1. Для кніг і брашур – экземпляр і назва.

- кожны том (выпуск, частка, нумар) мнагатомных дакументаў улічваюцца, як самастойны экземпляр і назва.

- кожная кніга і брашура, якія ўваходзяць у серыю, улічваюцца, як асобныя экземпляр і назва.

- асобна выдадзеныя дадаткі да кніг у выглядзе атласаў, карт, нот, дыскет, CD-ROMаў, якія маюць індывідуальны загаловак, асабісты ISBN, з’яўляюцца асобнай адзінкай уліку, а пры адсутнасці самастойнага значэння асобна не ўлічваюцца.

- кнігі і брашуры, штучна аб’яднаныя агульным пераплётам, улічваюцца кожнае выданне асобна.

2.Часопісы ўлічваюцца ў экземплярах і назвах.

- здвоеныя нумары, аб’яднаныя выдавецтвам, улічваюцца як адзін экземпляр і назва.

- перыядычныя дадаткі да часопісаў, якія выдаюцца асобна і маюць індывідуальны загаловак, уласную нумарацыю і цану, улічваюцца самастойна. Калі яны збрашураваны з часопісам, то асобна не ўлічваюцца.

3. Газета – адзінкай уліку з’яўляецца гадавы камплект і назва. Калі падпіска была зроблена на адзін квартал або паўгоддзе і больш не працягвалася, то адзінкамі ўліку з’яўляюцца гэтыя камплекты.

- адзінкамі ўліку асобных разрозненных экземпляраў унікальных газет з’яўляецца экземпляр і назва.

4. Нотны дакумент улічваецца як экземпляр і назва, калі ён лічыцца кнігай.

Гэта:- рэпертуарны зборнік

- літаратурна-музычны мантаж

- дапаможнік па тэхніцы танца з нотамі

- спеўнік з нотамі і без нот.

-выданне музычна-тэарэтычнага характару, у якім ноты з’яўляюцца ілюстрацыяй.

5. Выяўленчыя дакументы ўлічваюцца ў экземплярах і назвах.

- выяўленчыя дакументы аб’яднаныя выдавецкай папкай, улічваюцца, як асобны экземпляр толькі пры наяўнасці самастойнай назвы і цаны.

6. Картаграфічныя дакументы ўлічваюцца ў экземплярах і назвах.

- карта, выдадзеная на адным лісце, улічваецца як адзін экз. і назва.

7. АВ – дакументы. Кожная іх самастойная адзінка ўлічваецца як адна назва і адзін экзэмпляр незалежна ад колькасці састаўляючых адзінак і відаў уключаных у камплект матэрыялаў.

8. Электронны дакумент – гэта дакумент, на якім змешчана інфармацыя, прызначаная для ўспрымання з дапамогай адпаведных тэхнічных і праграмных сродкаў. Ён уяўляе сабой сукупнасць даных, якія змешчаны ў памяці ЭВМ або запісаны на машыначытаемым носьбіту (дыскета, CD-ROM і г.д.)

Адзінкай уліку з’яўляецца экземпляр і назва.

9. Мікраформы – фотадакументы, якія пры выкарыстанні патрабуюць адпаведнага павелічэння пры дапамозе мікраграфічнай тэхнікі.

Адзінка ўліку – экземпляр і назва.

Віды і формы ўліку.

У бібліятэках прымяняюцца два віды ўліку:

1. Сумарны ўлік – гэта рэгістрацыя партый усіх відаў дакументаў у ручным і аўтаматызаваным рэжыме. Партыя – гэта любая колькасць дакументаў, што атрыманы па аднаму суправаджальнаму дакументу. Формай сумарнага ўліку з’яўляецца “Кніга сумарнага ўліку бібліятэчнага фонду”, якая складаецца з трох частак:

ч. 1 – Паступленне ў фонд

ч. 2 – Выбыццё з фонду

ч. 3 – Вынікі руху фонду

2. Індывідуальны ўлік – гэта рэгістрацыя кожнага экземпляра дакумента, які паступіў у фонд або выбыў з яго. Формамі індывідуальнага ўліку з’яўляюцца:

- Інвентарная кніга (у ручным і аўтаматызаваным рэжыме)

- Уліковы каталог

- Рэгістрацыйная картатэка ўліку газет і часопісаў

Прыём паступаючых дакументаў

Фонд бібліятэкі папаўняецца з розных крыніц: бібкалектара, кніжных магазінаў, выдавецтваў, абменна-рэзервовых фондаў, дар чытачоў ці ўстаноў, па падпісцы.

Усе дакументы, якія паступаюць у бібліятэку ці аддзел камплектавання і апрацоўкі (АК і А) ЦБ, прымаюцца па суправаджальнаму дакументу (рахунак, накладная, акт і г.д.). Запісы ў суправаджальным дакуменце звяраюцца з прозвішчам аўтараў, назвай, цаной і колькасцю экзэмпляраў атрыманых дакументаў. Калі даныя супадаюць, побач з парадкавым нумарам данага выдання ставіцца значок V. Адначасова цана з суправаджальнага дакумента пераносіцца на форзац дакумента.

У выпадку выяўлення разыходжанняў са звесткамі суправаджальных дакументаў, а таксама прысланых без заказу непатрэбных бібліятэцы або дэфектных экземпляраў у трохдзённы тэрмін складаецца акт у 2-х экз. з удзелам не меньш трох асоб, адказных за прыём. Першы экзэмпляр акта застаецца ў бібліятэцы, другі напраўляецца ў арганізацыю, адкуль атрыманы кнігі. У акце ўказваецца патрабаванне даслаць кнігі, якіх не хапіла, ці замяніць дэфектныя і незаказаныя кнігі.

Усе дакументы, якія ўключаюцца ў фонд бібліятэкі, маркіруюцца. Пры гэтым могуць быць выкарыстаны штэмпелі, экслібрысы (кніжныя знакі), індывідуальныя машыначытаемыя штрыхавыя коды і г.д. Адзіны штэмпель ЦБС ставіцца на тытульным лісце, а пры яго адсутнасці – на першай старонцы, на 17-й і апошняй старонках выдання кніжнага тыпу, на этыкетцы грампласцінкі, на ўпакоўцы кампакт-дыска, на этыкетцы дыскеты, дыяфільма, мікрафільма, на рамцы слайда. Пры гэтым нельга дапускаць пашкоджання тэксту або ілюстрацый. ЦБ і бібліятэкі-філіялы прастаўляюць свой штэмпель на адвароце тытульнага ліста.

Пасля заканчэння зверкі і маркіроўкі ажыццяўляецца індывідуальны і сумарны ўлік і афармляецца разліковы дакумент з бухгалтэрыяй. Ва ўмовах работы ў аўтаматызаваным рэжыме выкарыстоўваецца дакумент згодна дадатку №4 інструкцыі. Ва ўмовах работы ў ручным рэжыме на адваротным баку суправаджальнага дакумента робіцца запіс: “Атрымана _____экз. на суму______руб. З іх_____экз. на суму______руб. балансаваму ўліку не падлягаюць. Запіс у “Кнізе сумарнага ўліку” №_____ад_____________________

(дата)

Подпіс загадчыка АК іА.

Бухгалтэрыя бярэ на балансавы ўлік кошт уключаных у бібліятэчны фонд адзінак захоўвання ў адпаведнасці з указанымі ў суправаджальным дакуменце звесткамі.

Не бяруцца на баланс праграмы для вывучэння розных дысцыплін, метадычныя матэрыялы, распрацаваныя выкладчыкамі навучальных устаноў, плакаты, буклеты, дзіцячыя альбомы для размалёвак і выразання, календары на бягучы год.

Перадачы партый з АК і А у філіялы ажыццяўляецца па розных формах, прынятых у ЦСДПБ: накладных, індыкатарах, інвентарных лістах і г.д.

Калі кнігі паступаюць без суправаджальнага дакумента, напрыклад, у дар, то складаецца акт прыёму, які складаецца ў адным экзэмпляры. Нумарацыя актаў на прыём штогод пачынаецца з № 1.

Акт складаецца з тэкставай часткі і пераліку (спісу) кніг. Калі кніг да 4 экз., іх пералік уключаецца ў тэкставую частку, калі больш – спіс складаецца асобна.

У складанні акта ўдзельнічаюць тры чалавекі – работнікі бібліятэкі і асоба, якая падаравала кнігі. У тэкставай частцы ўказваецца дата складання акта, пералічваюцца поўныя імёны і пасады асоб, што складалі акт, поўная назва бібліятэкі, колькасць экзэмпляраў і сума прынятых у дар дакументаў.

Форма акта гл. дадатак № 1.

Спіс складаецца па наступных графах:

№ п/п

Аўтар і назва

Цана

Колькасць экз.

Сума

Кнігі запісваюцца па наступных правілах:

1. Для запісу кожнай назвы кнігі адводзіцца адзін радок. Калі назва не змяшчаецца, апошнія словы адкідваюцца і замяняюцца шматкроп’ем. Для асобных тамоў мнагатомных выданняў абавязкова прастаўляецца нумар тома.

2. Кнігі, якія маюць 1, 2, 3 аўтараў, запісваюцца пад прозвішчам першага аўтара, а кнігі 4-х і больш аўтараў запісваюцца пад назвай.