Пытанні для самаправеркі

1. Якой інструкцыяй мы карыстаемся пры запаўненні ўліковых дакументаў?

2. Што такое сумарны ўлік, дайце яго азначэнне.

3. Што з’яўляецца формай сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду і з якіх частак яна складаецца?

4. Раскажыце аб сумарным уліку ў аўтаматызаваным рэжыме.

5. Якімі правіламі трэба карыстацца пры запаўненні I часткі “Кнігі сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду ЦСДПБ і бібліятэк філіялаў”

6. Чым спачатку запаўняюцца ўсе графы і як праверыць правільнасць іх запаўнення?

7. Як ажыццяўляецца перанос, калі запіс не змяшчаецца на адной старонцы кнігі сумарнага ўліку?

Тэма: Індывідуальны ўлік дакументаў

План:

1. Уліковы каталог. Уліковы каталог у аўтаматызаваным рэжыме

2. Інвентарная кніга ў электроннай форме.

3. Інвентарная кніга ў ручным рэжыме.

0. 3.1. Значэнне інвентарнай кнігі.

1. 3.2. Падрыхтоўка інвентарнай кнігі да работы.

2. 3.3.Правілы запаўнення граф Інвентарнай кнігі.

Індывідуальны ўлік – рэгістрацыя ва ўліковай форме кожнага экзэмпляра дакумента, які паступіў у фонд бібліятэкі або выбыў з яго.

Формамі індывідуальнага ўліку з’яўляецца:

- электронная інвентарная кніга, якая змяшчае ўсю неабходную для індывідуальнага ўліку інфармацыю, з магчымасцю раздрукоўкі копій на паперы;

- друкаваная (кніжная) інвентарная кніга .

- картачная (рэгістрацыйная картатэка);

- уліковы каталог.

У ЦСДПБ, якія працуюць у ручным рэжыме, аддзелам камплектавання вядзецца ўліковы каталог . З пераходам на Інвентарныя кнігі вядзенне ўліковага каталога як фінансавага дакумента спынена. Яго рэтраспектыўная частка належыць захоўванню ў адпаведнасці з правіламі захоўвання фінансавых дакументаў. За ўліковым каталогам застаецца функцыя службовага алфавітнага каталога. Карткі на новыя паступленні павінны змяшчаць інфармацыю аб месцазнаходжанні кожнага экзэмпляра бібліятэчных дакументаў.

На кожны бібліятэчны дакумент у каталозе афармляецца асобная каталожная картка. Гл. дадатак № 5.1. На адным баку карткі змяшчаюцца поўнае бібліяграфічнае апісанне дакумента, цана, абазначанная ў суправаджальным дакуменце, шыфр захавання дакумента, поўны індэкс, тыраж паметкі аб дадатковых запісах, якія робяцца ў чытацкім алфавітным каталозе. Ва ўліковым каталозе дапаможныя, дадатковыя, спрошчаныя апісанні не ўжываюцца.

Адваротны бок карткі падзяляецца на дзве часткі. Верхняя разлінейваецца на квадраты (якія ўмоўна носяць назву сіглы) адпаведна колькасці структурых падраздзяленняў ЦБ і філіялаў у ЦСДПБ, умоўныя абазначэні якіх вызначае ЦБ. У сетцы адзначаецца размеркаванне атрыманых экзэмпляраў дакумента.

Ніжняя частка адлюстроўвае рух агульнай колькасці экзэмпляраў назвы, “Год, нумар запісу у кнізе сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду, колькасць экзэмпляраў, якія паступілі” прастаўляюцца дзве апошнія лічбы года, праз працяжнік – нумар запісу партыі, у складзе якой экзэмпляраў гэтага выдання, напрыклад, 09-7-24.

Пры выбыцці дакумента ў графе “№ акта, колькасць экзэмпляраў, якія выбылі” адзначаецца нумар акта і праз працяжнік – колькасць экзэмпляраў, якія выбылі, напрыклад, 134-5.

Усе карткі ўліковага каталога расстаўляюцца па правілах арганізацыі алфавітнага каталога.

Калі атрымоўваюць такое ж самае выданне, але праз якісці час, новая картка ўліковага каталога не заводзіцца, а на той картачцы, што ёсць, дапісваюць, у якім годзе, у якой партыі і колькі экзэмпляраў паступіла гэтай кнігі. Гэтыя паступленні дабаўляюць у адпаведны філіял. На кожнае перавыданне складаецца самастойная картка.

1.1. Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме звесткі аб размеркаванні паступленняў збіраюцца ў ЭВМ у табліцы размеркавання дакументаў па структурных падраздзяленнях, якія знаходзяцца ў камп’ютарнай базе. На аснове даных табліцы размеркавання дакументаў па структурных падраздзяленнях праграмна фарміруецца і раздрукоўваецца зводная ведамасць уліку размеркавання дакуметаў па ЦСДПБ.

Кожны від дакументаў мае самастойны рад у каталозе і выдзяляецца за цэнтральным рздзяляльнікам з адпаведным надпісам, напрыклад, “электронныя дакуметы”, “АВ – дакументы”, “Ноты”, “Карты” і гэтак далей, за якімі ставяцца карткі з апісаннем дакумента адпаведнага віду.

У асобны рад таксама выдзяляюцца карткі на дакументы, якія не бяруцца на баланс. Пасля сумарнага ўліку на кожны з іх заводзіцца самастойная картка. Безбалансавыя (нефандуемыя) дакументы інвентарны нумар не атрымоўваюць.

Доступ да ўліковага каталога дазваляецца толькі супрацоўнікам АК і А ЦБ. Ён захоўваецца ў асобным службовым памяшканні. Карткі павінны быць абавязкова замацаваны. Адказнасць за яго захаванасць ускладаецца на кіраўніка аддзела.