книга «Нордик-Нева»
Локальный компьютер
Закладки «Локальный компьютер»
Справка
Архив
Поставщики.
Д
ля
входа в почту используем закладку
пользователя.
Панель инструментов содержит в себе следующие закладки:
Новая записка – написать письмо
Ответ – ответить на входящее письмо
Ответить всем – используется в тех случаях, когда входящее письмо было отправлено не только Вам, но другим пользователям.
Переслать – входящие письма.
Удалить – не нужные письма.
К исполнению – установить приоритет письма (важно, срочно и.т.д.)
Папка – возможность хранить письма и доставать письма из папок.
Копировать
Разговор – возможность использовать экспресс сообщения (данная функция работает не у всех).
Сервис – управление архивацией + дополнительные возможности, например ответные письма в случае Вашего отсутствия на рабочем месте.
Показать не прочтенные – произойдет фильтрация по непрочтенным письмам.
Создать подпись:
Сервис – Параметры
В
ыбрать
закладку «Подпись»Написать текст в начале письма и текст в конце письма
Поставить галочку «Автоматически добавить подпись в исходящие почтовые сообщения»
Если у почтового ящика несколько пользователей, необходимо создать подпись для каждого пользователя.
Создать новое письмо:
Новая записка
Пишем текст или вставить вложение.
Вставить вложение, воспользуйтесь значком вложить
в верхней панели инструментов.
При нажатии данного значка откроется окно «Создание вложений»
«Папка» - указать, где ищем документ, выбираем из списка.
Если Вы нашли нужный документ, необходимо встать на документ и нажать кнопку «enter». Файл будет добавлен в письмо.
Если есть необходимость прикрепить сразу несколько файлов, в этом случае необходимо во время выбора воспользоваться кнопкой «Ctrl».
Выделяем нужный файл, затем нажимаем кнопку «Ctrl» и выделяем все оставшиеся файлы.
Если информация, которую необходимо отправить большая, например фотографии, рекомендуется сначала провести архивацию.
Выделить документы для отправки, нажать правую кнопку мыши выбрать «WinRaR»
Можно воспользоваться «Добавить в архив», в этом случае, все выделенные файлы заархивированы в той папке, где хранились документы.
Можно добавить в архив и отправить по e-mail, в этом случае файлы будут заархивированы и добавлены в новое письмо.
Необходимо заполнить поле «Кому»
П
ри
нажатии закладки «кому», откроется
адресная книга «Нордик – Нева»
Из предложенного списка необходимо выбрать одного или несколько адресатов.
Если почта отправляется поставщикам, необходимо из адресной книги выбрать «поставщики»
После того, как все адресаты будут добавлены необходимо, нажать кнопку «ОК».
Обязательно заполнить тему письма.
Тема должна кратко отражать суть письма, например:
Табель Нетто № 0 05.05.2014
Служебная записка об удержании ДС за форму
и.т.д.
Отправить.
Если письмо не готово к отправке, его можно сохранить, как черновик.
Для этого необходимо воспользоваться закладкой «Сохранить как черновик».
Левая часть рабочей области содержит папки:
Входящие – содержит все входящие письма
Черновики – письма сохраненные, как шаблон или как не готовые к отправке.
Отправленные – содержит все отправленные письма.
К исполнению – содержит письма, запланированные к отправке.
Нежелательная почта – содержит письма, которые вы относите к нежелательной почте.
Корзина – все письма помеченные на удаление.
Папки – можно создавать новые папки и хранить там, письма – наиболее востребованные.
Для того чтобы добавить новую папку, необходимо нажать правую кнопку мыши, выбрать – создать. Дать название новой папке.
Сервис – содержит архивные письма (входящие и отправленные), правила, бланки.
В архиве хранятся все письма за предыдущий период. Поиск таких писем можно осуществлять по дате, по теме, по размеру, от кого.