1.10 Обследование и анализ действующей ис (ручной или автоматизированной)

Вся деятельность предприятия осуществляется в, так называемом «ручном режиме» - все документы, необходимые для работы, специалист заполняет вручную, используя программные средства MS Word и MS Excel. Также эти программные продукты используются при последующем анализе деятельности отдела.

1.11 Результаты анализа потоков информации с представлением загрузки информацией отдельных работников, данные об объемах информации и т. Д.

Проведя анализ деятельности отдела по работе с клиентами организации ООО «Турфирма-плюс», был выявлен ряд существенных недостатков, которые негативно влияют на деятельность организации. Рассмотрим основные их них.

Как уже было сказано, вся деятельность осуществляется в «ручном режиме» - все документы, необходимые для работы, специалист заполняет вручную, используя программные средства MS Word и MS Excel.

Большое количество «ручного» труда ведет к временным задержкам оформления заказов, ошибках при заполнении документов и произведении расчетов. Так же необходимо отметить, что при такой организации деятельности серьезно затруднен обмен информацией между подразделениями.

Было выяснено, что аналитическая деятельность, используя MS Office становиться невозможной, в связи с тем, что происходит заполнение большого объема информации вручную и это требует колоссальных временных затрат и, как следствие, приведет к большому количеству ошибок.

1.12 Краткое описание объектов автоматизации (конкретных подразделений, функций, задач)

При анализе деятельности ООО «Турфирма-плюс», были выявлены следующие недостатки:

• специалист не успевает справляться со своими обязанностями, в течение рабочего дня, и ему приходиться оставаться сверхурочно, что так же негативно сказывается как на качестве работы, так и на психоэмоциональном состоянии работника;

• аналитическая деятельность, используя MS Office, то же становиться невозможной, в связи с тем, что только заполнение такого объема информации вручную потребует колоссальных временных затрат и, как следствие, приведет к большому количеству ошибок.

Также компания предполагает в скором времени выход на новый рынок, и это так же требует значительного расширения спектра услуг, что невозможно сделать при существующем положении в компании.

Исходя из выше сказанного, было принято решение об автоматизации отдела по работе с клиентами в ООО «Турфирма-плюс».

Отдел по работе с клиентами является структурным подразделением предприятия и напрямую подчиняется заместителю главного директора по производству. В этом отделе с заказчиками работают сметчики, которые принимают заказы, составляют сметы и заключают договора, также вносят изменения в сметы на туристические услуги в течении все процесса выполнения работ.

Функции отдела по работе с клиентами:

• подготовка договорных цен, участие в работе по заключению договоров подряда с заказчиками, контроль за их исполнением;

• участие в рассмотрении и проверке титульных списков при заключении договоров;

• проверка и согласование передаваемой заказчиками сметной документации, согласовании калькуляций стоимости туристических услуг, транспортных схем и т.д.;

• проверка договорных цен и расчётов затрат, связанных с переходом на рыночные отношения;

• разработка и проверка сметной документации;

• организация контроля за правильностью расчётов с заказчиками по выполненным туристическим услугам в соответствии с заключенными договорами;

• расчёт и согласование с заказчиками удорожающих факторов туристических услуг;

• участие в подготовке необходимой документации для рассмотрения претензий;

• осуществлять согласование с заказчиком лимитированных затрат.