9.2. Организация и информационное обеспечение анализа хозяйственной деятельности

Аналитическая работа входит в служебные обязанности каждого руководителя, менеджера, принимающего управленческие решения. Поэтому важным принципом в ее организации является четкое распределение обязанностей между отдельными исполнителями. От того, насколько рационально распределены обязанности, с одной стороны, зависит полнота анализа, а с другой стороны – предупреждается дублирование одной и той же работы различными службами, более эффективно используется рабочее время различных специалистов.

Одним из принципов организации АХД на предприятии является обеспечение экономичности и эффективности аналитического процесса, т.е. выполнение наиболее полного и всестороннего исследования при минимуме затрат на его проведение. Эту цель можно достичь если широко использовать компьютерные технологии обработки информации, позволяющие автоматизировать процессы сбора и хранения данных, а также обрабатывать, используя новейшие методики анализа.

Принцип регламентации аналитической работы предполагает разработку для каждого исполнителя обязательного перечня таблиц и выходных форм анализа.

Принцип унификации (стандартизации) анализа предполагает создание типовых методик и инструкций, выходных форм, диаграмм, таблиц, программ, единых критериев оценки, что обеспечивает сопоставимость, сводимость результатов анализа и дает объективность оценки деятельности внутрихозяйственных подразделений, повышая оперативность принимаемых решений.

Изначально организация аналитической работы на предприятии проходит по следующим этапам:

1 этап. Определение субъектов и объектов АХД, выбор организационных форм их исследования и распределения обязанностей между отдельными службами, подразделениями и исполнителями.

2 этап. Планируется направление и объем аналитической работы.

3. этап. Проводится выбор информационного и методического обеспечения АХД.

4 этап. Получение результатов анализа.

5 этап. Контроль за внедрением в производство предложений, сделанных по результатам анализа.

С первого по третий этап изменения вносят в связи с изменением организационной структуры предприятия или в связи с появлением новых методов и программного обеспечения. Четвертый и пятый этапы относятся к текущей работе. Периодичность внесений изменений в объем аналитической работы происходит в соответствии с бухгалтерской отчетностью или в процессе подготовки производства связанной с освоением новой продукции или модернизацией выпускаемой продукции.

Организационные формы АХД на предприятиях определяются составом аппарата и техническим уровнем управления.

На крупных предприятиях деятельностью всех экономических служб управляет главный экономист, который организует всю экономическую работу, в том числе и АХД. В его непосредственном подчинении находятся лаборатория экономики и организации производства, планово-экономический отдел, отделы труда и заработной платы, цен, маркетинга, бухгалтерского учета, финансовый и другие. В отдельное структурное подразделение может быть выделен отдел (группа) экономического анализа, который аккумулирует всю информацию, формирует и анализирует сводный отчет.

На средних и мелких предприятиях аналитическую работу возглавляет менеджер планового отдела или главный бухгалтер.

Экономический анализ входит в обязанности работников не только экономических служб, но и технических отделов (главного механика, энергетика, технолога, новой техники и др.). Им занимаются также цеховые службы, руководители бригад, участков и т.д. Это объясняется тем, что, как бы ни была высока квалификация работников экономических служб, АХД не может быть глубоко и всесторонне сделан лишь их силами. Только общими, совместными усилиями специалистов в различных областях можно комплексно исследовать проблему и найти наиболее оптимальный вариант ее решения.

Комплексный план аналитической работы обычно составляется на один год. Он намечает перечень объектов анализа, подлежащих изучению, определяет цели анализа. Затем разрабатывается система показателей, анализ которых обеспечивает достижение поставленной цели.

В плане предусматривается периодичность проведения анализа по каждому объекту (раз в год, поквартально, ежемесячно, подекадно, еженедельно), сроки выполнения аналитической работы, состав исполнителей по каждому направлению и распределение обязанностей между ними. Также предусматриваются информационные потоки и программное и методическое обеспечение анализа.

В плане указываются внешние и внутренние пользователи (тьютеры) полученного выходного документа для проведения анализа.

Кроме комплексного плана могут составляться тематические планы проведения анализа по крупным проблемам, которые требуют глубокого изучения проблемы. Эти планы намечают объекты, субъекты, этапы, сроки проведения анализа, а также назначают руководителя, на которого возложены обязанности по управлению и контролю выполняемых работ.

Все источники данных АХД делятся на нормативно-правовые, учетные и внеучетные.

К источникам информации нормативно-правового характера относятся все типы планов, которые разрабатываются на предприятии (перспективные, текущие, оперативные, технологические карты), а также нормативные материалы, сметы, проектные задания и др.

Источники информации учетного характера – это все данные, которые содержат документы бухгалтерского, статистического и оперативного учета и отчетности.

Внеучетные источники информации – это документы, регулирующие хозяйственную деятельность, а также данные, характеризующие изменение внешней среды. К ним относятся:

1) официальные документы (законы государства, указы президента и т.д.);

2) хозяйственно-правовые документы (договоры, соглашения, рекламации и т.д.);

3) научно-техническая информация (публикации, отчеты по результатам НИР и т.д.);

4) техническая и технологическая документация;

5) материалы специальных обследований состояния производства и отдельных рабочих мет (хронометраж, фотография рабочего дня и т.д.);

6) информация об основных контрагентах предприятия;

7) данные об основных конкурентах;

8) данные о состоянии рынка материальных ресурсов;

9) сведения о состоянии рынка капитала;

10) данные о состоянии фондового рынка;

11) данные Министерства статистики и анализа об изменениях макроэкономической ситуации в стране и др.

Информационному обеспечению анализа предъявляется ряд требований, к которым относятся: аналитичность, достоверность, оперативность, сопоставимость, рациональность и др.

Наличие хорошего методического обеспечения напрямую влияет на результативность анализа.

Особое значение имеет разработка собственных или адаптация готовых компьютерных программ анализа, позволяющих оперативно и комплексно исследовать результаты хозяйственной деятельности.