3.Місце служби зв’язків з громадськістю у внутрішньофірмовій ієрархії

Залежно від того, які функції виконує служба зв’язків з громадськістю в конкретній установі, вона може займати різне місце у внутрішньофірмовій ієрархії. Можна виділити кілька основних варіантів підпорядкування та розміщення в системі структурних підрозділів організації чи установи служб паблік рилейшнз.

1. Служба зв’язків з громадськістю як автономний (самостійний) підрозділ структури компанії, який безпосередньо підпорядкований одному з керівників організації (заступнику директора, головному спеціалісту тощо).

У цьому випадку керівник ПР має певні можливості впливати на прийняття управлінських рішень, а керівництво організації може отримувати інформацію достатньо оперативно. До того ж ця інформація матиме більш загальний характер і буде зорієнтована на вирішення питань, що стосуються фірми в цілому, а не лише її окремих підрозділів або сфер діяльності.

2. Служба зв’язків з громадськістю є внутрішнім підрозділом маркетингового, рекламного або якогось іншого відділу організації.

У цьому випадку служба ПР, віддалена від керівника організації, може обмежуватися лише функціями, які пов’язані зі сферою діяльності відповідного відділу. Зменшується оперативність інформації та можливість її впливу на прийняття управлінських рішень, що стосуються організації чи установи в цілому. Зрозуміло, що в такому випадку ускладнюється взаємодія служби паблік рилейшнз з іншими підрозділами підприємства, що приводить до обмеження діяльності ПР лише частиною питань, які вона може і повинна вирішувати.

На думку спеціалістів, не дуже вдалим є підпорядкування служби паблік рилейшнз таким функціям менеджменту, як рекламна, маркетингова, правова або управління персоналом. Воно позбавляє зв’язки з громадськістю її основної ролі інтерпретатора філософії, політики і програм організації для громадськості.

3. Служба зв’язків з громадськістю не тільки самостійний підрозділ установи, але й очолюється одним із заступників її першого керівника.

Альошина пише у зв’язку з цим: “Оскільки політика, філософія, корпоративна стратегія формується вищим рівнем управління організацією, функція ПР повинна бути безпосередньо підпорядкована тим, хто керує організацією в цілому” [2, 215].

С.Блек відзначає, що у великій промисловій компанії вся повнота влади належить раді директорів, і присутність керівника ПР (а це можливо в разі наявності в нього відповідного статусу) необхідна на всіх її засіданнях, що дозволить йому завжди бути в курсі всього, що відбувається. Маючи доступ до вищого колегіального органу, керівник відділу зв’язків з громадськістю буде отримувати і порядок денний засідань, і їх протоколи, що дасть йому можливість запропонувати на розгляд певну проблему. Учений називає такий аргумент на користь безпосереднього входження керівника ПР у вище керівництво: Найважливіша для роботи відділу поінформованість про рішення, що готується, до його прийняття, а не просто отримання розпо- рядження про його виконання. Працівники служби ПР повинні мати можливість розібратися не лише в політиці, що проводиться, але і в причинах прийняття тих чи інших рішень, щоб мати змогу пояснити цю політику зі знанням справи.

Учений зазначає, що в США керівник служби ПР іноді є віце-президентом або займає аналогічний пост. Він вважає, що це часто залежить від якостей конкретного працівника та його здібностей до участі у вищому керівництві: “Важко вимагати, щоб керівник служби ПР неодмінно входив до вищого керівництва. Його становище визначається його заслугами. Проте, незалежно від цього становища, украй важливо, щоб він мав прямий вихід на вище керівництво, переважно на голову чи на керівника” [9,27].

Дослідження, проведені у Великобританії, показали, що вплив вищих посадових осіб, які відповідають за зв’язки з громадськістю в ділових колах країни, постійно зростає. Близько 80% з них тепер підпорядковуються безпосередньо керівникові компанії, минаючи ланки в адміністративній системі. Приблизно 75% з "головних PR-менів" ділових структур входять у склад виконавчих дирекцій своїх компаній або у склад інших органів з такими ж функціями.²⁰

4. Фахівці звертають увагу на той факт, що іноді керівники розглядають зв’язки з громадськістю як складову їхньої діяльності, вважаючи, що представлення організації – їхній особистий обов’язок. Вони прагнуть формально або неформально очолити цю службу, не покладаючись на професіоналізм працівників ПР.

Таке становище може, як це не парадоксально, нашкодити організації та налагодженню зв’язків з громадськістю, оскільки перший керівник не має достатньо часу для проведення цієї роботи і часто не має необхідної для цієї діяльності підготовки. Крайність подібного роду – це крок до невдач у роботі ПР.

І, нарешті, останнє питання, що стосується організації роботи власних служб зв’язків з громадськістю. Як вони називаються? Практика засвідчує, що для служб, які займаються ПР-діяльністю, використовуються дуже різні назви. Це залежить не тільки від традицій, але й від того, які безпосередні функції ці служби виконують. Їх називають: відділи (управління, департаменти тощо) паблік рилейшнз, або зв’язків з громадськістю, громадських справ, корпоративних комунікацій, суспільної інформації, інформаційний центр (відділ) тощо.

В Україні найбільше поширені такі назви підрозділів установ чи організацій, які займаються зв’язками з громадськістю, – центр (управління, департамент) зв’язків з громадськістю, інформаційно-аналітичний центр. Підрозділи, що виконують лише часткові функції паблік рилейшнз, називають прес-службами або прес-групами. У посольствах, зокрема, створюються відділи преси (або інформації), які здійснююють переважно дослідницькі функції (збору інформації), спеціалізуються на щоденному спостереженні за пресою країни, підтримці зв’язку зі ЗМІ, отриманні інформації від кореспондентів, телерадіожурналістів, які, як правило, є достатньо інформованими громадянами своєї країни. Вони також знайомлять місцеву пресу з головними подіями, що відбуваються в нашій державі.