2. Работа юридической службы по предъявлению и рассмотрению претензий

Работа каждого хозяйствующего субъекта по предъявлению и рассмотрению претензий должна быть рациональной, отвечать задачам и требованиям, вытекающим из необходимости объективного и быстрого решения возникающих между хозяйствующими субъектами разногласий, устранения допущенных нарушений договорных обязательств, осуществляться в рамках действующего законодательства.

Юридической службе предприятия следует разработать и издать свой, локальный нормативный акт (инструкцию, положение, приказ) о порядке организации и ведения претензионно-исковой работы. В этом документе следует установить, какая служба или должностное лицо готовит претензию в случае нарушения прав и законных интересов, невыполнения или недобросовестного исполнения договорных обязательств. Обычно на эту же службу возлагается ведение учета предъявленных и поступающих претензий и подготовка ответов на них.

Юридическая служба, юрисконсульт организации:

- организует и ведет претензионную работу.

- осуществляет методическое руководство этой работой, если она ведется другими подразделениями предприятия, организации, учреждения.

- контролирует обоснованность предъявленных претензий и ответов на них

- обобщает результаты претензионной работы и вырабатывает предложения по устранению недостатков в претензионной работе, причин, порождающих претензии.

Выбор формы участия юридической службы в претензионной работе зависит от объема этой работы и структуры юридической службы конкретного предприятия.

Регистрация и учет претензий

Регистрация и учет претензий позволяют решать следующие задачи:

1. обеспечить сохранность документов. Утеря документов может повлечь за собой большие убытки для организации (невозможность произвести взыскание, уплату госпошлины и др., если в связи с необоснованным отклонением претензии спор будет передан в арбитражный суд). Регистрация и учет претензий имеют большое значение и для контроля за своевременностью их рассмотрения, направлением и получением ответов.

2. своевременно и качественно провести анализ причин предъявления претензий, разработать необходимые предложения и мероприятия по устранению недостатков в претензионной работе организации.

Регистрация и учет поступивших в организацию и исходящих от организации претензий осуществляется в специальных журналах:

- журнал учета претензий предъявленных предприятию

- журнал учета претензий предъявленных предприятием

- журнал учета материалов поступающих от подразделений и служб предприятия для предъявления претензий и исков.

Сроки предъявления и рассмотрения претензий

Соблюдением претензионного порядка является направление претензии должнику и получение на нее ответа либо истечение срока, установленного для ответа. Факт соблюдения такого порядка может подтверждаться копией претензии и ответом на ее (при наличии), а также доказательствами надлежащего направления претензии должнику, в том числе, и для подтверждения истечения срока для ответа.

Следует учитывать, что сроки для ответа на претензию должны быть предусмотренны договором. Если договор не предусматривает данный срок, то необходимо руководствовать п. 6 Приложениия к ХПК, который устанавливает - месячный срок для ответа на претензию со дня ее получения.

В случае, если установленный срок для ответа на претензию не истек, предоставление суду только документов, подтверждающих ее направление ответчику, не может рассматриваться как соблюдение истцом обязательного претензионного порядка. Экономический суд в данном случае оставляет исковое заявление без движения в порядке статьи 162 ХПК, обязывает истца в установленный срок представить доказательства получения (неполучения) ответа на претензию.

Истечение срока для рассмотрения претензии, указанного в самой претензии, не является доказательством соблюдения претензионного порядка, так как данный срок устанавливается законодательством или договором (пункт 6 приложения к ХПК).

Подготовка, предъявление претензии и контроль за ее исполнением

Необходимые для предъявления претензии материалы готовят заинтересованные службы или должностные лица, на которых возложены функции по осуществлению претензионно-исковой и договорной работы.

Работа по подготовке, предъявлению претензии и контролю за ее исполнением включает:

подборку материалов, доказывающих факт неисполнения обязательства и понесенных убытков;

подготовку претензионного письма, его визирование и регистрация;

отправку претензии контрагенту;

проверка своевременного исполнения требования, изложенного в претензии;

подготовка исковых материалов в случае отклонения претензии.

При подготовке претензии выявляется:

точное и полное содержание договорного обязательства, неисполнение которого вызывает необходимость предъявления претензии;

объем и сроки исполнения обязательств;

наличие в законодательстве и договоре норм об ответственности за неисполнение данного обязательства;

соблюдение сроков, установленных для предъявления претензии, и сроков исковой давности по обязательствам;

точное наименование и местонахождение неисправного контрагента (также целесообразно заранее проверить наличие сведений по расчетным и другим счетам должника, ИНН, БИК и т.д.);

Готовятся:

документы, подтверждающие наличие убытков

Проверяется наличие документов:

стандарты, технические и особые условия, спецификации и другая нормативно-техническая документация при подготовке претензий по качеству и комплектности;

транспортные документы, акты, отгрузочные разнарядки и т.д.;

счета (с проверкой правильности указанных в них цен, тарифов и прейскурантов;

переписка по факту неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательства;

иные документы, имеющие отношение к данному обязательству.

Претензия направляется заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись (пункт 4 приложения к ХПК).

В договоре стороны вправе предусмотреть иной способ предъявления претензии (посредством факсимильной связи, электронной почты, телефонограммы и др.).

Если претензия направлена способом, не предусмотренным законодательством или договором, то для подтверждения соблюдения претензионного порядка истцу необходимо представить доказательства получения претензии ответчиком (например, претензия направлена по электронной почте, когда в договоре такой способ не предусмотрен, и на нее получен ответ). При наличии таких доказательств претензионный порядок считается соблюденным, при отсутствии - несоблюденным.

В случае направления претензии по ненадлежащему адресу (не по месту нахождения ответчика) или возврата претензии с отметкой почтового отделения, имеет место несоблюдение претензионного порядка (ненадлежащее направление претензии).

Доказательствами надлежащего направления претензии в случае неполучения ее ответчиком (уклонения от получения) будут являться выписка (справка) из ЕГР о месте нахождения ответчика, копия претензии и доказательства направления претензии по указанному в справке адресу.

Содержание претензии

фамилия, собственное имя, отчество (наименование) заявителя претензии и лица (лиц), которому претензия предъявляется (получателя претензии), их место жительства (место пребывания) или место нахождения;

дата предъявления претензии;

обстоятельства, на основании которых предъявлена претензия;

доказательства, подтверждающие эти обстоятельства;

требования заявителя претензии со ссылкой на законодательство;

сумма претензии и ее расчет, если претензия подлежит денежной оценке;

банковские реквизиты заявителя претензии (при их наличии);

перечень документов, прилагаемых к претензии.

К претензии прилагаются копии документов, обосновывающие и подтверждающие предъявленные требования, либо выписки из них.

Претензия подписывается заявителем претензии или его представителем и направляется получателю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись.

Порядок организации рассмотрения претензий:

- предъявленная организации претензия незамедлительно передается в службу, ведающую вопросами заключения и исполнения договора, по которому предъявлена претензия. Эта служба, структурное подразделение организации выясняет все обстоятельства, связанные с претензией, и составляет заключение по ней;

- все структурные подразделения предприятия представляют материалы, необходимые для решения вопроса об удовлетворении или отклонении претензии и дачи ответа на нее, по требованию подразделения, готовящего заключение по претензии, в срок, определяемый в каждом конкретном случае по согласованию заинтересованных служб. В случае разногласий между соответствующими службами относительно указанных сроков, необходимые материалы представляются не позже чем в двухдневный срок;

- подразделение, готовящее заключение по претензии, передает заключение на проверку и визирование юрисконсульту;

- юрисконсульт визирует заключение по претензии и в установленный срок возвращает все документы в структурное подразделение, готовящее заключение по претензии;

- если претензия подлежит удовлетворению, то заключение об этом представляется на подпись руководителю организации или его заместителю. После этого заключение о необходимости удовлетворения претензии передается в подразделение, исполняющее претензионное требование, а также дается соответствующий ответ заявителю претензии;

- если претензия не подлежит удовлетворению, подразделение, готовящее заключение по ней, представляет ответ на подпись руководителю и обеспечивает отправление ответа заявителю претензии.

Ответ на претензию, должен содержать:

наименование сторон в споре, дата и номер ответа, дата и номер претензии, на которую дается ответ;

при полном или частичном удовлетворении претензии – срок и способ исполнения предъявленных требований или (при денежном требовании) - признанная сумма, номер и дата платежного поручения на перечисление этой суммы;

при полном или частичном отказе в удовлетворении претензии – мотивы отказа со ссылкой на соответствующие нормативные акты, условия (статьи) договора или на документы, обосновывающие отказ;

перечень прилагаемых к ответу документов.

Ответ на претензию подписывается получателем претензии или его представителем и направляется заявителю претензии заказной корреспонденцией с обратным уведомлением или вручается под роспись.

При частичном или полном отклонении претензии к ответу прилагаются копии документов, обосновывающие отклонение претензии.

Независимо от установленного порядка ведения претензионной работы и формы учета движения претензионных дел необходимо периодически, но не реже одного раза в квартал сверять данные учета претензионных дел с данными учета исковых материалов, чтобы обеспечить своевременное предъявление исковых заявлений по не удовлетворенным полностью или частично претензиям.