3. Падрыхтоўка да праверкі. Да плнавай праверкі фонду бібліятэкі-філіяла неабходна рыхтавацца за 2-3 месяцы.

У працэсе падрыхтоўкі неабходна ажыццявіць рэдагаванне алфавітнага каталога, выбарачна праверыць, ці выключаны карткі на кнігі, якія выбылі паміж двума праверкамі, а калі кнігі ў некалькіх экзэмплярах, то ці зроблены адпаведныя паметкі на картках алфавітнага каталога, у “Інвентарнай кнізе”. У тым выпадку, калі выяўлены пропускі, неабходна правесці паўторную сплашную праверку актаў і аформіць належным чынам. Яшчэ раз зверыць у аддзеле камплектавання і апрацоўкі ЦСДПБ, данныя ўліку бібліятэчнага фонду (па “Кнізе сумарнага ўліку...”). Затым праглядзець фармуляры чытачоў, дакументы, што сведчаць аб выдачы кніг у бібліятэчныя пункты, перасоўкі, ліквідаваць запазычанасць.

Калі кнігі не абменьваліся ў перасоўках, бібліятэчных пунктах, то неабходна абмяніць.

У выніку гэтай работы ўзнікне неабходнасць ва ўліку кніг, што прыняты замест страчаных. Усю замену, што накапілася ў бібліятэцы, неабходна аформіць.

Пасля гэтага праглядаюць фонд, правяраюць расстаноўку кніг, імкнуцца падтрымліваць парадак на паліцах і далей. Адбіраюць зношаныя выданні, устарэлыя па зместу, дублетныя, няпрофільныя выданні. Калі праверка блізкая да тэрмінаў, калі ЦСДПБ ажыццяўляе выключэнне дакументаў, то ў бібліятэцы-філіяле трэба скласці акты на выключэнне выданняў па кожнай прычыне, перадаць іх у АК і А ЦСДПБ. Пасля таго як зацверджаныя дырэктарам ЦСДПБ акты паступілі ў бібліятэку-філіял, ажыццяўляецца сумарны і індывідуальны ўлік выбыўшых выданняў.

Затым наводзяць парадак ва ўліку кніг, што атрыманы па МБА і унутрысістэмнаму кнігаабмену – праверыць па “Сшытку ўліку МБА” і асобна іх захоўваць.

Падставай для праверкі фонду бібліятэкі-філіяла з’яўляецца загад ЦСДПБ. Да праверкі фонду ЦСДПБ – загад вышэстаячай арганізацыі (аддзела культуры), у якім адзначаецца ў які тэрмін павінна быць праведзена праверка фонду бібліятэкі-філіяла, вызначаецца склад камісіі па праверцы фонду. Старшынёй камісіі па праверцы фонду бібліятэкі-філіяла можа быць або работнік ЦБ (супрацоўнік аддзела апрацоўкі і камплектавання), або прадстаўнік грамадскасці (Старшыня Савета б-кі), а пры праверцы фонду ЦБ – інспектар раённага ці гарадскога аддзела культуры.

У задачу камісіі уваходіць: састаўленне каляндарнага плана праверкі, падрыхтоўка да праверкі, знаёмства з дакументацыяй, інструктаж удзельнікаў праверкі (як работнікаў бібліятэкі, так і членаў актыву бібліятэкі-філіяла), правядзенне самой праверкі, падвядзенне вынікаў.

Чым дакладней праведзены падрыхтоўчыя мерапрыемствы, тым больш якаяснай будзе праверка, тым менш непаразуменняў будзе пры падвядзенні вынікаў праверкі.

На час праверкі фонду бібліятэкі-філіяла, як правіла, кнігі чытачам не выдаюць, толькі прымаюць ад чытачоў. На відным месцы камісія вывешвае аб’яву с указаннем, калі бібліятэка-філіял закрываецца на праверку і калі пачне працаваць.

У перыяд падрыхтоўкі да праверкі і падвядзення вынікаў, філіял можа функцыяніраваць нармальна і выдаваць кнігі чытачам.

4. Праверка фонду. Тэхніка прверкі. Праверка фонду бібліятэкі можа ажыццяўляцца двума спосабамі:

1. Пры дапамозе кантрольных талонаў

2. Шляхам непасрэднай зверкі выданняў з “Інвентарнымі кнігамі”.

Пры рабоце ў аўтаматызаваным рэжыме праверка фонду робіцца па выведзенай на папяровы носьбіт інвентарызацыйнай ведамасці, у якой дакмуенты адсартаваны па палічнаму індэксу

Калі праверка фонду ажыццяўляецца з дапамогай кантрольных талонаў, то на кожны экзэмпляр кнігі выпісваюць талон, на якім указваюць інвентарны нумар, прозвішча аўтара, назву кнігі) калі прозвішча аўтара адсутнічае, першае слова назвы), год выдання і цану.

Кантрольныя талоны ўкладваюць у кішэньку кнігі. Пасля таго як састаўлены талоны на ўвесь фонд, члены камісіі вынімаюць іх з кніг, адначасова правяраюць дакладнасць запісу. На форзацах кніг робяць адзнаку аб праверцы (спецыяльны штэмпель выкарыстоўваюць, або пішуць ад рукі 2009 ці 09). Затым талоны складваюць у падрыхтаваныя каталожныя скрыні.

Стэлажы, на якіх кнігі правераны і талоны на іх вынуты, адзначаюць надпісам “Праверана”. Гэта дазваляе бачыць правераную і неправераную частку фонда і не пераблытаць стэлажы.

Далей выпісваюць кантрольныя талоны на кнігі, якія лічацца за чытачамі, у бібліятэчных пунктах.

Кнігі, што вернуты чытачамі, не ставяць на паліцы, а змяшчаюць у спецыяльна адведзенае месца, правяраюць іх толькі тады, калі правераны ўвесь фонд.

Неабходна звярнуць увагу на тое, каб дзе-небудзь не засталося неправераных кніг (адкладзеных у рамонт, адобраных да спісання). Час, неабходны для праверкі фонду бібліятэкі-філіяла вызначаецца зыходзячы з прыкладных дзённых нормаў:

напісанне талонаў – 350 адзінак

падбор талонаў па Інвентарных нумарах і алфавіце – 2000 адзінак;

зверка іх з “Інвентарнай кнігай” – 2000 адзінак;

зверка “Інвентарнай кнігі” з фондам – 500 адзінак.

зверка інвентарызацыйнай ведамасці з фондам – 1500 адзінак

Затым кантрольныя талоны на кнігі, якія паступілі да цэнтралізацыі расстаўляюць па інвентарных нумарах (звяраюць іх з інвентарнымі кнігамі), а кантрольныя талоны на кнігі, што паступілі з моманту цэнтралізацыі бібліятэк расстаўляюць у алфавіце прозвішчаў аўтараў і назваў кніг і звяраюць іх у бібліятэках-філіялах з алфавітным каталогам, або індыкатармі.

Магчыма, што ўсе кантрольныя талоны будуць расстаўлены па інвентарных нумарах, бо з 1995 года зноў формай індывідуальнага ўліку кніг у бібліятэках-філіяла з’яўляецца “Інвентарная кніга”. У інвентарных кнігах робяць адзнаку аб праверцы фонду (галачкі). Пры зверцы кантрольных талонаў з алфавітным каталогам правераныя карткі падымаюць у вертыкальнае становішча (карткі, якія засталіся у гарызантальным стане – гэта карткі на кнігі, што не прайшлі праверку).

Пры праверцы могуць быць такія непаразуменні:

1.Пад гэтым нумарам у дакументацыі запісана іншае выданне.

2.Кніга пад гэтым нумарам адзначана як выбыўшая.

3.У кнізе не адзначан інвентарны нумар.

Такія выданні разам з кантрольнымі талонамі трэба адлажыць на адпаведныя паліцы (кожны выпадак – асобна) і зрабіць адпаведныя надпісы.

Разбірацца з гэтымі кнігамі патрэбна ў канцы праверкі. Калі праверку фонду ажыццяўляць шляхам непасрэднай зверкі з Інвентарнымі кнігамі, то тэхніка праверкі такая: адзін чалавек здымае кнігу з паліцы, называе інвентарны нумар, а другі –адшуквае гэты нумар у інвентарнай кнізе і называе аўтара, назву кнігі. калі адпавядае ўсё, то у інвентарнай кнізе адзначаюць аб праверцы, а на форзацы кнігі прастаўляюць штэмпель або пішуць ад рукі год праверкі. 2009 (09).

З інвентарнымі кнігамі звяраюць чытацкія фармуляры і дакументы па выдачы кніг у бібліятэчныя пункты.

5. Падвядзенне вынікаў праверкі. Пасля таго, як першы этап праверкі завершаны, Інвентарныя кнігі праглядаюць ад пачатку да канца. Калі насупраць якога-небудзь інвентарнага нумара няма адзнакі аб праверцы або аб спісанні па акту, гэта значыць, што кніга не прайшла праверку.

Звесткі аб такіх выданнях, (што ўзяты з інвентарных кніг, а таксама пасля прагляду алфавітнага каталога, або індыкатараў, запісваюць на каталожныя карткі, або заносяць у папярэдні спіс.

№

Інвентарны нумар выбыўшых выданняў

Аўтар і назва

Год выдання

Цана

Мастацкай

На беларус. мове

Калі звесткі запісвалі на карткі, то з картак складаюць картатэку, у якой карткі расстаўлены па інвентарных нумарах. Перш чым лічыць гэтыя кнігі страчанымі, патрэбна паспрабаваць адшукаць іх сярод раней выяўленных кніг з пераблытанымі нумарамі, без інвентарных нумароў або спісаных па актах.

Калі кнігу адшукалі сярод кніг з пераблытанамі нумарамі, у кнізе выпраўляецца інвентарны нумар картку вынімаюць з картатэкі і разам з кантрольным талонам ліквідуюць (або выкрэсліваюць запіс аб гэтай кнізе ў спіску).

Можа быць і так, што кніга ёсць сярод выданняў, на якіх адсутнічаюць інвентарныя нумары. Гэту памылку можна ліквідаваць, удакладніўшы гэта выданне па ўліковаму каталогу у аддзеле камплектавання і апрацоўкі ЦБ. Можа быць, што замест адной кнігі з фонду бібліятэкі-філіяла выключылі другую. Гэта таксама можна выправіць, калі выданне адшукалі сярод адкладзеных кніг, спісаных раней па акту. На адшуканых выданнях ставяць паметку аб тым, што яны прайшлі праверку, пасля чаго іх вяртаюць у фонд.

Пасля таго, калі ўсе магчымасці адшукаць выданні ў самім філіялу вычарпаны, звяртаюцца да ўліковага каталога ў АК і А ЦБ з мэтай удакладнення, ці сапраўды гэтыя выданні лічацца за бібліятэкай-філіялам і толькі пасля гэтага складаюць у 2-х экзэмплярах Спіс кніг, якія прапалі па невядомых прычынах. Гэты спіс прыкладаецца затым да акта аб праверцы фонду.

Пачынаць выдачу кніг чытачам можна адразу пасля таго, як кантрольныя талоны вынуты з кніг і напісаны талоны на выданні, якія лічацца за чытачамі і бібліятэчнымі пунктамі. Але калі ёсць магчымасць не рабіць гэта, то лепш завяршыць праверку пры закрытых дзвярах.

Пасля заканчэння праверкі складаецца акт у 2-х экзэмплярах. (Выкарыстоўваецца ўзор акта праверкі фонду, які змешчаны ў “Інструкцыі па ўліку і захаванасці бібліятэчных фондаў ў Рэспубліцы Беларусь( 2002 г.), (дадатак № 20). Акт перад канчатковым зацверджаннем дырэктарам ЦСДПБ павінен быць абмеркаваны на пасяджэнні Савета бібліятэкі. Заключэнне Савета бібліятэкі прыкладаецца да акта. У тым выпадку, калі недастае многа кніг, ва ўліку фонда ёсць недахопы, ёсць запазычанасць за чытачамі, не вялась работа з фондам, вывады камісіі па праверцы фонду будуць жорсткімі і гэтая частка акта будзе змяшчаць шэраг канкрэтных прапаноў па ліквідацыі недахопаў. Савет бібліятэкі можа прасіць не толькі аб спісанні той літаратуры, якой не дастае, але і аб пакаранні заг.бібліятэкі-філіяла, калі кнігі прапалі па яе віне: у выпадку дрэннай захаванасці фонду або не дакладнай арганізацыі ўліку кніг і кнігавыдачы.