4.3 Облік розрахунків з дебіторами

В процесі господарської діяльності у суб’єктів малого підприємництва виникають розрахункові відносини з іншими юридичними та фізичними особами, що засновані на грошовому відшкодуванні вартості товарно-матеріальних цінностей, робіт, послуг. При здійсненні розрахунків з дебіторами виникає дебіторська заборгованість.

Дебітори - юридичні чи фізичні особи, які внаслідок минулих подій заборгували підприємству визначені суми коштів, їх еквівалентів або інших активів.

Сума дебіторської заборгованості, що виникає в процесі нормального операційного циклу або платежі по якій повинні надходити протягом дванадцяти місяців з дати балансу, називається поточною дебіторською заборгованістю та відноситься до складу оборотних активів.

Поточну дебіторську заборгованість поділяють на наступні види:

1. Векселі одержані;

2. Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги;

3. Дебіторська заборгованість за розрахунками:

- з бюджетом;

- за виданими авансами;

- за нарахованими доходами;

- з підзвітними особами.

3. Інша поточна дебіторська заборгованість.

За можливістю погашення виділяють:

- нормальну дебіторську заборгованість – щодо якої існує впевненість у погашенні її боржником;

- сумнівну дебіторську заборгованість - щодо якої існує невпевненість у погашенні її боржником;

- безнадійну дебіторську заборгованість - щодо якої існує впевненість у її непогашенні боржником (недостатність майна у боржника при визначенні його банкрутом, форс-мажорні обставини) або за якою термін позовної давності минув.

Оцінка дебіторської заборгованості. Оцінка поточної дебіторської заборгованості залежить від дати такої оцінки.

На дату виникнення поточна дебіторська заборгованість за продукцію, товари, роботи, послуги визнається активом одночасно з визнанням доходу від реалізації продукції, товарів, робіт і послуг та оцінюється за первісною вартістю. У разі відстрочення платежу за продукцію, товари, роботи, послуги з утворенням від цього різниці між справедливою вартістю дебіторської заборгованості та номінальною сумою грошових коштів та/ або їх еквівалентів, що підлягають отриманню за продукцію, товари, роботи, послуги, така різниця визнається дебіторською заборгованістю за нарахованими доходами (процентами) у періоді її нарахування.

На дату балансу поточна дебіторська заборгованість, яка є фінансовим активом (крім придбаної заборгованості та заборгованості, призначеної для продажу), оцінюється за чистою реалізаційною вартістю, за якою вона й включається до підсумку балансу.

Чиста реалізаційна вартість дебіторської заборгованості - сума поточної дебіторської заборгованості за вирахуванням резерву сумнівних боргів. Резерв сумнівних боргів створюється з метою рівномірного включення очікуваних майбутніх витрат до складу витрат звітного періоду.

Величина резерву сумнівних боргів визначається за одним із методів:

1. Застосування абсолютної суми сумнівної заборгованості - величина резерву визначається на підставі аналізу платоспроможності окремих дебіторів.

Сумнівний борг визначається за кожним дебітором. Підставою для визнання заборгованості сумнівною є дані фінансової звітності дебітора, відомості відносно ліквідації або банкрутства дебітора, пред’явлення претензії дебітору.

2. Застосування коефіцієнта сумнівності - величина резерву розраховується множенням суми залишку дебіторської заборгованості на початок періоду на коефіцієнт сумнівності.

Коефіцієнт сумнівності може розраховуватися такими способами:

• визначення питомої ваги безнадійних боргів у чистому доході;

• 

- класифікації дебіторської заборгованості за строками непогашення;

Сума резерву, Поточна Коефіцієнт

яку необхідно = ∑ ( дебіторська Х сумнівності )

нарахувати заборгованість цієї групи

Підприємство самостійно визначає кількість груп та критерії віднесення непогашеної дебіторської заборгованості до певної групи.

Коефіцієнт сумнівності = (∑ Бзн / Дзн) / і

Бзн – фактично списана безнадійна дебіторська заборгованість відповідної групи за певний місяць обраного періоду

Дзн – дебіторська заборгованість відповідної групи на кінець певного місяця обраного періоду

і – кількість місяців в обраному періоді

Вибір методу визначення резерву, а також тимчасових інтервалів для періодизації заборгованості, є самостійним рішенням підприємства.

- визначення середньої питомої ваги списаної протягом періоду дебіторської заборгованості у сумі дебіторської заборгованості на початок відповідного періоду за попередні 3-5 років.

Визначена на основі класифікації дебіторської заборгованості величина сумнівних боргів на дату балансу становить залишок резерву сумнівних боргів на ту саму дату. Залишок резерву сумнівних боргів на дату балансу не може бути більшим, ніж сума дебіторської заборгованості на ту саму дату.

Водночас, слід зауважити, що відповідно до П(С)БО 25 у суб’єктів малого підприємництва – юридичних осіб, які мають право ведення спрощеного обліку доходів і витрат, поточна дебіторська заборгованість відображається за її фактичною сумою. Резерв сумнівних боргів не створюється.

Документування операцій за розрахунками з дебіторами. Документування операцій за розрахунками з дебіторами залежить від виду дебіторської заборгованості (рис. 4.4).

Рис. 4.4 - Види первинних документів за розрахунками з дебіторами

Основним видом дебіторської заборгованості суб’єкта малого підприємництва є заборгованість покупців за товари (продукцію) або замовників за роботи, послуги. Заборгованість покупців та замовників виникає при відвантаженні товарів (продукції), надання послуг, виконання робіт, тому підставою для визнання дебіторської заборгованості є накладні на відпуск матеріальних цінностей, акти виконаних робіт (наданих послуг). Якщо реалізація цінностей (надання послуг, виконання робіт) здійснюється на умовах наступної оплати, то продавець одночасно виписує рахунок на сплату.

Погашення заборгованості покупців та замовників відображується одночасно з надходженням платежу на поточний рахунок або в касу. Тому підставою для відображення такої операції є виписка банку або прибутковий касовий ордер.

Аналітичний облік розрахунків з дебіторами. Ознаки аналітичного обліку розрахунків з дебіторами залежать від виду заборгованості (табл. 4.9).

Таблиця 4.9 - Ознаки аналітичного обліку дебіторської заборгованості

Вид заборгованості	Ознаки аналітичного обліку
1	2
Векселі одержані	за кожним одержаним векселем
Дебіторська заборгованість за товари, роботи, послуги	- за кожним покупцем та замовником; - за кожним пред'явленим до сплати рахунком.
Дебіторська заборгованість за розрахунками з бюджетом	- за видами податків та зборів; - за термінами виникнення й погашення.
Дебіторська заборгованість за виданими авансами	- за кожним постачальником; - за кожним отриманим до сплати рахунком.
Дебіторська заборгованість за розрахунками з підзвітними особами	- за кожною підзвітною особою; - за термінами виникнення й погашення.
Інша поточна дебіторська заборгованість	- за кожним дебітором; - за видами заборгованості; - за термінами її виникнення й погашення.

Схема побудови рахунків для обліку розрахунків з дебіторами. Для накопичення інформації про розрахунки з дебіторами Планом рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств та організацій України передбачені активні рахунки класу 3 «Грошові кошти, розрахунки та інші активи» (табл. 4.10).

Таблиця 4.10 - Рахунки синтетичного обліку розрахунків з дебіторами відповідно до Плану рахунків бухгалтерського обліку активів, капіталу, зобов’язань та господарських операцій підприємств та організацій України

Рахунок	Призначення
1	2
34 «Короткострокові векселі одержані»	Облік заборгованості покупців, замовників та інших дебіторів за відвантажену продукцію (товари), виконані роботи, надані послуги та за іншими операціями, яка забезпечена векселями.
36 «Розрахунки з покупцями та замовниками»	Узагальнення інформації про розрахунки з покупцями та замовниками за відвантажену продукцію, товари, виконані роботи й послуги, крім заборгованості, яка забезпечена векселем.
37 «Розрахунки з різними дебіторами»	Облік розрахунків за поточною дебіторською заборгованістю з різними дебіторами за авансами виданими, нарахованими доходами, за претензіями, за відшкодуванням завданих збитків, за позиками членів кредитних спілок та за іншими операціями.
38 «Резерв сумнівних боргів»	Облік резервів за сумнівною дебіторською заборгованістю, щодо якої є ризик неповернення.

Спрощеним планом рахунків бухгалтерського обліку для обліку розрахунків з дебіторами передбачений активний рахунок 37 «Розрахунки з різними дебіторами». На цьому рахунку узагальнюється інформація про розрахунки з покупцями та замовниками, підзвітними особами, з іншими дебіторами, про короткострокові векселі одержані, про резерв сумнівних боргів.

Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з дебіторами із застосуванням загального та спрощеного планів рахунків надана в табл. 4.11.

Таблиця 4.11 - Кореспонденція рахунків з обліку розрахунків з дебіторами із застосуванням загального та спрощеного планів рахунків

№	Зміст операції	Спрощений план рахунків		Загальний план рахунків
		Дебет	Кредит	Дебет	Кредит
1	2	3	4	5	6
	Розрахунки за векселями одержаними
1.	Одержано вексель від покупця в погашення заборгованості за товари, роботи, послуги	37	37	341	361

Продовження табл. 4.11

1	2	3	4	5	6
2.	Погашено покупцем заборгованість за векселем	31	37	311	341
3.	Отримані відсотки за векселем одержаним	31	74	311	732
	Розрахунки з покупцями та замовниками за товари, роботи, послуги
4.	Відвантажено покупцю товари (продукцію) за договірною продажною вартістю з ПДВ	37	70	361	701 702
5.	Надано замовникам послуги за договірною вартістю з ПДВ	37	70	361	702
6.	Нараховано податкове зобов’язання з ПДВ	70	64	701 702	641
7.	Одержано платіж від покупця за відвантажені товари (продукцію)	31	37	311	361
	Розрахунки за виданими авансами
8.	Перераховано з поточного рахунку аванс постачальникам за товари, роботи, послуги	37	31	371	311
9.	Нараховано податковий кредит з ПДВ	64	64	641	644
10.	Отримано товари, роботи, послуги від постачальника	20	68	20 22	631
11.	Відображено раніш нарахований податковий кредит	64	68	644	631
12.	Відображено взаємозалік заборгованостей	68	37	631	371
	Розрахунки з підзвітними особами
13.	Видано з каси готівку підзвітній особі	37	30	372	301
14.	Оприбутковані матеріальні цінності, що придбані підзвітною особою: - купівельна вартість -ПДВ До сплати	20 64	37 37	20 22 28 641	372 372

Продовження табл. 4.11

1	2	3	4	5	6
15.	Списані на витрати підприємства кошти, витрачені підзвітною особою: - на виробничі потреби - на адміністративні потреби - на потреби збуту	23,91 96 96		23, 91 92 93	372 372 372
16.	Повернуто в касу залишок невитрачених підзвітних сум	30	37	30	372
17.	Утримано із зарплати своєчасно неповернену підзвітну суму	66	37	661	372
	Розрахунки за претензіями
18.	Пред'явлено претензію: - постачальникам на суму нестачі ТМЦ, виявлених при прийманні; - транспортним і іншим організаціям; - на суму штрафів, пені, неустойок, що визнані боржником або за якими отримані рішення суду про їх стягнення	37 37 37	68 68 74	374 374 374	63 685 715
19.	Одержано платіж від боржників у погашення претензії	31	37	31	374
	Резерв сумнівних боргів
20.	Створено резерв сумнівних боргів	96	37	944	38
21.	Списано за рахунок резерву сумнівних боргів безнадійну дебіторську заборговансіть	37	37	38	36 37

Відображення інформації про розрахунки з дебіторами у регістрах бухгалтерського обліку.

Проста форма бухгалтерського обліку. Інформація про поточну дебіторську заборгованість на підставі первинних документів відображується у Журналі обліку господарських операцій.

Спрощена форма бухгалтерського обліку. Систематизація господарських операцій по розрахункам з покупцями і замовниками, з підзвітними особами, різними дебіторами і резерву сумнівних боргів здійснюється у Відомості 3-м.

Щодо дебіторської заборгованості у розділі І Відомості 3-м відображаються обороти за дебетом і кредитом рахунку 37 «Розрахунки з різними  дебіторами».

У розділі І Відомості 3-м записи групуються за зазначеними у ньому рахунками шляхом вписування перед початком записів у графі 3  коду і назви відповідного рахунку бухгалтерського обліку, щодо якого далі здійснюються записи. Для заповнення граф 7 і 8 використовуються дані відомостей 1-м, 3-м, 4-м і 5-м.

Записи здійснюються протягом місяця на підставі прийнятих до обліку первинних документів за господарськими операціями, щодо яких кореспондуються зазначені у Відомості рахунки бухгалтерського обліку. Якщо первинні документи прикладені до інших регістрів як такі, що використані для записів в цих регістрах (наприклад, документи з погашення дебіторської заборгованості для ведення записів у Відомості 1–м), то відповідні суми господарських операцій заносяться до Відомості 3–м за даними відповідного регістру і використаних для ведення записів у ньому первинних документів.

Для обліку одержаних векселів, розрахунків з покупцями і замовниками, з підзвітними особами, з іншими дебіторами у графі 3 розділу І зазначається назва (прізвище) дебітора.

При відображенні розрахунків з дебіторами у Відомості відводиться необхідна кількість рядків для впорядкованих записів щодо розрахунків за кожним дебітором з продовженням записів на вкладних аркушах. Сальдо на кінець місяця визначається за кожним дебітором розгорнуто і переноситься у графу 5 (з графи 21) розділу І Відомості 3-м на наступний місяць.

Форма бухгалтерського обліку для суб’єктів малого підприємництва – юридичних осіб, які мають право ведення спрощеного обліку доходів і витрат. Для відображення інформації про операції щодо поточної дебіторської заборгованості, зокрема щодо заборгованості покупців або замовників за реалізовані продукцію, товари, роботи або послуги (включаючи заборгованість, забезпечену векселями) та інших дебіторів призначені графи 12 і 13 Журналу 1-мс.

У графі 12 наводяться суми за господарськими операціями, внаслідок яких збільшується заборгованість засновників з формування статутного капіталу, дебіторська заборгованість, за якою не передбачено визнання доходів, видані аванси, а також до цієї графи переноситься підсумок непогашеної дебіторської заборгованості протягом звітного періоду з Журналу 3-мс.

У графі 13 відображаються суми за операціями погашення поточної дебіторської заборгованості (крім погашення поточної дебіторської заборгованості протягом звітного періоду, за якою одночасно було визнано доходи та інформація про яку відображена у Журналі 3-мс).

Залишок на кінець звітного періоду за графою 12 визначається у такому порядку: сума залишку на початок періоду збільшується на суму обороту за період за графою 12 і зменшується на суму обороту за період за графою 13.

Залишок на кінець періоду за графою 12 переноситься у рядок 1155 «Поточна дебіторська заборгованість» графи 4 Балансу (форма № 1-мс).