Змістовий модуль 4 організація роботи з документами. Систематизація документів та їх зберігання в установі

Тема 1. Організація роботи діловодної служби

ОРГАНІЗАЦІЙНО-ПРАВОВІ засади діловодства варто було висвітлити в ОКРЕМОМУ модулі/розділі − бо ЦЯ ТЕМА У ДАНОМУ КОНТЕКСТІ “РОЗРИВАЄ” ДВОЄДИНУ СУТЬ ДІЛОВОДСТВА − ДОКУМЕНТУВАННЯ Й ОРГАНІЗУВАННЯ РОБОТИ З ДОКУМЕНТАМИ ТА ПОСЛІДОВНІСТЬ ВИСВІТЛЕННЯ ЦИХ ТЕМ

Служба діловодства як суб’єкт управління в установі. Служба документаційного забезпечення управління, їх структура й функції. Діловодна служба в установі. Звітність канцелярії про виконану роботу??? Спочатку про звітність, а потім − про особливості організації??. Особливості організації служби ДЗУ в органах державної влади та місцевого самоврядування???де нормативна база функціонування діловодних служб? ПОЛОЖЕННЯ про Департамент/управління/загальний відділ. Варто було розкрити особливості структур діловодних служб в залежності від ієрархічного рівня установи (на прикладі Верховної Ради України, КМУ, обласної, районної адміністрації). Посадові обов’язки працівників діловодної служби. Якість, раціоналізація і економіка діловодства???. Архів установи???Яке відношення до організації роботи діловодної служби?. Забезпечення якісного зберігання документів.

Тема 2. Організація документообігу установи

Поняття документообігу і його основні етапи. Структура та розмір??? документообігу???розмір взуття, о документообігу − ОБСЯГ!!!! Зовнішні???“входящие извне”???Чи як? документи. Вхідні документи. Вихідні документи. Первинна обробка і реєстрація документів. Розгляд керівником вхідної кореспонденції. Розподіл документів, що надійшли до установи. Документи, що не потребують реєстрації. Внутрішні документи. Обробка і реєстрація документів. Форми обліку документообігу. Порядок обробки та відправлення вихідної кореспонденції. Культура документообігу. Комплексна інформатизація завдань щодо документаційного забезпечення управління. Основні принципи організації роботи з документами. Технологія проходження ОРД (оперативне управління).

Тема.3. Порядок роботи з документами з обмеженим доступом

Особливості організації конфіденційного діловодства, використання документів з обмеженим доступом. Поділ інформації за рівнем доступу???НЕ за рівнем, а ПОРЯДКОМ доступу (див. ст. 20 Закону України “Про інформацію”): відкрита (загальнодоступну???) та з обмеженим доступом – конфіденційна й таємна??? Див. ст. 21 того ж закону: інформація з обмеженим доступом є конфіденційна, таємна та службова інформація. Відмінності конфіденційного діловодства від загального.

Організаційно-технологічні особливості конфіден­ційного діловодства. Регламентування складу документів та процесу документування. Обов’язковий облік усіх примірників конфіденційних документів, включаючи їхні проекти. Повнота реєстраційних даних про кожен документ обмеженого доступу. Фіксація проходження та місця знаходження кожного документа. Проведення систематичних перевірок наявності доку­ментів. Довільна???дозвільна??? система допуску до документів і справ. Вимоги до умов зберігання документів і до їх вико­ристання. Персональна й обов’язкова відповідальність за облік, схоронність???збереженість документів і порядок користування ними.

Нормативно-правове регулювання захисту комерційної таємниці. Поняття «конфіденційна інформація», «таємна інформація», «комер­ційна таємниця», «банківська таємниця», «режим доступу до інфор­мації».

Інформація, яка є власністю держави і перебу­ває в користуванні органів державної влади чи органів місце­вого самоврядування, підприємств, установ та організацій усіх форм власності.