Выполнение лабораторной работы
1. На панели задач нажмите кнопку «Пуск», выберите пункт «Все программы» загрузите программу Excel 2013. В списке шаблонов выберите Пустая книга. На экране появится окно электронной таблицы. Сохраните новую книгу в файле с именем lab1.xlsx.
Примечание. Периодически, во время работы выполняйте сохранение промежуточных результатов в том же файле.
2. Рассмотрите внимательно таблицу, найдите ленту, состоящую из объектов трех типов: вкладок (1), групп (2) и элементы управления (3) (рис. 1).
2
3
1
Рис. 1. Лента MS Excel 2010
По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная, Вставка, Разметка страницы, Формулы, Данные, Рецензирование, Вид. Каждая вкладка состоит из групп. Элементы управления на лентах вкладок объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия.
Формирование таблиц
3.
Введите заголовок табл. 1. Для этого
установите указатель в ячейку A1. Введите
текст: «Справочник работников». Вводимая
информация будет видна в строке формул
(под лентой). По окончании набора нажмите
клавишу Enter.
Затем выделите диапазон ячеек A1:G1,
нажмите кнопку пиктографического меню
Объединить
и поместить в центре
.
Она находится на вкладке Главная
в группе Выравнивание.
Примечание. В дальнейшем подобная информация будет выводиться в виде: выполните команду Главная/Выравнивание/Объединить и поместить в центре.
4. Установите для диапазона ячеек шапки табл. 1 режим переноса текста при достижении правого края и выровняйте его по центру. Для этого:
выделите диапазон ячеек A2:G2;
выполните команду Главная/Выравнивание/Перенести текст;
5. Выполните команды Главная/Выравнивание/ Выровнять по середине и Главная/Выравнивание/По центру.
6. Введите текст шапки таблицы 1 (см. стр. 9). Установите указатель в ячейку, куда будет вводиться информация, наберите требуемый текст и нажмите Enter. В случае ошибочно набранного текста нажмите F2 или дважды щелкните по ячейке и исправьте ошибку. Ввод текста шапки таблицы производите в соответствии со следующими рекомендациями:
Текущая ячейка |
Набираемый текст |
A2 |
Таб. Номер |
B2 |
Фамилия |
C2 |
Должность |
D2 |
Разряд |
E2 |
Отдел |
F2 |
Дата поступления на работу |
G2 |
Кол-во льгот |
7. Разлинуйте табл. 1. Для этого:
выделите диапазон ячеек A2:G9;
выполните команду Главная/Шрифт, щелкните стрелку рядом с кнопкой Рамки
,
а затем выберите пункт Все
границы.
8.Измените имя листа Лист1 на Работники. Установите указатель на ярлык листа и кликните правой клавиши мыши для вызова контекстного меню. Выполните команду Переименовать.
9. Добавьте новый лист (кнопка Новый лист справа от ярлыка листа) и введите заголовок табл. 2 в ячейку A1. Введите текст: «Разрядная сетка». По окончании набора нажмите Enter или переместите указатель в другую ячейку при помощи клавиш-стрелок.
10. Заполните шапку табл. 2 в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:
Текущая ячейка |
Набираемый текст |
A2 |
Разряд |
B2 |
Оклад |
11. Разлинуйте табл. 2. Для этого:
выделите диапазон ячеек A2:B20;
щелкните правой кнопкой мыши и выберите пункт Формат ячеек;
на вкладке Граница выберите кнопки с типом линии для рисования внутренних и внешних границ вокруг ячеек.
12. Введите заголовок табл. 3. Установите указатель в ячейку Е1. Введите текст: «Справочник по исполн. листам», нажмите Enter.
13. Заполните шапку табл. 3 в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:
Текущая ячейка |
Набираемый текст |
Е2 |
Таб. номер |
F2 |
% удерж. |
14. Разлинуйте таблицу 3 (диапазон ячеек E2:F10).
15. Для диапазона F3:F10 установите процентный формат (на вкладке Главная в группе Число кнопка пиктографического меню Процентный формат).
16. Измените имя листа Лист2 на Справочники.
17. Добавьте новый лист и введите заголовок табл. 4. Для этого установите указатель в ячейку А1. Введите текст «Расчетная ведомость», нажмите Enter. Затем выделите диапазон ячеек A1:L1 и выполните команду Объединить и поместить в центре (см. п. 3).
18. Установите для диапазона ячеек шапки табл. 4 режим переноса текста при достижении правого края для диапазона A2:L2 (см. п. 4).
19. Заполните табл. 2 в соответствии с приведенными ниже рекомендациями:
Текущая ячейка |
Набираемый текст |
A2 |
Таб. номер |
B2 |
Фамилия |
С2 |
Должность |
D2 |
Отдел |
E2 |
Факт. время (дн.) |
F2 |
Начислено по окладу |
G2 |
Премия |
H2 |
Начислено з/п |
I2 |
Подоходный налог |
J2 |
Удержано по исп. листам |
K2 |
Всего удержано |
L2 |
Зарплата к выдаче
|
20. Разлинуйте табл. 4 (диапазон ячеек A2:L9).
21. Измените имя листа Лист3 на Расчет.
Заполнение таблиц исходными данными
22. Заполните таблицу «Справочник работников» на основании данных, приведенных в табл. 1 (см. стр. 9).
23. Заполните числами столбец Разряд в таблице «Разрядная сетка», используя функцию автозаполнения. Для этого:
введите «1» в ячейку А3;
выделите ячейку А3 и установите указатель на маркер в правом нижнем углу. Указатель мыши примет форму креста;
удерживая клавишу Ctrl и левую клавишу мыши, протащите указатель по диапазону А4:А20. Диапазон ячеек А4:А20 заполнился числами от 1 до 18.
24. Заполните столбец Оклад в таблице «Разрядная сетка». Для этого:
введите «10000» в ячейку В3.
выделите диапазон ячеек В3:В20;
выполните команду Гланая/Редактирование/Заполнить /Прогрессия;
в окне Прогрессия выберите Расположение – по столбцам, Тип – арифметическая, в поле ввода Шаг введите 500;
нажмите OK.
25. Заполните таблицу «Справочник по исполнительным листам» на основании данных, приведенных в табл. 3 (см. стр. 9).
26. Заполните столбец Таб. Номер в таблице «Расчетная ведомость» скопировав в нее табельные номера из таблицы «Справочник работников». Для этого выделите диапазон ячеек А3:А9 на листе Работники, нажмите правую кнопку мыши, выберите в меню команду Копировать. Установите указатель на листе Расчет в ячейку А3, нажмите правую клавишу мыши, выберите в меню команду Вставить.
27. В таблице «Расчетная ведомость» заполните столбец Факт. время (дн.) на основании данных, приведенных в табл. 4 (см. стр. 10)
28. Введите дополнительную информацию на лист Расчет:
-
Текущая ячейка
Вводимые данные
N3
Размер мин. з/п
O4
6000
N5
Кол. раб. дней в месяце
O6
23
N7
% премии
O7
Меньше 5 лет
P7
От 5 до 10 лет
Q7
Больше 10 лет
O8
0,1
P8
0,15
Q8
0,25
N9
Размер прожит. минимума
O10
5000
Ввод в таблицу формул
29. Установите курсор в ячейку B3 на листе Расчет. Формула в этой ячейке должна находить фамилию работника в таблице «Справочник работников». Для вставки в формулу функции (ВПР) поиска фамилии работника в таблице «Справочник работников» вызовите мастера функций нажатием кнопки (fx) в строке формул. Если в списке Выберите функцию, содержащем недавно используемые функции, ВПР нет, то выберите ее из категории Ссылки и массивы. Мастер выводит панель с полями для ввода значений аргументов функции (см. рис.1).
Функция ВПР ищет в первом столбце таблицы искомое значение, затем перемещается по найденной строке к ячейке указанного столбца и возвращает ее значение.
Для ввода значений аргументов функции вводите ссылки на ячейки и диапазоны ячеек, выделяя ячейки мышью.
Значение аргумента Искомое_значение – это значение, которое должно быть найдено в первом столбце таблицы. Это табельный номер работника, для которого выполняется поиск фамилии – кликните мышью по ячейке A3 листа Расчет.
Рис.
1. Панель с аргументами функции ВПР.
Значение второго аргумента Табл_массив – это таблица с информацией, в первом столбце которой ищется искомое значение. В окне мастера функций кликните по полю ввода Таблица. Для формирования ссылки кликните мышью по ярлыку листа Работники и затем выделите диапазон таблицы A3:G9 и нажмите функциональную клавишу F4. Ссылка на таблицу должна быть абсолютной. Нажатием функциональной клавиши F4 выполняется преобразование введенной относительной ссылки в абсолютную.
Аргумент Номер_столбца – это порядковый номер столбца в таблице (указанном диапазоне Работники!$A$3:$G$9), значение из которого должно быть возвращено функцией (это столбец Фамилия в таблице «Справочник работников», его номер 2).
Интервальный_просмотр – это логическое значение, которое определяет, нужно ли искать точное или приближенное значение. Задайте аргументу значение 0 (ЛОЖЬ), чтобы функция ВПР искала точное значение. Если такое значение не найдено, то функция вернет значение ошибки #Н/Д.
После ввода значений всех аргументов нажмите OK.
Созданная формула в строке формул будет иметь вид:
В
случае возникновения ошибки определите
источник возникновения ошибки. Для
этого установите указатель в ячейку с
формулой и нажмите на вкладке
Формулы в
группе
Зависимости формул кнопку
группы
Проверка наличия ошибок
и
выберите нужный пункт.
30. Скопируйте формулу определения фамилии работника в диапазон ячеек B4:B9. Для этого выделите ячейку, содержащую копируемую формулу, а затем перетащите маркер заполнения по диапазону, который нужно заполнить.
Примечание.
Маркер заполнения – это небольшой
черный квадрат в правом нижнем углу
выделенной ячейки или диапазона
.
При наведении на маркер заполнения
указатель принимает вид черного креста.
31. Аналогично введите формулы в диапазоны ячеек С3:С9, D3:D9 (столбцы «Должность» и «Отдел») на листе Расчет. Формулы должны находить значения должности и отдела в таблице «Справочник работников» (лист Работники).
32. Установите курсор в ячейку F3 и создайте формулу расчета начислений по окладу. Экономическая суть расчета приведена на стр. 11. Для расчета начислений необходимо знать оклад работника. Определить его можно из таблицы «Разрядная сетка» по разряду работника (см. рис. 2). Как видно из рисунка первым аргументом функции поиска оклада является значение разряда, которое в свою очередь можно найти функцией ВПР из таблицы «Справочник работников». Таким образом первым аргументом функции поиска оклада должна быть вложенная функция ВПР поиска разряда работника. Замените слово «разряд» на ВПР поиска разряда.
Рис.
2. Формирование функции ВПР для поиска
оклада работника
В окончательном варианте формула должна иметь вид:
33. Скопируйте формулу начисления ЗП по окладу в диапазон F4:F9.
34. В ячейку G3 введите формулу расчета премии. Размер премии зависит от выслуги лет (стаж работы). Выслугу лет можно определить разностью между текущей датой (можно определить функцией СЕГОДНЯ()) и датой поступления на работу (можно найти функцией ВПР в «Справочнике работников). Полученная разность – это выслуга в днях, для определения выслуги в годах, необходимо полученное значение разделить на 365.
В формуле расчета премии следует учесть, что стаж работы работника может меняться. В этом случае для расчета премии должен использоваться другой процент (смотри значения ячеек диапазона N7:Q8). Для определения процента используйте функцию ЕСЛИ. Словесно формулу можно записать так:
ЕСЛИ(стаж<5; начислено*процент1;ЕСЛИ(стаж<10; начислено*процент2 ; начислено*процент3))
В этой формуле замените слова стаж формулой его расчета, слова начислено, процент1, процент2, процент3 ссылками на ячейки диапазона N7:Q8, содержащими эти значения.
При формировании формулы можно использовать копирование и вставку фрагмента текста формулы.
В окончательном варианте формула для расчета премии должна иметь следующий вид:
Скопируйте формулу в ячейки G4:G9.
Примечание. Если результат расчета по формуле автоматически преобразован к типу дата, выберите для диапазона G3:G9 числовой формат.
35. В ячейку H3 введите формулу расчета начисленной ЗП:
=F3+G3
Скопируйте формулу в ячейки H4:H9.
36. В ячейку I3 введите формулу расчета подоходного налога. Экономическая суть расчета подоходного налога приведена на странице 11. Для определения необлагаемого вычета используйте значение МРОТ (ссылка $О$10) и количество льгот (найдите функцией ВПР в таблице «Справочник работников»). Созданная формула должна иметь следующий вид:
Скопируйте формулу в ячейки I4:I9.
37. В ячейку J3 введите формулу расчета удержания по исполнительным листам (см. стр. 11). Сведения о работниках, с которых необходимо удерживать по исполнительным листам, представлены в таблице 3. При создании формулы следует учесть, что в эту таблицу могут быть добавлены сведения о любом работнике, и точно также сведения о работнике могут быть удалены из таблицы, если работник выплатил нужную сумму. Поэтому формула должна содержать функцию ВПР для поиска % удержания:
Так как функция может вернуть одно из двух значений: % удержания или ошибку #Н/Д, если сведения о работнике отсутствуют в таблице, то формула должна содержать логическую функцию ЕСЛИ.
Логическим выражением функции может быть условие:
«% удержания не найден»
Функция ЕНД(значение) возвращает значение ИСТИНА если аргументом функции является значение ошибка #Н/Д, в противном случае функция возвращает значение ЛОЖЬ.
В качестве логического выражения функции ЕСЛИ укажите функцию ЕНД, аргументом которой будет функция ВПР поиска % удержания приведенная выше.
Вторым аргументом функции ЕСЛИ укажите значение 0.
В качестве третьего аргумента функции ЕСЛИ укажите выражение расчета удержания по исполнительным листам:
Продемонстрируйте преподавателю работу созданной формулы.
Скопируйте формулу в ячейки J4:J9.
38. В ячейку K3 введите формулу расчета общей суммы удержания: =I3+J3
Скопируйте формулу в ячейки J4:J9.
39. Вычислите сумму к выдаче с помощью формулы массива {=H3:H9 - K3:K9}. Для этого выделите блок ячеек L3:L9, нажмите клавишу «=», выделите блок H3:H9, нажмите клавишу «-», выделите блок K3:K9, нажмите клавиши Ctrl +Shift+ Enter.
Получение итоговых данных
40. Используя автосуммирование, рассчитайте итоги в табл.4. Для этого в ячейку А10 введите текст «Итого:», установите указатель в ячейку H10 и выполните команду Формулы/Библиотека функций/Автосумма. Если выбранный командой блок окажется верным – H3:H9, нажмите Enter. В противном случае выделите блок H3:H9 и нажмите Enter.
Повторите указанные действия для ячеек K10, L10.
41. Введите в ячейку А15 текст «Итого по отделу», в ячейку B16 – значение 1, а в ячейку B17 – значение 2.
42. Рассчитайте сумму начисленной заработной платы по отделу 1. Для этого введите в ячейку С15 текст «Начислено», в ячейку C16 введите формулу:
В функции СУММЕСЛИ (из категории математических) второй аргумент задает условие («равно значению ячейки B16»), которое проверяется для каждой ячейки диапазона $D$3:$D$9 (значение первого аргумента функции). Третий аргумент задает диапазон ячеек суммирования $H$3:$H$9, то есть фактические ячейки для суммирования. Суммируются только те ячейки, для которых условие выполняется.
43. Скопируйте формулу в ячейку B17. Проверьте правильность работы формул. Для этого запомните полученные по формулам значения, затем измените в таблице «Справочник работников» номер отдела у одного из работников и сравните вновь полученные значения в ячейках B16: B17 с запомненными ранее.
44. Рассчитайте количество работников отдела 1. Для этого в ячейку D15 введите «Работает в отделе». В ячейку D16 введите формулу:
Функция СЧЁТЕСЛИ (из категории статистических) считает количество ячеек диапазона (значение первого аргумента), соответствующих условию (значение второго аргумента) «равно В16».
Скопируйте формулу в ячейку D17.
45. Аналогично самостоятельно рассчитайте суммарную начисленную заработную плату и количество работников по каждой должности.
Стилевое оформление таблиц
46.
Отформатируйте колонки с результатами
вычислений по формулам. Для этого
выделите на листе Расчет
диапазон F3:F10
и на вкладке Главная
в группе Число
нажимайте
кнопку пиктографического меню Уменьшить
разрядность
до тех пор, пока в форматируемых областях
не окажутся целые значения. Повторите
указанные действия для столбцов диапазона
G3:L10.
47. Выполните выравнивание в таблице «Справочник работников». Для этого перейдите на лист Работники, выделите диапазон A2:G9 и на вкладке Главная в группе Выравнивание нажмите кнопку пиктографического меню По центру. Повторите указанные действия для всех диапазонов других листов, в которых размещены остальные таблицы.
48. Выберите для заголовков шрифт, отличный от установленного, и измените его начертание. Для этого:
выделите на листе Работники ячейку А1 и выберите из контекстного меню команду Формат ячеек;
на вкладке Шрифт выберите из списка Шрифт – Arial, Начертание – курсив, Размер – 14, из списка Цвет – синий;
нажмите OK;
примените указанное форматирование к заголовкам остальных таблиц.
49. Измените цвет символов шрифта в заголовках справочных таблиц с синего на зеленый, используя кнопку пиктографического меню Цвет текста на вкладке Главная в группе Шрифт.
50. Выполните оформление таблиц на листе Справочники цветом и узором. Для этого:
выделите диапазон несмежных ячеек A2:B2, E2:F2;
выберите из контекстного меню команду Формат ячеек;
на вкладке Шрифт выберите цвет «синий», а на вкладке Заливка узор для заполнения «тонкий, перевернутый, диагональный, штриховой»;
нажмите OK.
Для диапазонов А3:B20, E3:F10 установите цвет заливки «зеленый» и узор для заполнения «25% серый».
Для установки цвета можно воспользоваться кнопкой пиктографического меню Цвет заливки на вкладке Главная в группе Шрифт.
51. Самостоятельно установите любой цвет заливки и выберите узор для диапазонов A2:G9 на листе Работники и A2:L9 на листе Расчет.
Если выбранное оформление не понравилось, отмените его. Для этого на вкладке Главная в группе Шрифт нажмите кнопку пиктографического меню Цвет заливки и выберите «нет заливки».
Использование условного форматирования
С помощью условного форматирования данных можно быстро определить и продемонстрировать важные тенденции и отклонения в данных.
52.Рассмотрите возможности условного форматирования с гистограммой, отображающей пропорциональное значение величин в диапазоне ячеек H3: H10 на листе Расчет. Для этого:
выделите диапазон ячеек H3: H10;
на вкладке Главная в группе Стили нажмите Условное форматирование и выберите Гистограммы – Зеленая гистограмма.
Примечание. При форматировании ячеек с использованием гистограмм, длина заливки ячейки определяется ее значением. Чем она длиннее – тем больше значение.
53. Используйте возможности условного форматирования для диапазона ячеек L3:L9. Если значение суммы З/П к выдаче меньше прожиточного минимума, то необходимо значение вывести красным цветом с двойным подчеркиванием, иначе значение выводить синим цветом.
Для этого:
выделите диапазон ячеек L3:L9;
на вкладке Главная в группе Стили нажмите Условное форматирование;
в диалоговом окне команды Условное форматирование выберите Правила выделения ячеек и затем - Другие правила;
в диалоговом окне Создание правила форматирования выберите Значение ячейки «меньше» и, нажав кнопку Свернуть диалоговое окно
,
введите ссылку на ячейку $O$10
щелчком мыши;щелкните по кнопке Формат;
в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Шрифт в списке Подчеркивание выберите «двойное по значению», а в списке Цвет выберите «красный»;
нажмите ОК;
в диалоговом окне команды Условное форматирование выберите Правила выделения ячеек, затем Другие правила и создайте еще одно условие – операцию «больше или равно», со ссылкой на ячейку $O$10;
щелкните по кнопке Формат;
в диалоговом окне Формат ячеек на вкладке Шрифт в списке Цвет выберите синий;
дважды нажмите OK.
54. Для диапазона ячеек E3:E9 установите следующие форматы: если работник проработал целый месяц, вывести значение зеленым цветом, если проработал меньше месяца – вывести значение оранжевым цветом с одинарным подчеркиванием.
55. Сохраните результаты лабораторной работы в файле lab1.xlsx.