Пытанні для самаправеркі

1. Якое значэнне мае ўлік у рабоце бібліятэк?

2. Пералічыце патрабаванні, якія прад’яўляюцца да ўліку.

3. Растлумачце, што такое адзінка ўліку бібліятэчнага фонду. Якія адзінку ўліку існуюць для розных відаў дакументаў, чаму трэба каб адзінка ўліку адпавядала адзінцы кнігавыдачы?

4. Якія Вы ведаеце віды і формы ўліку?

5. Расскажыце аб парадку прыема дакументаў, якія паступаюць у АК і АЦБ

6. Якія дакументы бухгалтэрыя бярэ на баланс і што не бярэцца на баланс?

7. Як прымаюцца кнігі, якія паступілі без суправаджальнага дакумента?

7.1. Як нумаруюцца акты на прыём дакументаў?

7.2. З якіх 2-х частак складаецца акт?

7.3. Калі спіс кніг пералічваецца ў акце, а калі складаецца асобна?

7.4. Хто ўдзельнічае ў складанні акта?

7.5. Колькі экзэмпляраў акта складаецца на дакументы, якія паступілі без суправаджальнага дакумента?

7.6. Пералічыце правілы запаўнення графы “Аўтар і назва”.

Тэма: Сумарны ўлік дакументаў

План:

1. Сумарны ўлік у аўтаматызаваным рэжыме.

2. Сумарны ўлік у ручным рэжыме.

0. Правілы запаўнення граф кнігі сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду.

Сумарны ўлік – рэгістрацыя ва ўліковай форме партый усіх відаў дакументаў з мэтай атрымання дакладных звестак аб фондзе бібліятэкі ці ЦСДПБ: аб’ёме, складзе і ўсіх зменах, якія ў ім адбываюцца.

Сумарнаму ўліку бібліятэчнага фонду падлягаюць усе дакументы, якія ўключаюцца і выключаюцца з яго.

Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме сумарны ўлік здзяйсняецца шляхам накаплення ў ЭВМ звестак аб паступленнях, стане фонду і яго руху.

Электронная кніга сумарнага ўліку (ведамасць сумарнага ўліку) вядзецца толькі на адзіны фонд. Прыкладная форма прыведзена згодна з дадаткам № 2. Асобна на філіялы ведамасці сумарнага ўліку не вядуцца. Пры неабходнасці выніковыя даныя за адпаведны перыяд выводзяцца на папяровы носьбіт. Цана ўказваецца толькі на новыя паступленні. Ведамасць сумарнага ўліку можа быць формай справаздачы перад адміністрацыяй і бухгалтэрыяй.

1. Сумарны ўлік у ручным рэжыме.

Формай сумарнага ўліку ў ручным рэжыме з’яўляецца кніга сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду, якая складаецца з трох частак:

Частка 1 Паступленне ў фонд

Частка 2 Выбыццё з фонду

Частка 3 Вынікі руху фонду

У ЦСДПБ кнігі сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду вядуцца аддзелам камплектавання на ўсю сістэму, а таксама асобна на фонды ЦБ і бібліятэк філіялаў.

Кожная партыя дакументаў па меры паступлення рэгулярна запісваецца ў першай частцы на асобным радку пад чарговым нумарам. Па аднаму суправаджальнаму дакументу адводзіцца адзін радок.

Як усе ўліковыя дакументы кніга сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду патрабуе вялікай дакладнасці. Весціся павінна акуратна, разборлівым почыркам. Падчысткі не дапускаюцца. А калі памылка ўсёж з’явілася, то памылка перакрэсліваецца і зверху робіцца правільны надпіс. Закрэсліванне робяць тонкай рыскай, каб было добра бачна тое, што было раней напісана. Выпраўленне павінна быць агаворана і завяраецца подпісам бібліятэкара ў канцы радка. Напрыклад: Выпраўленаму у гр. “2” верыць і подпіс. Вось чаму, запаўняючы кожную графу кнігі сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду, трэба прытрымлівацца наступных правіл:

2.1. Правілы запаўнення граф кнігі сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду. Дадатак № 3 .

Графа 01 “Дата запісу” запаўняецца ў дзень запісу. Прыводзяць чысло, месяц і две апошнія лічбы года. Напрыклад: 05.06.04 г.

Графа 02 “Нумар запісу” Нумарацыя запісаў аб паступленні ў фонд штогод пачынаецца з № 1 і далей кожнай партыі прысвойваецца чарговы парадкавы нумар. Пазней гэты нумар будзе прастаўляцца на саправаджальным дакуменце.

Графа 03 “Адкуль паступілі” – робіцца сціслы, кароткі запіс аб крыніцы камплектавання (напрыклад: маг. № 3, калектар, замена, падпіска, дар.чыт.)

Графа 04 “Нумар суправаджальнага дакумента” – прыводзіцца толькі нумар рахунка, накладной, копіі чэка (№634, № 530), а калі па акту, то слова акт і яго нумар (Акт № 2).

Графа “Усяго” даецца ў экзэмплярах і назвах. У першай графе адзначаецца ўсяго, што ёсць у партыі паступіўшых дакументаў: кніг, брашур, мікраформ, АВ дакументаў, выяўленчых, электронных і іншых дакументаў.

Графа “Кніг, брашур” даецца ў экзэмплярах і назвах. Кніга – неперыядычнае тэкставае выданне аб’ёмам звыш 48 старонак; брашура – кніжнае выданне аб’ёмам звыш 4, але не больш за 48 старонак.

Графа “Перыёдыкі” часопісаў і газет даецца ў экзэмплярах і назвах. Зводныя звесткі аб часопісах і газетах, якія паступілі за год, рэгістрыруюцца у першай частцы кнігі сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду ў канцы года.

Графа 5 “Мікраформ”. Мікраформы (мікрафільмы, мікрафішы, мікракарты, ультрамікракарты і іншыя) – фотадакументы, якія пры выкарыстанні патрабуюць адпаведнага павелічэння пры дапамозе мікраграфічнай тэхнікі.

Графы 6, 7, 8 “АВ - дакументы” – гэта носьбіты вобразнай, гукавой і вобразна-гукавой інфармацыі, для ўспрымання якой неабходна выкарыстанне спецыяльных тэхнічных сродкаў. Да АВ-дакументаў адносяцца матэрыялы для аўдыравання (грампласцінкі, магнітныя плёнкі, касеты, кампакт-дыскі), візуальныя матэрыялы (дыяпазітывы, неагучаныя кіна- і відэафільмы, галаграмы) і камбінаваныя АВ-дакументы (агучаныя кінакарціны і відэазапісы).

Графа 9 “Выяўленчыя дакументы” – гэта дакументы, большасць аб’ёму якіх займае відарыс з кароткім тэкстам або без яго, - выяўленчыя плакаты, гравюры, літаграфіі, лубкі, выяўленчыя рэпрадукцыі, мастацкія паштоўкі, прыкладная графіка, мастакія і дакументальныя фотаматэрыялы, чарцяжы, дыяграмы, схемы.

Графа 10 “Электроны дакумент” – дакумент, на якім інфармацыя, прызначаная для ўспрымання з дапамогай адпаведных тэхнічных і праграмных сродкаў. Электронны дакумент уяўляе сабой сукупнасць даных, якія змешчаны ў памяці ЭВМ або запісаны сродкамі электроннай вылічальнай тэхнікі на машыначытаемы носьбіт (дыскету, CD-ROM, DVD-ROM і гэтак далей) і аформлены ва ўстаноўленым парадку.

Кнігі, часопісы і базы даных на CD-ROMах, DVD-ROMах улічваюцца як электронныя дакументы.

Графа 11 “Іншыя дакументы: нот, карт, стандартаў і інш”.

Нотны дакумент – выданне, большую частку якога займае нотны запіс музычных твораў з тэкстам ці без яго.

Да картаграфічных дакументаў адносяцца выданні, большую частку аб’ёму якіх займаюць картаграфічныя відарысы – карты, картасхемы, планы, атласы і гэтак далей з кароткім тэкстам ці без яго.

Пасля таго, як запоўнены гэтыя графы трэба праверыць, графа першая “Усяго” павінна даваць разам усе пранумараваныя графы. З графы 2 па графу 11 (1 = з 2 па 11).

Далей вызначаецца з агульнай колькасці мастацкай літаратуры і на беларускай мове, адпаведна графы 12 і 13, яны бяруцца з графы першай “Усяго”.

Графа 14 “На суму” – прыводзіцца кошт, які адзначаны ў суправаджальным дакуменце.

Графа 15 “Усяго паступіла” паўтарае графу першую.

Размяркаванне ў графах трэба рабіць спачатку алоўкам, праверыць ці няма памылак, а потым запісаць чарніламі.

Калі запіс на старонцы не змяшчаецца ўнізе пішуць словы “Да пераносу” і ўсе графы складаюць у слупок. На новай старонцы на першым радку пішуць словы “Перанос” і пераносяць усе складзеныя графы з папярэдняй старонкі, а потым працягваюць пісаць усе наступныя паступленні.