2. Інвентарная кніга ў электроннай форме.

У ЦСДПБ пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме індывідуальны ўлік здзяйсняецца цэнтралізавана аддзелам камплектавання. Электроная інвентарная кніга з’яўляецца адзінай для ўсяго фонду. Кожны від дакументаў мае свой інвентарны рад. У нутры віда кожнаму дакументу ў парадку яго паступлення праграмна прысвойваецца чарговы (парадкавы) нумар. Асобна на бібліятэкі-філіялы электронныя інвентарныя кнігі не вядуцца. Па запыту можа здзяйсняцца раздрукоўка на папяровым носьбіце.

3. Інвентарная кніга ў ручным рэжыме.

У ЦСДПБ, якія працуюць у ручным рэжыме, аддзелы камплектавання вядуць інвентарную кнігу толькі на фонды ЦБ. Бібліятэкі-філіялы вядуць самастойна інвентарныя кнігі і надаюць свой парадкавы нумар кожнаму атрыманаму дакументу.

3.1. Інвентарная кніга з’яўляецца глоўным уліковым дакументам бібліятэкі, уяўляе сабой вопіс усіх дакументаў, якія паступілі ў бібліятэку і мае значэнне грашовага дакумента. У Інвентарную кнігу запісваюцца толькі тыя дакументы, якія бяруцца бухгалтэрыяй на баланс. Па інвентарных кнігах можна даведацца аб кошце кнігі, навесці даведкі аб часе яе набыцця ў бібліятэку, калі кніга выйшла з друку. З інвентарнай кнігі бачна, ці ёсць кніга ў бібліятэцы, ці ўжо спісана, па якому акту і калі, а гэта ў сваю чаргу, дае магчымасць дазнацца, па якой прычыне выбыла кніга. Па інвентарных кнігах правяраюць і перадаюць фонд бібліятэкі. Інвентарная кніга забяспечвае кантроль за захаванасцю фонда.

3.2 Падрыхтоўка Інвентарнай кнігі да работы.Кожная Інвентарная кніга павінна быць правільна аформлена. Перш за ўсё трэба пранумраваць старонкі ва ўсёй кнізе. Прастаўляюцца інвентарныя нумары з першай да апошняй старонкі. Кожная старонка прызначана да запісу 25 экз. Каб пазбегнуць памылкі трэба спачатку праставіць апошнія інвентарныя нумары на старонцы. Яны будуць заканчвацца на ...25,...50,...75,...0, а потым запоўніць усю старонку. У гэтым выпадку недакладнасць будзе у межах адной старонкі.

Афармляюць вокладку і тытульны ліст, дзе прыводзяць поўную назву бібліятэкі, нумар інвентарнай кнігі, колькасць інвентарных нумароў, ад інвентарнага нумару да інвентарнага нумару.

На карашке прыводзяць парадкавы нумар інвентарнай кнігі, першы і апошні інвентарны нумар.

На адвароце апошняй старонкі, дзе адсутнічае адпаведнае тыпаграфскае афармленне, робіцца запіс “У гэтай інвентарнай кнізе налічваецца... старонак”, які завяраецца подпісам дырэктара ЦСДПБ і пячаткай. Інвентарная кніга замене не падлягае.

3.3Правілы запаўнення граф Інвентарнай кнігі. Інвентарная кніга ўяўляе сабой вопіс усіх дакументаў, якія паступілі ў ббліятэку. Запісы ў ёй размяшчаюцца ў храналагічным парадку паступленняў і ўлічваючы, што гэта галоўны грашовы дакумент павінны весціся акуратна, разборлівым почыркам. Падчысткі не дапускаюцца. Памылкі перакрэсліваюцца тонкай рыскай, правільны надпіс робіцца зверху і завяраецца подпісам бібліятэкара ў графе “Заўвагі”, вось чаму трэба ведаць правілы запаўнення граф (гл. дадатак № 5).

Графа “Дата запісу”. Запіс размяшчаецца ў храналагічным парадку паступленняў. Пры запісе ўказваецца дата рэгістрацыі дакумента, чысло і месяц, а год уверсе старонкі. Чысло і месяц на кожным радку не паўтараюць, але калі запіс пераносіцца на наступную старонку на першым радку дату запісу пішуць зноў.

Графа “Інвентарны нумар” павінна быць запоўнена раней.

Графа “Адзнака аб праверцы фонду” запаўняецца пры праверцы, здачы фонду.

Графа “Аўтар і загаловак” запаўняецца па правілах запісу кніг ва ўліковых дакументах, у адпаведнасці з існуючымі ДАСТамі.

Графа “Год выдання” прыводзіцца год выхаду кнігі поўнасцю (2007, 2008 і г.д.)

Графа “Цана” – прыводзіцца кошт кожнага дакумента ў адпаведнасці з прадстаўленай цаной і звесткамі суправаджальнага дакумента.

Графа “№ і дата акта аб выбыцці” запаўняецца пасля выключэння дакументаў з бібліятэкі. Прастаўляецца нумар акта на выбыццё і дзве апошнія лічбы года (234/08).

Графа “Заўвагі” апрача выпраўленых памылак, дапушчаных пры запісе ў Інвентарную кнігу, адзначаюцца рознага роду сур’ёзные дэфекты, выяўленыя ў дакуменце, асаблівасці найбольш каштоўных дакументаў, звесткі аб асобна выдадзеных дадатках і завяраюцца подпісам бібліятэкара.

Пры запісе некалькіх экзэмпляраў (дублетаў) аднаго і таго ж дакумента ва ўсіх графах, акрамя “Інвентарны нумар” і “Цана”, прастаўляецца двукоссе.

Калі запісваецца запар мнагатомнае выданне пад адной назвай, то акрамя двукосся неабходна ўказать нумар тома, часткі, выпуску.

Пры пераносе запісаў дублетаў на наступную старонку звесткі аб дакуменце зноў паўтараюцца ва ўсіх графах.

Кожны экзэмпляр, што падлягае занясенню ў Інвентарную кнігу, атрымлівае асобны, толькі яму прысвоены інвентарны нумар, які прастаўляецца на тытульным лісце, на 17 і апошняй старонцы пад тэкстам.

Для вызначэння прыналежнасці дадзенага дакумента да фонду ЦБ або пэўнага філіяла побач з інвентарным нумарам праз працяжнік указваецца іх умоўнае абазначэнне (сігла), або на адвароце тытульнага ліста кожнага выдання прастаўляецца штэмпель адпаведнага філіяла.

Нумары дакументаў, што выбываюць з фонду бібліятэкі, ніколі ніякаму іншаму выданню не прысвойваюцца. Іншымі словамі ў далейшым не выкарыстоўваюцца.

Інвентарная кніга як у электроннай форме, так і ў друкаванай вядзецца асобна на кожны від бібліятэчных дакментаў, акрамя перыядычных выданняў, формай індывідуальнага ўліку якіх з’яўляецца рэгістрацыйная картатэка.

Пасля зверкі атрыманай партыі з суправаджальным дакументам, падліку колькасці экземпляраў і іх маркіроўкі ажыццяўляецца сумарны індывідуальны ўлік і афармляецца разліковы дакумент з бухгалтэрыяй. Ва ўмовах работы ў ручным рэжыме ім можа быць суправаджальны дакумент, на адвароце якога робіцца наступны запіс:

“Атрымана ___экзэмпляраў на суму _____рублёў. З іх______экзэмпляраў на суму_____рублёў балансаваму ўліку е падлягаюць. Запіс у кнізе сумарнага ўліку №____ад____”.

Разліковы дакумент любой формы падпісваецца загадчыкам аддзела камплектавання (пры адсутнасці аддзела – адказным за камплектаванне) і перадаецца ў бухгалтэрыю.