Глава I. Понятие и разновидность систем электронного документооборота
1.1. Понятие и виды систем электронного документооборота
Система автоматизации документооборота, система электронного документооборота (СЭД) — автоматизированная многопользовательская система, сопровождающая процесс управления работой иерархической организации с целью обеспечения выполнения этой организацией своих функций. При этом предполагается, что процесс управления опирается на человеко-читаемые документы, содержащие инструкции для сотрудников организации, необходимые к исполнению.
СЭД, или система электронного документооборота – это система компьютерного ПО, которая нужна для организации работы с электронными неструктурированными документами. Вторая (но не менее важная) задача СЭД – организация взаимодействия между сотрудниками путём передачи документов, выдачи индивидуальных заданий и других аналогичных действий. Словом, эта система позволяет создавать, изменять, искать, назначать и передавать любые содержательные акты в электронной форме.
С понятием СЭД тесно связано другое понятие – «ECM-система». Под ECM-системой понимают набор технологий, инструментов и методов, которые применяются для сбора, накопления и хранения информации, управления ей и доставки всем адресатам внутри организации. Не нужно путать два этих определения. ECM – это более глобальная система. Чтобы эволюционировать до уровня ECM, СЭД должна расширить свой функционал (то есть содержать средства сканирования, поддерживать правила хранения бумаг, гарантировать их сохранность и т. д).
Виды СЭД
Существует несколько классификаций – по общей и специальной функциональности, технологии управления контентом, компонентам. Но вся эта теория имеет значение только для разработчиков. Вам ведь нужны практические решения, а не технические списки? В таком случае обратим внимание на самое животрепещущее – количество реализуемых функций. По количеству реализуемых функций этому параметру среди СЭД выделяют следующие виды:
системы делопроизводства;
электронные архивы;
workflow-системы;
комплексные или ECM-системы.
Каждый следующий уровень масштабнее и лучше предыдущего.
К числу самых крупных и известных СЭД относятся следующие:
Verdox ;
Optima Workflow;
DocsVision;
ТЕЗИС;
МОТИВ;
1С-Документооборот;
Directum;
ДЕЛО;
WSS Docs;
E1 Евфрат;
БОСС-Референт;
DocLogix.
1.2. Комплексное внедрение систем электронного документооборота
Внедрение Системы электронного документооборота, как и любой автоматизированной информационной системы требует решения не только технических, но и организационных вопросов. Мало купить СЭД, систему необходимо внедрить, при этом реализовать проект качественно и в срок. Способствуют этому не только глубокие знания предметной области, IT-продуктов, но и креативное управление проектом, подробное планирование всех видов работ. Система автоматизации документооборота затрагивает, как правило, большинство структурных подразделений организации, что также накладывает свои сложности при внедрении СЭД. Более того, автоматизированная система электронного документооборота должна отвечать регламентным документам организации (подробнее в статье "Изменения в регламенте документооборота после внедрения СЭД"). www.ecm-journal.ru
Внедрение СЭД выполняется в несколько этапов. (Приложение 1) типовой календарный план выполнения работ: (ПРИЛОЖЕНИЕ 1)
Система электронного документооборота является многофункциональным программно-техническим комплексом для автоматизации управления деловыми процессами в условиях распределенного использования информации разными специалистами и может охватывать как отдельные, так и все бизнес-процессы организации:
организационно-распорядительный документооборот и делопроизводство
договорной и финансовый документооборот
кадровый документооборот
проектно-конструкторский и проектно-сметный документооборот
управление проектами
управление заявками на тех. присоединение
управление конкурсной документацией
процессы подготовки, сбора, хранения и публикации корпоративной отчетности
внешний и внутренний маркетинг
и др.
Таким образом, ECM может охватывать обработку самой различной документации: приказы, распоряжения, указания, входящая и исходящая корреспонденция, поручения, протоколы и выписки из протоколов, договоры, дополнительные соглашения и акты, приказы об обучении и командировании; техническая и нормативная документация; кадровые, тендерные, учетные документы, аудио-, видео контент, графические файлы и др.
Documentum:
Хранение и управление любым содержанием
Поддержка и управление всеми этапами жизненного цикла документов
Контроль сроков и качества исполнения документов и поручений
Обеспечение защиты и конфиденциальности информации
Обеспечение возможности совместной работы над документами
Возможность распределенной работы
Широкие средства поиска необходимых документов
Интеграция со смежными КИС компании
Возможности СЭД:
Автоматизированное делопроизводство и управление документами:
создание документов ("с нуля", из шаблона, импорт документов)
коллективная работа, рецензирование
проверка оформления
согласование / утверждение /подписание
регистрация документов
рассылка документов
наложение резолюций, формирование поручений, как связанных, так и не связанных с документом
исполнение резолюций и поручений, отчеты об исполнении
контроль исполнения сроков и качества резолюций и поручений
поддержка юридически значимого документооборота с использованием ЭЦП
перевод на архивное хранение документов в соответствии с регламентом
Сервисные
функции:
атрибутивный и полнотекстовый поиск документов
поддержка связи между документами
сохранение всех версий документов;
поддержка механизма делегирования полномочий
формирование пользователем "личных папок"
настройка интерфейсных "окон" в соответствии с предпочтениями пользователя
формирование задач и уведомлений
формирование статистических отчетов
журналирование работы с документами в системе
аудит всех действий в системе
Технологические возможности:
защита информации, разграничение прав доступа
гибкая настройка бизнес-процессов и прав доступа
интеграция и обмен данными с другими корпоративными бизнес-приложениями (ERP, системами управления проектами, электронными торговыми площадками и др.) и системами электронного документооборота контрагентов
поддержка многофилиальной работы
поддержка федеративной распределенной архитектуры системы с возможностью репликации информации между узлами системы
"мобильный офис" для удаленной работы пользователей
Внедрение системы электронного документооборота в организации позволит:
Сократить или исключить бумажный документооборот
Создать единое хранилище документов организации
Сократить время на обработку документов
Обеспечить контроль исполнения поручений, прозрачность бизнес-процессов и повысить уровень исполнительской дисциплины
Стандартизировать и регламентировать бизнес-процессы
Исключить дублирование документов
Обеспечить безопасность хранения документов
Своевременно доставлять документы исполнителям (отправление/доставка документов/поручений в режиме реального времени)
Обеспечить удаленный защищенный доступ к документам
Сократить время поиска необходимых документов
Снизить расходы на хранение бумажных документов
Сократить транзакционные издержки
Решения компании TOPS Consulting по автоматизации документооборота дают возможность организациям управлять всеми аспектами жизненного цикла документов – от создания до архивирования. Обеспечивается поддержка полного цикла работы с документом: создание документа, коллективная разработка и рецензирование, проверка оформления, согласование, утверждение, регистрация, рассылка, выдача поручений, исполнение и контроль исполнения резолюций, перевод документа в архив и его хранение в соответствии с установленным регламентом.
В рамках комплексного внедрения системы документооборота компания TOPS Consulting осуществляет работы по:
автоматизации всех требуемых бизнес-процессов организации
созданию электронного архива организации
обеспечению потокового ввода документов в систему или архив
интеграции с используемыми в организации бизнес-приложениями (ERP (SAP, Oracle, Axapta), СRM, другие СЭД, EAM, электронные площадки и др.)
созданию распределенной системы электронного документооборота для территориально-распределенных организаций
внедрению ЭЦП и систем дополнительной защиты информации
внедрению системы статистической отчетности по документообороту
Комплексное внедрение системы электронного документооборота в организации обеспечивает всеобъемлющую инфраструктуру для консолидации, интеграции и управления всеми типами информации.