46. Текст як реквізит документа

Текст — головний елемент документа. Це сукупність речень (кількох чи багатьох), послідовно об'єднаних змістом і побудованих за правилами певної мовної системи. Він є засобом відтворення зв'язного мовлення, тобто висловлювання, пов'язаного однією темою, основною думкою та структурою. При складанні тексту документа мають виконуватися вимоги, найголовніші з яких — достовірність та об'єктивність змісту, нейтральність тону, повнота інформації та максимальна стислість. Достовірним текст документа є тоді, коли викладені в ньому факти відображають справжній стан речей. Точним текст документа є тоді, коли в ньому не допускається подвійне тлумачення слів та висловів. Точність мовлення вимагає співвіднесеності змісту висловлювання з реальною дійсністю. Вона залежить від уміння висловлювати однозначно думки, вживаючи слова, словосполучення, речення відповідно до норм літературної мови. Доречним є текст, в якому мовні засоби відповідають меті, темі, логічному змістові, ситуації мовлення. Основою службового документа є текст, який має чітко й пере­конливо відбивати причину й мету його написання, розкривати суть конкретної справи, містити докази, висновки.

Текст поділяється на взаємозумовлені логічні елементи: вступ, основну частину (доказ), закінчення. У вступі зазначається причина написання документа; в основній частині викладається суть питання, наводяться докази, пояснення, міркування; у за­кінченні вказується мета, заради якої складено документ.

Під час складання текстів документів слід дотримуватися таких правил:

Текст викладати від третьої особи:

Комісія ухвалила... ; Інститут просить... ; Ректорат клопо­четься...

Від першої особи пишуться заяви, автобіографії, доповідні й пояснювальні записки, накази. Не вживати образних виразів, емоційно забарвлених слів і синтаксичних конструкцій.Уживати стійкі (стандартизовані) сполучення типу: відповідно до, у зв'язку з, згідно з, з метою, необхідний для, в

порядку. Використовувати синтаксичні конструкції типу: Доводимо до Вашого відома, що... ; Нагадуємо Вам, що... і Підтверджуємо з вдячністю... ; У порядку надання матеріальної

допомоги...; У порядку обміну досвідом...; У зв'язку з вказівкою...;

Відповідно до попередньої домовленості...; Відповідно до Вашого

прохання...Дієприслівникові звороти вживати на початку речення: Вра­ ховуючи... ; Беручи до уваги...; Розглянувши...; Вважаючи...

Використовувати мовні засоби, що відповідають нормам літературної мови і зрозумілі для широкого кола читачів. ,

Уживати прямий порядок слів у реченнях (підмет передує присудкові; означення — перед означуваними словами; додатки — після опорного слова; вставні слова — на початку речення)

Щоб не виявляти гостроти стосунків з партнером, активну форму дієслів варто заміняти на пасивну. Наприклад: Ви не ви­словили свої пропозиції—Вами ще не висловлені пропозиції...

47. Класифікація документів — процес впорядкування або розподілу документів по класах з метою віддзеркалення відносин між ними і складання класифікаційної схеми.

Основні ознаки класифікації по інформаційній складовій документа — зміст документа; ступінь узагальнення інформації; тип знаків, використаних для записи інформації; передпризначеність для сприйняття інформації людиною; канал сприйняття знаків, використаних для запису змісту; ступінь поширеності інформації; спосіб запису інформації і ін. Класифікації, в основу яких покладена ознака змісту (сенсу) документа, називають семантичними. У них проводиться ділення на види і підвиди відповідно до ознаки змісту документа по галузях знань, темах, предметах, проблемах. Класифікація документів за змістом здійснюється в практичній діяльності за допомогою рубрикаторів, класифікаторів, класифікаційних таблиць і т.п. Тематика, предмет, а також основні смислові аспекти можуть бути описані за допомогою лексичних одиниць (ключових слів, дескрипторів), які також можуть служити основою для побудови класифікації документів. Семантичні класифікації документів мають велике практичне значення в підрозділах документно-комунікаційної сфери і тому є найбільш розробленими. До них відносяться п'ять варіантів Бібліотечно-бібліографічної класифікації, Універсальна десяткова класифікація (УДК), Десяткова класифікація Дьюі. Єдина класифікація літератури для книговидання і ін. Існують змістовні класифікації і для окремих видів документів: наприклад, класифікатор державних стандартів, Міжнародна класифікація винаходів. На цих класифікаціях заснована організація більшості інформаційно-пошукових систем і документних масивів. Поки що не створена єдина семантична схема класифікації документів, загальна для всіх країн світу. За кордоном в основному використовується УДК — міжнародна класифікація, що охоплює всі галузі знання, побудована за десятковим принципом і використовувана для індексування і пошуку документів у фондах, картотеках і т.п. Вона є інтелектуальною власністю Міжнародної Федерації по документації. Частину країн використовують Десяткову класифікацію М. Дьюі або свої національні класифікації. Зокрема, національною для США визнана «Класифікація бібліотеки конгресу США» — перелічувальна система бібліотечний-бібліографічної класифікації, розроблена в 1901—1941 роках. Вона застосовується для організації каталогів бібліотеки конгресу і централізованої каталогізації. У країнах СНД, в т.ч. і в Україні, крім УДК, використовується Бібліотечно-бібліографічна класифікація (ББК) — ієрархічна комбінаційна система бібліотечний-бібліографічної класифікації, розроблена в 1957—1968 роках об'єднаними зусиллями найбільших бібліотек і др.. установ колишнього СССР.

Серед класифікаційних характеристик зміст виділяє також структуру організації матеріалу, стиль його викладу, жанр твору і ін.

По рівню узагальнення інформації документи ділять на первинних і вторинних. Первинний документ містить інформацію, яка є викладом (описом) результатів вивчення, дослідження, розробок і т.д. і оригінальна по своєму характеру. Такий документ є результат безпосереднього віддзеркалення науковою, виробничою, управлінською, творчою і т.п. діяльності (офіційний, науковий, виробничий, нормативний, учбовий, довідковий, рекламний, літературно-художній і т. п.). Його завдання полягає в забезпеченні суспільства первинною інформацією. Вторинний документ є результатом аналітико-синтетичної переробки одного або декількох первинних документів. Вторинний документ (інакше — інформаційний) містить відомості про первинні документи, отримані шляхом їх інформаційного аналізу (бібліографічний, реферативний, оглядовий). Його призначення — забезпечення суспільства вторинною інформацією.

Відмітною особливістю документа є те, що інформація (зміст), що міститься в нім, передається за допомогою тих або інших знаків. Знаковість — обов'язкова властивість документа, оскільки тільки в закодованій знаками формі можна передати інформацію від комуніканта до реципієнта. Класифікації, що враховують особливості знакових засобів фіксації, передачі і сприйняття людиною інформації, відносяться до розряду формальних класифікацій.

У них розрізняють текстові і нетекстові документи.

У текстовому документі знаком служить алфавіт (букви) природної мови (книга, журнал, газета, патент, стандарт, хворій і т. п.). Текстові документи часто називають вербальними або словесними. Вербальний документ, як правило, існує письмово — слова (мова) закріплені на матеріальному носієві умовними знаками листа. Завдяки словесному способу кодування інформації забезпечується найбільш точна передача сенсу. Саме вербальна інформація і створення мови принципово відрізняє соціальну комунікацію від біологічної.

Поняття «Текстовою документ» може застосовуватися не тільки до письмових, але і до фонодокументам, що містить мову, інакше кажучи, до всіх текстових документів.

Одним з основних видів текстового документа, в якому інформація втілена будь-яким способом листи, є письмовий документ — це найчастіше літературний документ, зміст якого виражений словесно в письмово зафіксованій формі, т. б. синонімами терміну «текстовою документ» можуть виступати «письмовий» або «літературний документ».

До письмових документів можуть бути віднесені рукописний, машинописний і друкарський документи, оскільки в них мовна інформація зафіксована за допомогою письмових знаків. А спосіб нанесення цих знаків на носії — це їх видова відмінність.

Нетекстовою документ оформлений у вигляді запису за допомогою нотних, картографічних і інших немовних знаків. Сюди можна віднести: іконічний, ідеографічний, звучний і матричний документи. Їх часто називають невербальними (немовними).

Іконічний документ — той, в якому знак подібний до відбиваного об'єкту (картина, малюнок, фотографія, кінофільм, діафільм, відеодиск і т. п.) Різновидом цього класу документів є документ ізографії, в якому зображення передане системою образотворчих засобів живопиши, графіки, фотографії.

Ідеографічний документ — той, в якому знаком служить умовне позначення, що не відображає реальних предметів або явищ (карта, ноти, креслення). До цього класу документів відносяться картографічний і нотний документи: картографічний містить зображення особливих об'єктів — поверхні Землі або інших небесних тіл — виконані в особливій знаковій системі; а нотний документ — це запис музичного твору графічними (накреслювальними) знаками, що є особливою системою — нотним записом.

Звучний документ фіксує і передає інформацію звуками. Це так званий фонодокумент (грамплатівка, магнітний запис, музичний компакт-диск).

Матричний документ виконаний засобами «матричної мови», тобто складається з кодових осередків-матриць, за допомогою яких проводиться кодування інформації у формі, доступній для «прочитання» машиною (перфокарти, перфострічки, магнітні і оптичні диски, дискети для ЕОМ). Звучні і матричні документи відносяться до класу технічно-кодованих, таких, що містять запис, доступний для відтворення тільки за допомогою технічних засобів, зокрема звуковідтворюючої, проекційної апаратури або комп'ютера.

Комплексний документ поєднує два або більш знакових засоби фіксації інформації (журнал «Кругозір» з музичним застосуванням у вигляді грамплатівки; фонетико-розмовний курс іноземної мови, що складається з підручника, компакт-касети із звуковим записом тексту; комплект діапозитивів з текстом; книга з електронною нотною клавіатурою і ін.).

Особливістю носія інформації є і така ознака, як мірна запису інформації. Нею визначається місце, займане документом (його матеріальною основою) в просторі. За цією ознакою розрізняють одно-, двух- і тривимірні (об'ємні) документи. У одновимірному середовищі запис інформації здійснюється азбукою Морзе (двійковий код) «в строчку» або в лінійній послідовності.

Проте абсолютна більшість документів — двомірні, розмір (формат), що мають, і об'єм (кількість сторінок). Запис інформації на цьому носієві є двома вимірюванням. Це букви, цифри, ноти, графічне і художнє зображення, штрихове кодування, звукові борозенки магнітної стрічки. У тривимірному середовищі записуються голограми і частково растровий друк (календарики з миготливим зображенням). Інформація, зафіксована в документі за допомогою певних знакових засобів, може бути сприйнята людиною як безпосередньо, так і опосередковано. По суб'єктові сприйняття семантичного змісту всі документи ділять на людиночитаємі — вони можуть бути «прочитані» безпосередньо людиною, без спеціальних технічних засобів — і машиночитаємі — призначені для автоматичного відтворення інформації, що знаходиться в документі, за допомогою магнітофона, телевізора, принтера, дисплея і т.п.

До людиночитаємих документів відносяться всі види видань (книга, журнал, газета і т. д.). Машиночитаємі документи — це мікрофільм, мікрофіша, діафільм, магнітна стрічка, грамплатівка, перфокарта, перфострічка, диск, дискета, компакт-диск і т.д. на машиночитаємих носіях, запис на яких здійснюється шляхом зміни структури носія. По їх зовнішньому вигляду чоловік нічого не може сказати про характер запису в таких документах, тому що вона виконана яким-небудь технічним способом (наприклад, зміною глибини звукової доріжки в грамплатівці). Інформація, що міститься в документі, може сприйматися за допомогою різних органів чуття (зір, слух, дотик). По каналу сприйняття знаків, використовуваних для запису змісту, розрізняють візуальний і аудіовізуальний документи.

Візуальний — це документ, зміст якого людина (реципієнт) сприймає зором (письмові тексти, графіки, малюнки, креслення, фотографії, репродукції і т.д. на будь-якому носієві, включаючи екран діапроектора, телевізора або ЕОМ). Зміст тактильного документа сприймається через дотик (дотик) (книга, журнал для сліпих). Аудіальний — це звуковий або чутний документ, зміст якого може бути сприйнятий тільки слухом (грамплатівка, магнітна фонограма, музичний компакт-диск). Аудіовізуальний документ — той, зміст якого сприймається одночасно зором і слухом (звуковий кінофільм, озвучений діафільм, відеофільм, відеодиск, комп'ютерна технологія «мультимедіа» і т. д.).

За підрахунками фахівців, до 75% всієї інформації чоловік отримує через органи зір. Аудіальна інформація складає 13% від всієї інформації, що поступає, через органи чуття людини.

По ступеню поширеності розрізняють опублікований, неопублікований і непублікований документи.

Документ, призначений для широкого і багатократного використання, має тираж (незалежно від способу тиражування), а також вихідні дані, називають опублікованим. Неопублікований документ містить інформацію, не призначену для широкого розповсюдження, тому він, як правило, не тиражується і існує в обмеженому числі машинописних екземплярів. Представниками цього класу документів є звіт про НДР і ДКР, дисертація, інформаційна карта, рукопис, що депонує, репринт і ін. До непублікованого відносять документ одноразового використання, необхідний для ухвалення конкретних управлінських рішень (адміністративно-господарська, планово-економічна, фінансово-бухгалтерська, технологічна, комерційна і інша подібна документація). За способом документування (або закріплення інформації на носієві) виділяють рукописний, друкарський, механічний, магнітний, фотографічний, оптичний, лазерний і електронний документи.

Рукописний — це письмовий документ, при створенні якого знаки листа наносяться від руки. У цьому сенсі рукописом або рукописним документом можна назвати не тільки словесний текст, записаний «від руки», але і витвір образотворчого мистецтва, а також креслення або карту. До рукописів відносять також документи, оформлений засобами машинопис (за допомогою машинки, що пише ) або ЕОМ (за допомогою принтера). До рукописних документів відносять: звіт об НДР і ДКР, рукопис, що депонує, дисертацію і ін.

Друкарський — це документ, виготовлений поліграфічним або іншим способом (набором, засобами оперативної поліграфії, копіює-розмножувальною технікою, засобами друку ЕОМ і ін.). Такі документи випускаються видавництвами або друкарнями. На друкарському документі запис інформації проводиться, головним чином, шляхом нанесення барвистого шару на його поверхню. Але може бути застосований і інший спосіб: тиснення або витискування знаків шрифту Л. Брайля в книгах для сліпих. В даний час друкарський документ — найпоширеніший клас документів: він включає книги, брошури, газети, журнали, календарі, карти і т.п. Такі документи часто називають творами друку або виданнями.

Механічний — це документ, запис інформації на якому здійснюється механічним способом: шляхом вирізування різцем канавки на поверхні рухомого носія (грамплатівки, фонографічні вали) або шляхом пробивки отворів (перфорацій) за допомогою перфоратора (перфокарти, перфострічки) і т.п.

Магнітний — це документ, запис інформації на якому здійснюється шляхом зміни магнітного стану поверхні носія під впливом магнітного поля. До магнітного документа відносяться магнітні стрічки, диски або дискети для ЕОМ, відеодиски і т.п. Фотографічний — це образотворчий документ, створений фотографічним способом, заснованим на зміні оптичній щільності ділянок фотоматеріалу (фото-, кіноплівка, фотопапір) під впливом світлового або електронного променя, інтенсивність і форма якого змінюються відповідно до записуваного сигналу (фотографії, діафільми, діапозитиви, кінофільми, мікрофіші, мікрофільми). Оптичний — це документ, запис інформації на якому здійснений сфокусованим пучком електромагнітного поля оптичного випромінювання (компакт-диск, CD-ROM, фонодокументи з оптичним записом, постійний пристрій, що запам'ятовує (ПЗП)). Лазерний — це документ, запис і прочитування інформації на якому здійснені за допомогою лазерного променя (оптичний диск, CD-ROM, компакт-диск, голограма). Формується ще один самостійний клас документів — електронний документ як сукупність даних в пам'яті ЕОМ. Це документ із записом звуку або інформації для ЕОМ. Основним способом документування тут виступає не писемність, а екранність, заснована не на лінійному, тобто витягнутому в рядок листі, а на тимчасовому потоці екранних зображень (електронна книга, електронний журнал, диск). Відтворення тексту ЕОМ здійснюється двома шляхами: зображення його на екрані дисплея або у вигляді текстового роздруку. Документи, в яких інформація зафіксована в «явному», але «нечитабельному» вигляді, а також ряд дискретних носіїв для введення в пам'ять ЕОМ (і прочитування її за допомогою пристроїв декодування), а саме: магнітна плівка, магнітні диски (дискети), відеодиски і ін. — відносяться до т.з. документам на новітніх носіях інформації. Для сприйняття їх змісту, як правило, використовуються технічні засоби.