1.8.Визначення тривалості проекту

Для того щоб визначити тривалість проекту необхідно сумарним завданням поміняти режим, з ручного на автоматичний, і нажати кнопку «Розрахувати проект», а після розрахунку повернути їм тип «Ручне планування» (Рис. 1.23.)

Рис. 1.23. Розрахований проект при автоматичних сумарних завданнях

1.9. Встановлення обмежень

Для того щоб установити той або інший тип обмеження, необхідно перейти у властивості завдання на закладку «Додатково» і вибрати тип обмеження й дату його настання (Рис. 1.24).

Рис. 1.24. Встановлення обмежень задач

В Microsoft Project 2010 у поле «Тип обмеження» можуть бути обрані при плануванні завдання наступні типи обмежень:

• «Якнайпізніше» ( за замовчуванням у проекті, запланованому від дати закінчення) – із цим обмеженням Microsoft Project розміщає завдання в розкладі як можна пізніше з обліком інших параметрів плану. Ніяких додаткових обмежень на завдання не поширюється.

• «Якомога раніше» (за замовчуванням у проекті, запланованому від дати початку) – Microsoft Project розміщає завдання в розкладі якомога раніше з обліком інших параметрів плану.

• «Закінчення не раніше» – це обмеження позначає найбільш ранню дату, коли можливо завершити завдання. Завдання не може бути поміщена в розкладі так, щоб закінчуватися раніше позначеної дати. Для проектів, які плануються від дати початку, це обмеження застосовується, коли ви вводите дату закінчення завдання

• «Закінчення не пізніше» – це обмеження позначає найбільш пізню дату, коли завдання повинна бути завершена. При цьому завдання може бути завершена як у цей день, так і раніше його. Попереднє завдання не зможе «виштовхнути» завдання з обмеженням типу FNLT (ОНП) за дату обмеження.

• «Фіксований початок» – це обмеження позначає точну дату, на яку дата початку завдання повинна бути поміщена в розкладі. Інші фактори (зв'язки між завданнями, затримки або випередження та ін.) не можуть вплинути на положення завдання в розкладі

• «Фіксоване закінчення» – це обмеження позначає точну дату, на яку в розкладі повинна бути поміщена дата закінчення завдання. Ніякі інші фактори не можуть вплинути на цю дату

• «Початок не раніше» – планування початку завдання на дату обмеження або після неї;

• «Початок не пізніше» – планування початку завдання на дату обмеження або раніше.

1.10. Установка крайніх строків

Наявність у завдання крайнього строку не впливає на розрахунки проекту на відміну від обмежень.

У випадку установки в завданні крайнього строку, на діаграмі Ганта цього завдання з'явиться зелена стрілка, а у випадку зриву крайнього строку, у колонку «і», цього завдання загориться червоний індикатор (Рис. 1.25).

Рис. 1.25. Встановлення крайніх строків задач

1.11. Презентація проекту

В Microsoft Project 2010 з'явилася нова функціональність – часова шкала (timeline), яка може бути використана для презентації проекту, захисту проекту й/або звітності.

Для того щоб створити представлення проекту на часовій шкалі, необхідно на закладці «Вид – Комбінований розділ» поставити галочку «Часова шкала» (Рис. 1.26).

Рис. 1.26. Встановлення часової шкали

У верхній частині діаграми Ганта з'явиться часова шкала, на яку можна поміщати сумарне завдання проекту, сумарні завдання й звичайні завдання.

Для того щоб розмістити інформацію про проект на часовій шкалі, можна скористатися декількома способами:

1. Виділити назва необхідного завдання, наприклад «Планування діяльності», й нажати праву кнопку миші й у меню вибрати «Додати на часову шкалу» (Рис. 1.27);

Рис. 1.27. Додавання завдань на часову шкалу

через список завдань

2. Клацнути на завданні «Реалізація плану початку діяльності підприємства» в області діаграми Ганта, на самому відрізку, правою кнопкою миші й у меню вибрати «Додати на часову шкалу» (Рис. 1.28);

Рис. 1.28. Додавання завдань на часову шкалу

через діаграми Ганта

3. Клацнути лівою кнопкою миші на часовій шкалі, перейти на закладку «Формат», в розділі «Вставити» обрати «Відповідні задачі» та в діалоговому вікні обрати необхідне завдання для відображення, наприклад «Визначення перспективності підприємства» (Рис. 1.29).

Рис. 1.29. Додавання завдань на часову шкалу

Додані завдання можна форматувати кольоровим заливанням (закладка «Формат – Шрифт») (Рис. 1.30), відобразити як винесення й скопіювати для презентації Powerpoint, електронної пошти Outlook або скопіювати в повному розмірі (Рис. 1.31).

Рис. 1.30. Зміна кольорового заливання часової шкали

Рис. 1.31. Копіювання часової шкали

Для того щоб в Microsoft Project 2010 відобразити тільки часову шкалу, потрібно вибрати представлення «Часова шкала» (Рис. 1.32).

Рис. 1.32. Відображення тільки часової шкали в проекті

У проекті етапи створення нового підприємства занадто тривалі, тому для більшої точності бажано їх розділити на менші. Розглянемо більш детально Етап 1. Визначення перспективності підприємства, який складається із під етапів – завдань меншої тривалості:

• Визначення необхідних матеріалів і обладнання – 4 днів.

• Оцінка потенційних ризиків та прибутків – 6 днів.

Для додавання нового завдання необхідно виділити те завдання, попереду якого бажано побачити нове, і за допомогою клацання ПКМ викликати контекстне меню, з якого вибрати команду Нова задача.

Для того щоб завдання стали етапами більш великого сумарного завдання (фази), їх необхідно виділити і за допомогою кнопки на панелі Форматування – На рівень нижче (На рівень вище) занести в завдання верхнього рівня.

У свою чергу, завдання Визначення необхідних матеріалів і обладнання складається з етапів:

• Визначення ресурсів управління – 1 день.

• Визначення вимог до персоналу – 1 день.

• Визначення необхідної сировини – 1 день.

• Визначення необхідних комунальних послуг – 1 день.

Завдання Етап 2. Планування діяльності складається з підетапу:

• Розробка докладного бізнес-плану – 20 днів.

Завдання Етап 3. Реалізація плану початку діяльності складається з таких підетапів:

• Створення структури підприємства – 10 днів.

• Підготовка виробничих приміщень – 35 днів.

• Підготовка офісних приміщень – 15 днів.

• Підбір персоналу – 14 днів.

Для зазначених завдань обумовте зв’язки за допомогою поля Попередники таблиці Ввід. Необхідно ввести в це поле номер завдання-попередника. Скорегуйте значення СДР відповідно до назв під етапів та фаз завдань.У результаті проект буде мати такий вигляд, як показано на Рис. 1.33.

Рис. 1.33. Лист задач

За допомогою кнопки «Відобразити відомості про задачу» можна змінити всі параметри задачі (Рис. 1.34).

Рис. 1.34. Внесення змін у параметри задачі

Завдання для самостійної роботи

Створіть згідно з обраною темою файл свого особистого проекту зі структурою та розподілом на фази. Настройте поведінку програми MS Project при роботі з проектом за допомогою команд меню Сервис/Параметры/Общие.

Настройте у файлі проекту шкалу часу за своєю потребою. Структуруйте завдання у фази. Визначте тривалість свого проекту.

Питання для самоконтролю

1. Опишіть призначення програми MS Project.

1. Поясніть такі поняття: завдання, сумарне завдання, зв’язок між завданнями.

2. Які види наочного відображення входять у файл проекту? Опишіть їхнє призначення.

3. Що таке діаграма Ганта? Опишіть її основні елементи.

4. Які види взаємозв’язків існують між завданнями? Наведіть приклади.

5. Як встановити зв’язки між завданнями проекту?

6. Як встановити завдання-попередника у проекті?

7. Яким чином наочно показати сумарне завдання для всього проекту?

8. Яким чином змінити формат подання дати у проекті?