Формирование отчетов
Программа должна быть оснащена модулем отчетов для формирования отчетности за заданный период, а так же в разрезе населенных пунктов, школ или конкретных учеников.
Выгрузка результатов в систему «1с:Предприятие»
Обработанные платежи должны выгружаться в «1С:Предприятие» для последующего формирования Книги доходов и расходов.
Еще одним требованием к проектируемой системе является ее масштабируемость. Программа должна корректно обрабатывать платежи при возрастании количества учеников до 50000 человек.
Рассмотрим описание бизнес-процессов организации КАК БУДЕТ.
Реализация в информационной системе перечисленных выше функций хотя и упростит в значительной степени процесс учета платежей за оказание услуг тренинга, но не позволит автоматизировать его полностью. Причинами этому служат нерегламентированный формат выписок (Приложение 7), несоответствие ФИО плательщика и лица, заключившего договор и т.п. По этой причине участие человека является неотъемлемой частью процесса идентификации приходящих платежей, а программа способна лишь оказать помощь в фильтрации и сортировке данных.
Но при этом внедрение ИС позволит значительно сократить участие бухгалтера в процессе обработки платежей от учеников, так как отпадет необходимость ручного ввода данных выписок из обоих банков в базу «1С:Предприятие», а файл MS Excel заменит автоматически формируемая программой база данных платежей.
Кроме того, для более эффективной обработки программой составных платежей (т.е. тех платежей, квитанции на оплату по которым доставляются в офис организации, а в выписке банка единым платежом проводится общая сумма по всем квитанциям за сутки), был послан запрос в офис банка на ежедневное предоставление по электронной почте реестра платежей по этим квитанциям. Данный реестр на сегодняшний день в распечатанном виде прилагается к квитанциям при доставке (пример реестра представлен в приложении В). На запрос от банка был получен положительный ответ, в результате чего отпала необходимость в длительном ожидании квитанций на оплату (1 неделя) и появилась возможность автоматизировать обработку составных платежей (схема обработки документов после автоматизации представлена на рисунке 14) а, следовательно, еще больше повысить актуальность данных учета.
Рисунок 14 – Обработка документов с целью учета оплаты тренинга в ООО «Алсени» после автоматизации
После внедрения системы на пользователя (бухгалтера) будут возложены функции контроля и принятия решений в нестандартных ситуациях.
Заверенные выписки будут выполнять лишь функции документов для окончательного контроля результатов учета.
Оценка влияния внедрения системы на основные экономические показатели деятельности организации.
К основным экономическим показателям деятельности фирмы ООО «Алсени» в сфере оказания услуг тренинга по подготовке к ЕГЭ можно отнести:
прибыль;
количество заключенных договоров;
процент школ, повторно заключивших договор на оказание услуг тренинга.
Внедрение ИС учета платежей и ее дальнейшее функционирование позволит изменить следующие показатели деятельности организации:
снизится время, затрачиваемое на обработку первичных документов;
Это позволит высвободить значительную часть рабочего времени бухгалтера, которое он может потратить на выполнение других работ. Так же это означает, что дальнейшее увеличение числа групп возможно без привлечения дополнительного штатного сотрудника;
повысится актуальность данных
Повышение оперативности обработки входных документов влечет за собой существенное повышение актуальности данных учета. Актуальная информация позволит вовремя выявлять группы, которые отклоняются от графика оплаты тренинга или не соблюдают его и принимать в отношении них правильные и своевременные управленческие решения;
повысится достоверность результатов учета
Повышение достоверности данных, содержащихся в отчетах, за счет автоматизации процесса учета платежей позволит сохранить хорошую репутацию организации. Достоверная информация позволит исключить такие ситуации как:
начисление заработной платы администраторам школ в неполном размере
Так как заработная плата администраторов школы зависит от суммы осуществленных учениками этой школы платежей, то ошибки в учете оплаты тренинга влекут за собой ошибки при начислении заработной платы;
конфликты с учителями по поводу неполной оплаты услуг тренинга их учениками
В результате ошибок в учете довольно часто происходят необоснованные (как выясняется позже) конфликты с учителями из-за выявленных фактов неполной оплаты услуг тренинга учениками. Для предупреждения таких ситуаций ученики вынуждены сохранять квитанции на оплату до конца срока обучения.
Таким образом, внедрение ИС оказывает как прямое, так и косвенное влияние на основные экономические показатели деятельности фирмы ООО «Алсени» (таблица 2).
Таблица 2 – Влияние внедрения ИС на основные экономические показатели деятельности организации
Эффект от внедрения ИС |
Основные экономические показатели деятельности организации |
||
Прибыль |
Количество заключенных договоров |
Количество школ, повторно заключивших договор |
|
Снижение времени обработки первичных документов |
+ |
+ |
-- |
Повышение актуальности информации |
+ |
-- |
-- |
Повышение достоверности информации |
+ |
+ |
+ |
Снижение времени обработки первичных документов оказывает прямое влияние на прибыль организации, т.к. происходит существенная экономия рабочего времени бухгалтера. Высвобожденное рабочее время сотрудника может быть потрачено как на выполнение прочих работ, так и на учет платежей от групп, которые могут быть открыты дополнительно. Таким образом, снижение времени обработки входной информации опосредованно влияет и на количество заключенных договоров.
Повышение актуальности информации прямо влияет на размер прибыли организации, а точнее на размер недополученной ею прибыли. Актуальная информация позволит вовремя выявлять недобросовестных учеников и принимать управленческие решения до того, как ученик будет выпущен из школы и все контакты с ним будут потеряны.
Повышение достоверности результатов учета платежей в первую очередь влияет на сохранение хорошей репутации организации. Хорошее впечатление от сотрудничества с организацией, неомраченное ситуациями, описанными выше, способствует повторному заключению договора со школой. Хорошая репутация организации также способствует расширению клиентуры и заключению новых договоров. Заключение новых и повторных договоров влечет за собой увеличение прибыли от деятельности фирмы.
После того, как была предложена необходимость автоматизации процесса обработки выписок и учета платежей от учеников, встал вопрос – покупать готовый программный продукт или осуществлять разработку самостоятельно. С этой целью был осуществлен обзор аналогичных программных продуктов, имеющихся в свободной продаже.
Изучение рынка программных продуктов выявило следующие программы, позволяющие вести учет платежей за образовательные услуги: