Причини використання виставок/ярмарків

Загальні причини участі у виставках/ярмарках пов’язані з бажанням організації збільшити обсяг продажу, проконтролювати конкурентоспроможність підприємства, визначити екс-портні можливості товарів, вивчити загальну кон’юнктуру в галузі, здійснити обмін досвідом, розвивати співробітництво, спостереження за конкурентами.

Специфічні причини можуть стосуватися продукції, цін, збуту, комунікацій тощо. Функціональні аспекти участі реко- мендуємо проаналізувати за допомогою такої таблиці [60, 53-54].

Цілі участі організації у виставці/ярмарку

Цілі дії

1. Контакти 1.1. Організація контактів з відомими та динамічними клієнтами 1.2. Пошук контактів з новими – незнайомими потенційними клієнтами 1.3. Аналіз контактів зі старими клієнтами 1.4. Контакт із сучасними засобами реклами та пропаганди 1.5. Культивування особистих контактів (із представниками владних структур, громадськими організаціями тощо)

2. Торгові угоди (продаж) 2.1. Отримання замовлень 2.2. Впровадження нових методів – умов 2.3. Перегляд – врегулювання поточних торговельних операцій тощо

3. Презентації товарів 3.1. Презентація впровадження нових товарів 3.2. Акцент на поліпшення товарів, що вже продаються 3.3. Демонстрація переваг у використанні й вигод у застосуванні

4. Комунікація 4.1. Удосконалення іміджу товарів, послуг 4.2. Збільшення популярності підприємства 4.3. Поліпшення картини, що створюється послугами, які надає підприємство (обличчя – марка фірми) 4.4. Контакти з відомими та невідомими механізмами 4.5. Формування громадської думки

5. Збут 5.1. Підписання угод на рівні торговельної мережі 5.2. Пошук торгових партнерів із різних географічних регіонів 5.3. Підтримка і поліпшення торговельних мереж на регіональному рівні

Цілі контролю

1. Дослідження ринку 1.1. Спостереження за розвитком галузі 1.2. Вивчення умов конкуренції (ціни, якість, упаковка) 1.3. Перегляд позиції підприємства на ринку

2. Дослідження товару 2.1. Випробування товару та його ціни (конкурентоспроможність) 2.2. Випробування реалізованості товару стосовно його функціональності, дизайну, упаковки, ціни, комерційних умов 2.3. Вивчення реакції клієнтів і споживачів на презентацію нових товарів або поліпшення товарів 2.4. Реєстрація реакції відвідувачів на аналогічні товари конкурентів

3. Дослідження рекламно-пропагандистської діяльності 3.1. Випробування ступеня популярності товарів 3.2. Дослідження ступеня ефективності рекламно-пропагандистської діяльності підприємства

4. Дослідження політики та методів комунікації Порівняння з конкурентами з точки зору ступеня інтенсивності та методики 4.2. Перегляд комунікативної політики відносно ступеня її інтенсивності (пасивна – активна – інтенсивна комунікація)

Прийоми – спеціальні події, що створюються організацією для спільного проведення часу представників громадськості та даної установи за межами службових кабінетів.

Основними причинами влаштування прийомів є:

• святкова дата працівника (працівників), організації, країни;

• урочиста подія;

• відвідування організації відомими особами чи делегацією від партнерів.

Місце проведення прийомів визначається специфікою прийому. Невеликі прийоми можна проводити в ресторані, кафе (краще в окремих кабінетах або залах), великі – у спеціально призначених для цього місцях (оренда всього ресторану, конференц-залу, театру, концертного залу). Розміщення гостей за столом, як правило, регламентується. Місце за столом (номер його) може бути вказане в запрошенні. Вважають, що треба при цьому враховувати певні правила етикету. Найбільш почесними вважаються місця біля господарів. Місця жінок та чоловіків варто чергувати.

Різновиди прийомів: епізодичні чи регулярні (прийом з нагоди п’ятої річниці створення фірми або щорічні різдвяні зустрічі); офіційні чи неофіційні. Залежно від того, у який час проводяться прийоми, вони по-різному називаються: сніданки (ленч) – о 8-12 годині; обіди – о 17-19 годині; чай – о 16-18 годині. вечеря – після 19 години. Ці види прийомів умовно приурочені до часу відповідного прийому їжі. На деякі прийоми прийнято приходити без подружжя, деякі – обов’язково відвідуються з чоловіком та дружиною.

Прийоми можуть проводитися у формі банкету, балу, пікніка. Перші – урочисті, останній проводиться на природі у невимушеній обстановці. Деякі види прийомів можуть супроводжуватися демонстраціями мод, виступами артистів, показом фільмів тощо. Денні прийоми, як правило, мають менш урочистий характер, форма одягу – звичайна ділова. Вечірні прийоми більш урочисті, вимагають відповідного одягу.

Різні прийоми передбачають різну кількість учасників. Це може бути бал на декілька сотень присутніх і ленч на двох: обидві події вважаються прийомами. Зрозуміло, характер підготовчої роботи, організація та здійснення події в цих випадках будуть мати значні відмінності. У першому випадку підготовка може тривати кілька місяців, у ній будуть задіяні десятки працівників фірми-організатора, розроблений ретельний план та сценарій проведення заходу, буде проведена реклама події, запрошення будуть розсилатися заздалегідь, у події братимуть участь представники ЗМІ. У другому випадку вся підготовча робота зводиться до замовлення місць (столика) у ресторані чи кафе і досягнення домовленості з особою, з якою планується зустріч.

На думку фахівців, до організації всіх видів прийомів треба підходити так само ретельно, як і до будь-якої іншої роботи. С.Блек звертає увагу: “Варто проявити достатню гнучкість, щоб зорієнтуватися в таких складних ситуаціях, коли, наприклад, найбільш важливі гості запізнюються або не можуть приїхати через те, що захворіли в останню хвилину чи почалася, скажімо, парламентська криза або щось на зразок цього” [60, 145].

Прийом – це захід, що проводиться з метою встановлення контактів або їх зміцнення. Саме тому доречною є постановка питання про тему обговорення. Тема бесіди, порядок виступів, як і в цілому хід прийому, повинні регламентуватися та регулюватися ведучими. Темами бесід під час обіду можуть бути питання культури, політичного життя, місцеві проблеми. Вважають, що власне про справи прийнято говорити лише після кави.

Як і інші спеціальні події, прийоми мають особливе значення, коли про них починають говорити ЗМІ. Тому інформація про проведення прийому повинна бути передана журналістам, вони можуть бути запрошені для передачі інформації, їм може бути дане інтерв’ю з цього приводу, можливі зйомки, фотографування тощо.

Конференція (від латинського – збираю в одне місце) – збори, нарада представників організації держав, соціальних груп і навіть окремих осіб (учених, практичних працівників) для обговорення різних питань.

Працівників сфери зв’язків з громадськістю цікавлять конференції як допоміжний засіб: конференція із представниками ЗМІ – прес-конференція і конференція як спеціальна подія, спрямована на вирішення комплексу завдань і, насамперед

• просування ідей;

• встановлення контактів із компетентними особами та спеціалізованими установами та організаціями;

• підвищення іміджу організації;

• як засіб пабліситі (засіб популяризації організації та її ді- яльності).

Зрозуміло, що такий поділ достатньо умовний, і в певному сенсі прес-конференція також виконує деякі з названих завдань. Але головне її завдання все ж таки – налагодження контактів зі ЗМІ. Конференція як спеціальна подія часто висвітлюється достатньо широко в ЗМІ, проте головне її завдання в іншому.

Конференції розрізняються:

• за складом учасників – наукові, науково-практичні; міжна- родні, національні; прес-конференції та брифінги тощо;

• за тематикою – наукові, політичні, екологічні, економічні, з питань міжнародних відносин тощо;

• за місцем проведення або засобами комунікації, що використовуються для їх проведення – конференції з особистісним представництвом, заочні конференції, електронні та телеконференції.

Телеконференції – це новий засіб комунікації, що поєднує можливості телефону, телебачення та обчислювальної техніки. Вони дозволяють учасникам конференції (наради тощо), не збиратися в одному місці, спілкуватися, не відриваючись від своїх робочих місць. Усі, хто бере участь у телеконференції, бачать і чують один одного, обговорюють питання, дискутують.

Вважають, що в певному розумінні це своєрідні “дошки оголошень”, на яких кожен користувач комп’ютерної мережі розміщує власну інформацію та читає, що розмістили інші. Сьогодні існує кілька тисяч телеконференцій, кожна присвячена невеликій темі, а тому має власну назву. Фахівці зазначають, що сукупність телеконференцій має ієрархічну систему, яка відображається в назві телеконференції. Для того, щоб отримувати матеріали певної телеконференції, необхідно її передплатити, тобто відправити спеціальний електронний лист за певною адресою. Після цього користувачеві інформаційної мережі будуть автоматично надходити матеріали, які виходять у світ у межах цієї конференції.

На думку спеціалістів, можна виділити такі переваги телеконференцій:

• немає потреби залишати своє робоче місце, витрачати час та кошти на переміщення в межах одного населеного пункту або за його межі (у телеконференціях можуть брати участь ті, хто знаходиться в різних країнах і навіть на різних континентах);

• організація телеконференції може здійснюватися оперативно, практично одразу ж після виникнення потреби в ній;

• немає потреби шукати приміщення, займатися розміщенням учасників конференції тощо;

• у телеконференції можуть брати участь усі бажаючі, хто має необхідну апаратуру для її проведення;

• усі учасники телеконференції можуть застосовувати необхідну наочність, графіки, діагональ, схеми, плакати тощо, давати запит за умов наявності зв’язків з базами даних на потрібну інформацію.

Специфічним і досить ефективним методом впливу на громадськість є меценатство, благодійництво та спонсорство. Т.Лебедєва зазначає, що навряд чи честолюбний радник римського імператора Гай Меценас міг передбачити, що меценатство та спонсорство на порозі ХХІ століття перетвориться в “найефективніші форми подій” і слово, похідне від його імені, буде на устах у цілих поколінь експертів, серйозно стурбованих пошуком шляхів створення відомості компаній та підприємств. Хоча заради справедливості треба зазначити, що меценатство виникло ще задовго до Меценаса в Єгипті та Давній Греції [36,60].

Благодійництво – безкорисливе надання фізичним чи юридичним особам грошової або матеріальної допомоги. Ця допомога може мати вигляд грошової підтримки або купівлі за рахунок благодійника потрібних об’єкту благодійництва речей.

Об’єктами благодійництва, як правило, є люди або організації, які не мають або мають дуже обмежені джерела для існування. Це – діти, хворі, інваліди, заклади освіти, охорони здоров’я, будинки для людей похилого віку тощо. Суб’єктами благодійництва можуть бути як окремі люди, так і установи чи організації (не обов’язково комерційні).

Майже всі країни створюють законодавчу базу для розвитку благодійництва. В Україні в 1997 році також був прийнятий закон “Про благодійництво та благодійницьку діяльність”, який створив сприятливі умови для діяльності в ім’я гуманізму та милосердя. І хоча, на думку фахівців, він має певні недоліки і не заохочує належним чином здійснювати благодійництво, перший крок у розвитку цієї важливої справи зроблено.

Благодійництво пов’язане з соціальною сферою і, на відміну від інших форм матеріальної допомоги, не пов’язане безпосередньо з очікуванням будь-якої прямої віддачі чи прибутків. Воно також ніколи не обумовлюється обов’язковими інформаційними або рекламними заходами. Головна мета благодійницької діяльності – формування іміджу. Благодійник має на меті продемонструвати, як мінімум, свою гуманність, людяність, стурбованість невирішеними соціальними проблемами (громадську зрілість, свідомість тощо), як максимум – свої матеріальні можливості.

Поряд з благодійництвом як формою допомоги в соціальній сфері існує такий різновид матеріальної підтримки в галузі культури – меценатство. Це фінансова або матеріальна допомога працівникам сфери культури та мистецтва (артистам, художникам, письменникам тощо), а також вкладання грошей у розвиток культури – відкриття музеїв, галерей, виставок, поновлення їх новими експонатами.

Оскільки майже у всіх країнах державної підтримки для розвитку культури явно недостатньо, а її комерціалізація не бажана через різні причини, без меценатства не можна обійтися. Меценатство спрямоване на підтримку іміджу мецената, хоча іноді воно супроводжується й вирішенням рекламних чи інформаційних завдань.

Найпоширенішим видом матеріальної підтримки сьогодні стало спонсорство. Спонсорство – це фінансова чи матеріальна підтримка фізичних або юридичних осіб у різних сферах су-спільного життя. Ця підтримка не може, на нашу думку, вважатися благодійництвом, оскільки вона не така вже й безкорислива. Спонсорство завжди має чітко поставлені цілі, які пов’язані не лише з підтримкою іміджу, а й з отриманням певних прибутків прямо або опосередковано. Невипадково спонсорів часто сприймають не як благодійників, а як фінансових та ділових партнерів.

Служби ПР можуть виконувати різні функції щодо спонсорства:

• PR-мени комерційних установ шукають кращі можливості для вкладання грошей;

• PR-мени некомерційних установ шукають кращих спонсорів для забезпечення діяльності своєї організації;

• і перші, і другі можуть у певних умовах виступати як об’єкти та суб’єкти спонсорської діяльності.