Excel поддерживает форматы файлов, помечаемые расширением вида xl*, а собственные документы Еxcel располагаются в файлах, имеющих расширение xls.

Excel располагает встроенной справочной системой, которая предоставляет пользователю подробное описание возможностей пакета и предлагает демонстрационные примеры, позволяющие лучше уяснить основные принципы их использования.

Лабораторная работа №1. Основы работы с программой ms Excel

Цель работы: познакомиться с основными элементами табличного процессора, приемами ввода информации в таблицы, приемами форматирования

П ри запуске программы MS Excel (Пуск/Программы/ Microsoft Excel) на экране появляется окно табличного процессора с загруженным в него документом, который называется Рабочей книгой (рис.1):

Рис. 1. Окно программы MS Excel

Окно программы Excel содержит все стандартные элементы, присущие окну приложений Windows:

• значок программы;

• строку заголовка;

• строку меню;

• панели инструментов;

• строку состояния;

• полосы прокрутки.

Строка меню Excel отличается от строки меню Word командой Данные (вместо Таблица). На панели инструментов имеются специальные кнопки для числовых данных – денежный и процентный форматы; разделитель тысяч; увеличение и уменьшение разрядности числа; кнопка для объединения и центрирования текста в группе ячеек.

Ниже панели инструментов располагается Строка формул, которая служит для ввода и редактирования данных в ячейках. В левой части строки формул находится раскрывающийся список – Поле имен, в котором отображается адрес текущей ячейки. В этой же строке во время ввода формул появляются три кнопки для управления процессом ввода.

На пересечении столбца с номерами строк и строки с обозначением столбцов находится кнопка Выделить все, которая служит для выделения всего рабочего листа.

Ниже рабочего поля располагается строка с ярлыками рабочих листов.

Рассмотрим основные понятия MS Excel.

Документ в программе Excel принято называть рабочей книгой, она состоит из совокупности рабочих листов. По умолчанию в каждой книге содержится 3 рабочих листа, но их количество можно изменять от 1 до 255. Рабочий лист имеет табличную структуру и состоит из 65 536 строк и 256 столбцов. Строки нумеруются, а столбцы обозначаются буквами латинского алфавита A,B,C, …, Z,AA, AB,AC,…,BA, BB,…,IV.

Активным листом (текущим листом) рабочей книги называется лист, с которым в данный момент работает пользователь. Ярлычок активного листа всегда имеет более светлый цвет фона, на котором полужирным шрифтом отображается его имя. Щелкая по ярлыкам можно переходить от одного листа к другому в пределах рабочей книги. Для перемещения по листам рабочей книги можно также использовать комбинации клавиш: Ctrl+Page Down и Ctrl+Page Up или группу из четырех кнопок, расположенных в левом нижнем углу рабочего окна программы Excel.

На пересечении строки и столбца располагается ячейка – наименьшая структурная единица рабочего листа. Каждая ячейка имеет адрес, который формируется из имени столбца и номера строки, на пересечении которых она располагается. Так, адрес ячейки С7 означает, что эта ячейка располагается на пересечении столбца С и строки 7 текущего рабочего листа. В тех случаях, когда необходимо сослаться на ячейки, расположенные на других рабочих листах, перед адресом указывается имя рабочего листа, на котором они расположены (например, Лист4!G9).

Активная ячейка (текущая) – это ячейка, в которой находится курсор мыши, имеющий форму прямоугольной рамки. В активную ячейку можно вводить данные и производить над ней различные операции.

Ссылка – способ указания адреса ячейки. Ссылки на ячейку используются в формулах и функциях в качестве аргументов. При выполнении вычислений на место ссылки вставляется значение, находящееся в ячейке, на которую указывает ссылка.

Блок ячеек (диапазон) – представляет собой прямоугольную область смежных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей). Адрес блока представляет собой комбинацию из адресов левой верхней и правой нижней ячеек блока, разделенных двоеточием. Например, блок с адресом "А3:В5" содержит в себе следующие шесть ячеек: А3, А4, А5, В3, В4, В5.

Excel содержит более 400 встроенных функций. Для облегчения работы с встроенными функциями используется Мастер функций.