1.2 Основание для обследования

Основанием для проведения Исполнителем первичного обследования является письмо-заявка заказчика - договор №1313 от 10 марта 2016 года (Приложение А).

1.3 Объект обследования

Объектом изучения данного проекта является общество с ограниченной ответственностью «Юниверсал Фиш».

1.4 Организация обследования и состав исполнителей (Заказчика и Исполнителя)

Состав исполнителей:

1. Организация-Заказчик (пользователь) ООО «Юниверсал Фиш», в лице Генерального директора Морозова Максима Дмитриевича, для которой создаются АС и которая обеспечивает финансирование, приемку работ и эксплуатацию АС, а также выполнение отдельных работ по созданию АС.

2. Организация-Разработчик ООО «Артемка», в лице Генерального директора Русаковой Марии Сергеевны, которая осуществляет работы по созданию АС, представляет Заказчику совокупность научно-технических услуг на разных стадиях и этапах создания, а также разрабатывает и поставляет различные программные и технические средства АС.

3. Ответственным лицом со стороны Исполнителя является заместитель генерального директора Ловушкин С.С.

4. Ответственным лицом со стороны Заказчика является Самойлов И.И.

5. Группа обследования, состоящая из:

• Руководителя группы:

1. Кошечкина С.В. - начальник отдела развития информационных сетей Информационно-аналитического управления.

• Представителей Заказчика:

1. Самойлова И.И. - заместитель генерального директора.

• Представителей Исполнителя:

1. Алиева А.А. - проектировщик;

2. Ловушкина С.С. - заместитель генерального директора;

3. Потехина П.П. - ИТ-аналитик;

4. Нешедей А.А. - инженер по пожарной безопасности.

Порядок выполнения обследования:

• Работник должен заблаговременно уведомить представителя организацию-заказчика о предстоящем проведении обследования.

• По прибытии в обследуемую организацию работник должен представиться представителю организации-заказчика.

• Результаты заносятся в «Отчет о результатах обследования объекта автоматизации».

1.5 Программа обследования

Программа обследования ООО «Юниверсал Фиш» представлена в таблице 1.1.

Таблица 1.1 - Программа обследования ООО «Юниверсал Фиш»

Наименование вопроса	Источник информации	Получатель информации
Общие сведения о предприятии	Зам. генерального директора Самойлов И.И.	Проектировщик Алиев А.А.
Организационная структура предприятия	Аналогично	Аналогично
Цели функционирования предприятия	Аналогично	Аналогично
Документооборот предприятия	Аналогично	Аналогично
Существующая информационная система, используемая для работы с клиентами	Аналогично	Аналогично
Проблемные ситуации	Аналогично	Аналогично

1.6 Краткая характеристика предприятия

Организационно-правовая форма предприятия ООО «Юниверсал Фиш» – общество с ограниченной ответственностью. Основными источниками правового регулирования деятельности ООО «Юниверсал Фиш» являются: Конституция РФ, гражданский кодекс РФ и Федеральный закон «Об обществах с ограниченной ответственностью».

ООО «Юниверсал Фиш» была открыта в 2002г.

Местонахождение предприятия: г. Владивосток, ул. Зеленая, д.33. Режим работы круглогодичный: по будням с 10:00 до 19:00, по субботам с 10:00 до 18:00.

Общая численность штата работников предприятия – 45 человек. Опыт успешной деятельности сотрудников компании на рынке морепродуктов более десяти лет. Так как численность персонала ООО «Юниверсал Фиш» менее 50 человек, то организация имеет класс малого предприятия.

Основная деятельность предприятия – продажа морепродуктов.

Предприятие является хозяйствующим субъектом, обладающим правами юридического лица по действующему законодательству РФ, не имеет филиалов, представительств, отделений и др. обособленных подразделений без права юридического лица.

Целями и предметом деятельности предприятия является продажа товара с целью извлечения прибыли и удовлетворения общественных потребностей.

Обращаясь в ООО «Юниверсал Фиш», клиенту в первую очередь, объясняют, какие товары он приобретает и как ими воспользоваться, а также гарантии и обязательства агентства и свои права.

При обращении клиента в фирму ему предлагают просмотреть «Информационный листок продуктов», который содержит следующую информацию: перечень всех видов рыб, характеристика обработки и хранения, информацию о странах импорта, правила оформления договоров (примеры).

Перечень всех видов рыб содержит следующую информацию:

• Вид рыбы;

• Краткое описание;

• Цена;

• Скидки и акции.

В характеристиках обработки и хранения предоставляют следующую информацию:

• краткое описание процесса обработки;

• название и назначение станков;

• санитарные правила для рабочих (страховка, прививки);

• таможенные правила;

• специфика покупки морепродуктов из других стран;

• магазины, где можно приобрести продукцию нашей фирмы;

• курс валют на предприятии;

• почта, телеграф, телефон фирмы;

• награды, дипломы и сертификаты фирмы;

• другая необходимая информация.

К информации о странах импорта относится следующая информация:

• перечень стран-испортеров – соисполнителей перевоза и данные о сертификации их услуг по местным требованиям;

• Прайс на все предоставленные услуги;

• Перечень фирм-импортеров;

Фирма имеет несколько городских и международных телефонных линий, факс, ксерокс, несколько компьютеров, принтеров, кондиционер, подключение к локальной сети Internet. Так же для удобной работы сотрудников есть в наличии основные канцелярские принадлежности, которые облегчают многие вопросы, связанные с работой с бумагами, оформлением договоров, составлением различных документов.

Организационная структура предприятия ООО «Юниверсал Фиш» состоит из отделов:

• директорат (генеральный директор; зам. генерального директора по экономике и финансам; зам. генерального директора по производству);

• зам. генерального директора по материально-техническому снабжению, главный инженер;

• бухгалтерия;

• отдела бизнес планирования;

• финансовый отдел;

• отдел кадров;

• отдела маркетинга;

• отдел по работе с клиентами;

• служба информационных технологий и систем;

• служба охраны труда и промышленной безопасности;

• служба материально-технического снабжения.

На рисунке 1.1 представлена организационная структура ООО «Турфирма-плюс».

Рис. 1.1 - Организационная структура ООО «Турфирма-плюс».

Функциями директората являются:

• разработка стратегий компании;

• общий контроль деятельности;

• оперативное решение требующих вмешательства руководства вопросов;

• анализ оперативной деятельности компании.

В обязанности бухгалтерии входит:

• организация бухгалтерского учёта хозяйственно-финансовой деятельности;

• осуществление учёта имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств;

• осуществление финансовых, расчётных и кредитных операций;

• осуществление взаимодействия с банками;

• проверка расчётов с поставщиками и заказчиками услуг;

• участие в проведении инвентаризаций;

• контроль правильности поступления и своевременности оприходования товарно-материальных ценностей на склад, основных средств и имущества предприятия;

• контроль правильности и своевременности составления отчётов материально ответственных лиц;

• обеспечение хранения документов бухгалтерского учёта;

• осуществление работы с денежной наличностью;

Функциями отдела бизнес планирования являются:

• определение потребности в финансовых средствах, необходимых на планируемый период;

• составление и согласование с инвесторами графиков финансирования работ;

• составление заявок на выделение финансовых средств по объектам и источникам финансирования;

• выполнение ежемесячного анализа финансирования по объектам и источникам финансирования;

• представление в органы федерального казначейства документов, необходимых для открытия финансирования и получения финансовых средств и перечисления их организациям-заказчикам;

• осуществление ежемесячного контроля и применение мер по своевременному выделению финансовых средств;

• формирование протоколов договорной цены.

Функциями финансового отдела являются:

• непосредственное взаимодействие с директоратом;

• подготовка отчётов о состоянии компании;

• анализ оперативной деятельности компании;

• контроль работы бухгалтерии;

• участие в проведении экономического анализа хозяйственно- финансовой деятельности;

• руководство инвестиционной деятельностью предприятия;

• осуществление мер по накоплению финансовых средств для обеспечения финансовой устойчивости Предприятия.

Функциями отдела кадров являются:

• подбор новых сотрудников;

• составление приоритетных листов о курсах повышения квалификации и семинарах;

• оформление отпусков, командировок, а также оплачиваемых или не оплачиваемых больничных.

Функциями отдела маркетинга являются:

• исследования рынка сбыта и рынка потребления;

• анализ информации о конкурентах;

• поддержания бренда, ведение Brend-Book.

Функциями отдела по работе с клиентами являются:

• заключение договоров с заказчиками;

• проработка плана индивидуального тура;

• связь с операторами и средствами размещения;

• бронирование туров;

• оформление виз, страховок;

• проверка и организация согласования сметных расчётов стоимости проектной документации;

• проверка сметной документации, составленной проектными организациями, на соответствие установленным стандартам;

• организация работы по рассмотрению замечаний к сметам, внесению в сметы необходимых корректировок, согласованию сметной документации;

• осуществление контроля за соблюдением утвержденной сметной стоимости;

• согласование с заказчиками смет на дополнительные работы и затраты;

• выполнение иных функций необходимых для полного учёта сметной документации.

Функциями службы информационных технологий и систем являются:

• ведение и сопровождение всех программ на предприятии;

• обучение и консультирование сотрудников;

• внедрение новых ППП и расчет их эффективности.

Функциями службы материально-технического снабжения являются:

• определение потребности в оборудовании и материалах;

• оперативное планирование поставок оборудования и материалов, составление графиков поставок оборудования и материалов;

• организация и проведение тендерных торгов на закупку оборудования и материалов;

• подготовка и оформление договоров на поставку оборудования и материалов;

• осуществление контроля за исполнением договоров на поставку оборудования и материалов;

• оформление актов приемки оборудования и материалов;

• реализация материальных ценностей;

• обеспечение необходимой материально технической базы предприятия;

• обслуживание склада материально-технических ценностей предприятия;

• обслуживание служебного легкового транспорта.