Модель відділу зв’язків з громадськістю
Запропоновані структурні одиниці відділу зв’язків з громадськістю можуть здійснювати різні види комунікацій, яких потребує установа. У виробничих організаціях можуть існувати у структурі цього відділу також рекламні та маркетингові функціональні одиниці, групи зв’язку з клієнтами та споживачами тощо. У невиробничій сфері доцільно мати спеціаліста або функціональну групу, яка б займалася пошуками спонсорів та взаємодією з ними. Такі підрозділи варто створювати в соціокуль- турній сфері, системі охорони здоров’я та фізичної культури й спорту. Зрозуміло, що структура відділу зв’язків з громадськістю буде мати свою специфіку і в засобах масової інформації, проте практично всі включені в модель функціональні групи доцільно створювати й у ЗМІ.
Оскільки найважливішою функцією системи зв’язків з громадськістю є робота з пресою, майже всі служби паблік рилейшнз мають у своїй структурі відповідний підрозділ або окремого працівника. Фахівці зазначають, що функції зв’язку з пресою можуть реалізовуватися такими структурними одиницями:
прес-секретарем;
прес-бюро;
відділом роботи з пресою;
прес-службою або прес-центром;
службою (керівником) ПР безпосередньо;
позаштатним працівником або зовнішньою консультативною фірмою на договірних умовах.
Великі організації та компанії мають власні прес-служби чи прес-центри, у невеликих організаціях ця функція може суміщатися з іншими функціями виконавця. Штаб прес-центру може складатися з різної кількості людей – від 1-2 до 20-ти і більше. Він може мати у своєму складі фото-, радіо- і телестудії. До- кладніше про зв’язки зі ЗМІ йтиметься в четвертому розділі посібника.
Структура служб зв’язків з громадськістю може бути централізованою та децентралізованою. Невеликі компанії, а також ті, які розміщені компактно в одному територіальному (географічному) районі, як правило, мають централізовану систему зв’язків з громадськістю. Вона характеризується певною монолітністю і спеціалізацією лише за функціями.
Достатньо великі, децентралізовані та розташовані в різних географічних районах компанії створюють децентралізовані комунікації. Відзначають, що в такому випадку служба ПР має центральний штаб (на малюнку – ЦШ) у великому місті, де розгалужена мережа ЗМІ, та локальні (місцеві) підрозділи (відділення або окремих фахівців, за якими закріплені певні спеціалізовані функції – на малюнку вони пронумеровані цифрами 1,2,3,4), які діють у відповідних районах, враховуючи їхню специфіку та особливості. Координація діяльності відбувається як за допомогою нормативної та інструктивної документації, що розсилається штаб-квартирою, так і особистих контактів керівників служби ПР, телефонних нарад, брифінгів тощо.
Моделі централізованої та децентралізованої служб зв’язків з громадськістю
Оскільки бізнес має різні рівні функціонування: національний, регіональний, зорієнтований на групу географічно наближених країн, та глобальний, пов’язаний з поширенням діяльності компанії на різні регіони світу, то система зв’язків з громадськістю відображає це у своїй структурі. Зокрема служби паблік рилейшнз за критеріями кордонів можуть бути:
І – національними,
ІІ – регіональними,
ІІІ – всесвітніми.
Регіональні та всесвітні за сферою діяльності служби паблік рилейшнз, маючи децентралізовану структуру, прагнуть максимально відображати у своїй діяльності особливості відповідних країн і регіонів. Для цього створюються відповідні відділення або філії в країні (регіоні).
Ті компанії, які охоплюють своєю діяльністю різні країни, як правило, мають не тільки відділення ПР у цих країнах, але й відділи в центральній штаб-квартирі, які підтримують зв’язок з відповідними філіями та відділеннями. Така структура ПР дозволяє успішно долати труднощі комунікації, пов’язані з культурними розбіжностями взагалі і з різною діловою культурою зокрема.