Подразделение временного персонала.
Цель – временное закрытие вакансий в магазинах с комплектацией штата менее 80%, сотрудниками подразделений для обеспечения бесперебойной и качественной работы магазинов.
Потребность сотрудников, входящих в ПВП рассчитывается по следующей формуле: средний плановый показатель текучести ЛП по сети плюс 2% от штатной численности ЛП (временно отсутствующий персонал). Потребность рассчитывается и корректируется каждый квартал.
ПВП формируется из сотрудников магазинов, постоянно работающих в магазинах сети в должностях: специалист, специалист-грузчик, продавец отдела, мясник, пекарь. Указанные сотрудники осуществляют выезды в магазин-заказчик в свои выходные дни.
Порядок формирования ПВП и распределения сотрудников в магазины
До 3-го числа каждого месяца, УМ высылает в адрес ответственного сотрудника ОП заполненный Шаблон «ПВП» (Приложение №2).
Ответственный сотрудник ОП консолидирует информацию в сводной таблице Шаблон «ПВП» до 5-го числа каждого месяца и предоставляет данные в адрес РОП, ОД и РД.
Каждый понедельник до 16-00, УМ магазина-заказчика отправляет заполненный шаблон заявки «Потребность в сотрудниках ПВП» (Приложение №1) в адрес ответственного сотрудника ОП. В заявке отражается предполагаемая потребность в сотрудниках ПВП до следующего понедельника включительно.
Ответственный сотрудник ОП осуществляет распределение сотрудников ПВП согласно присланным заявкам, вносит разнарядку в Шаблон заявки «Потребность в сотрудниках ПВП» (Приложение №1) и отправляет его письменным сообщением в адреса магазинов и РД до 12-00 следующего дня. В случае необходимости дублирует информацию посредством телефонного звонка.
Ответственным лицом за передачу информации сотруднику ПВП назначается УМ магазина-исполнителя.
УМ магазина-заказчика, получив разнарядку, осуществляет контроль над своевременным прибытием сотрудника ПВП в магазин, в случае необходимости, дает оперативную обратную связь ответственному сотруднику ОП (неявка сотрудника, опоздание, некачественная работа и т.п.).
Сотрудник ПВП табелируется в табеле магазина-заказчика в блоке «Переработки с других Нетто», в табеле магазина-исполнителя в блоке «Переработки в других Нетто». Данные по количеству часов в табелях должны быть идентичны.
Сотрудник ПВП должен отработать в магазине-заказчике заявленное в разнарядке количество часов в полном объеме, качественно исполняя должностные обязанности.
В случае если сотрудник ПВП нарушает правила внутренней дисциплины, уклоняется от исполнения должностных обязанностей или выполняет их некачественно, УМ магазина-заказчика имеет право отстранить сотрудника от работы, внести исправления в табель и поставить в известность о случившимся: УМ магазина-исполнителя, РД, ответственного сотрудника ОП.
Сотрудник ПВП может привлекаться для работы в магазине-заказчике интервалом от 6 до 12 часов.
Количество часов, отработанных сотрудником ПВП в магазинах-заказчиках в сумме за месяц не должно превышать 40% от норматива часов.
Мотивация сотрудников ПВП
Для сотрудников ПВП устанавливается увеличивающий коэффициент оплаты труда, который равен 1,5.
Начисление оплаты подработок сотрудникам ПВП производится из ФОТа магазина-заказчика.
Сотрудник ПВП в магазине-заказчике на общих основаниях использует право на бесплатное питание и стандартный режим перерывов и перекуров.
Ответственность
Сотрудники ПВП во время работы в магазине-заказчике несут полную ответственность за соблюдение Правил внутреннего распорядка и стандартов работы, принятых на Предприятии.
В случае нарушения Правил и стандартов, Предприятие вправе применить к сотруднику дисциплинарное взыскание в соответствии со стандартом Персональной ответственности сотрудников Предприятия.
Таблица № 1
Инструкция по заполнению таблицы № 1
Ответственным лицом за заполнение раздела "Заявка в потребности сотрудников ПВП" является УМ магазина-заказчика
Заполненная заявка высылается в адрес ОП и РД каждый понедельник до 16-00
Данные в заявку вносятся на предстоящую неделю с учетом возможного отсутствия ЛП.
В графу "Магазин №" вносится № магазина-заказчика
В графу "Должность" вносится должность сотрудника ПВП, в котором есть потребность
В графу "Дата" вносится дата, на которую есть потребность в сотруднике ПВП
В графу "Интервал" вносится предполагаемые временной интервал, на который есть потребность в сотруднике ПВП
Графа "Примечание" заполняется по необходимости
Таблица № 2
Инструкция по заполнению таблицы № 2
Ответственным лицом за заполнение и отправку Шаблона "ПВП" является Управляющий магазином
До 3-го числа каждого месяца в шаблон вносится актуальная информация на текущий месяц.
Заполненный шаблон высылается в адрес ответственного сотрудника Отдела Найма
Все графы в Шаблоне должны быть заполнены.
Тема письма - "Шаблон ПВП" на февраль (указывается текущий месяц).
Роль и ответственность Управляющего в соблюдении кадровых процедур
Документальное оформление кадровых процедур является неотъемлемой обязанностью любого руководителя. К сожалению, сегодня не все администраторы уделяют должное внимание и значимость кадровому делопроизводству, часто об этом задумываются только при возникновении трудовых споров либо при проведении проверок сотрудниками контролирующих органов.
Поэтому очень важно организовать правильное и своевременное ведение кадровой документации, в соответствии с действующим трудовым законодательством.