20. Технология принятия группового решения

Методы принятия группового решения: 1) открытое общение; 2) ролевая игра – каждый из участников выполняет предписанную ему роль, в результате игры рождается наиболее приемлемое решение; 3) групповая дискуссия – обсуждение в группе каких-либо проблем, значимых для большинства участников.

Этапы групповой дискуссии: 1) формулировка проблемной ситуации; 2) высказывание идей; 3) обсуждение решений; 4) принятие решения; 5) разработка программы и плана действий.

Разновидности групповой дискуссии: 1) метод «мозгового штурма» – проходит в несколько этапов. На первом этапе идет изложение проблемы, при этом всех участников просят свободно излагать свои идеи по решению проблемы, в независимости от того насколько они реальны. Главная задача состоит в том, чтобы прозвучало как можно больше идей. Критика своих и чужих идей запрещается. На следующем этапе идеи комбинируются, видоизменяются. На последнем этапе идет отбор и оценка идей; 2) метод синектики также проводится в несколько этапов. На первом этапе выделяются «синекторы» (затравщики) дискуссии, которые отстаивают противоположные мнения и начинают дискуссию, в которую постепенно включаются и другие члены группы. В ходе дискуссии отбрасываются крайности и принимается решение, удовлетворяющее всех; 3) «консенсус» – путем открытого обсуждения исходных индивидуальных вариантов вырабатывается единое групповое; 4) «диалектическая» – обсуждаются не варианты, а факторы, определяющие их; 5) «диктатура» – обсуждение заканчивается выбором участника, чье мнение и становится мнением группы; 6) метод Дельфи – многократное анонимное и изолированное высказывание и обсуждение мнений в письменной форме. За несколько раундов обычно удается прийти к общему решению; 7) «коллективная» методика – усреднение результата, что исключает все индивидуальные влияния. Дает наименьшую точность.

Негативные эффекты при принятии решений в группе:

1) эффект «социальной фасилитации» – затруднение в выполнении сложных действий в присутствии наблюдателей при улучшении простых;

2) эффекты «Социальной лености» и «распределения ответственности» – снижение эффективности в принятии групповых решений при ослаблении связи между собственными усилиями и результатами и «размывании» ответственности;

3) эффект «конформизма» – влияние восприятия окружающих на восприятие индивидуума;

4) эффект «группового мышления» или эффект «группового духа» – принятие неверных решений, основанных на чувстве превосходства и неуязвимости группы. Наблюдается в хорошо сплоченной группе, в результате её изоляции от альтернативного источника информации, удачности предыдущих решений, чувства защищенности и высокого уровня неопределенности одобрения индивидуальных мнений членами группы.

21. Коммуникация как функция управления организацией

Все функции управления требуют принятия решения, коммуникации и обмена информацией. Основное требование для принятия решения – наличие адекватной и точной информации. Коммуникации – единственный способ получения такой информации. Они представляют собой межличностное и организационное общение.  Коммуникация, как функция управления, представляет собой обмен информацией, знаниями, интеллектуальной собственностью в процессе взаимодействия социальных групп, общностей, личностей, экономических систем.

В современных условиях коммуникация как функция управления превращается в стратегический ресурс эффективности и качественного роста экономических систем. Успех или неудачу любого рыночного субъекта сегодня определяют не избыток или недостаток сырьевых ресурсов, труда или капитала, а концепции, которые люди держат в своих головах, и качество доступной им информации. Именно использование информации и знаний определяет суть работы организации по достижению максимальной эффективности по всем направлениям ее развития в условиях изменяющейся внешней среды. Организации не могут сегодня развиваться без воспроизводства интеллектуального капитала, обновления образовательного, культурного и научного потенциала. В связи с этим коммуникативный фактор в развитии организации становится условием экономического прогресса и внутренним элементом устойчивого экономического роста.

22. Социальная структура коммуникации

Социальная коммуникация — это понятие, относящееся, прежде всего, к деятельности, вне ее оно теряет всякий смысл. Коммуникативный процесс представляет собой необходимую предпосылку становления, развития и функционирования всех социальных систем, потому что именно он обеспечивает связь между людьми и их общностями. Именно посредством коммуникации осуществляется управление, с помощью нее возникает и реализуется власть в обществе. Существует множество определений социальной коммуникации, наиболее часто встречающиеся из них это:

— передача информации, идей, эмоций посредством сигналов, знаков, символов;

— процесс (знакового, информационного обмена), который связывает отдельные части социальных систем друг с другом;

— механизм, посредством которого реализуется власть (власть, как попытка определить поведение другого человека).

Структурные элементы социальной коммуникации:

1. Субъекты коммуникационного процесса: отправитель и получатель сообщения

2. Средства коммуникации: код, используемый для передачи информации в знаковой форме (слова, картины, графики и т.п.), а также каналы, по которым передается сообщение (письмо, телефон, радио, телеграф и т.п.);

3. Предмет коммуникации: какое -либо явление, событие и отображающее его сообщение (статья, радиопередача, телевизионный сюжет и т.п.)

4. Эффекты коммуникации: последствия коммуникации, выраженные в изменении внутреннего состояния субъектов коммуникационного процесса, в их взаимоотношениях или в их действиях.

23. Виды коммуникаций в организации

Коммуникация - это процесс обмена информацией (идеи, факты, мысли, чувства и ценности) между двумя и более людьми, ведущий к взаимному пониманию, на основе которого руководитель получает информацию, необходимую для принятия эффективных решений и доводит принятые решения до работников организации. Коммуникации в организации — это сложная, многоуровневая система. 

Коммуникации в организации классифицируются по следующим видам: 1. По форме общения - вербальные и невербальные коммуникации. 2. По субъектам и средствам коммуникаций - межличностные коммуникации и организационные (коммуникации с помощью технических средств, информационных технологий). 3. По каналам общения – формальные и неформальные. 4.По организационному признаку (по пространственному расположению каналов): вертикальные и горизонтальные. 5. По направленности общения: нисходящие и восходящие коммуникации.

Вербальные коммуникации – коммуникации, осуществляемые с помощью устной речи как системы кодирования. Вербальная коммуникация использует в качестве знаковой системы человеческую речь, естественный звуковой язык, т.е. систему фонетических знаков, включающих два принципа: лексический и синтаксический. Речь является самым универсальным средством коммуникации, поскольку при передаче информации при помощи речи менее всего теряется смысл сообщения. Обмен информацией возможен не только посредством речи, но и посредством других знаковых систем, которые в своей совокупности составляют средства невербальной коммуникации – это сообщения, посланные отправителем без использования устной речи как системы кодирования, с помощью  жестов, мимики, поз, манер и т.д. Организационные коммуникации – это совокупность коммуникаций, строящихся на основе общения, опосредованного информацией о самой организации, ее целях и задачах.

 В любой организации наряду с формальной структурой существует и неформальная, которая основана на личных, неслужебных, не регламентированных отношениях и соответственно кроме информации, передаваемой по официальным, формальным каналам (формальные коммуникации), циркулирует и неофициальная информация, проще говоря, слухи, передаваемые при помощи неформальных коммуникаций. Неформальными коммуникациями довольно часто пользуются руководители, чтобы выяснить реакцию сотрудников на те или иные предполагаемые изменения. При вертикальных коммуникациях информация перемещается внутри организации с уровня на уровень в рамках вертикальных коммуникаций. С их помощью информация передается с высших уровней руководства на низшие, или по нисходящей. Горизонтальные коммуникации – это коммуникации между различными отделами организации. Так как организация состоит из нескольких (иногда множества) подразделений, нуждающихся в согласованном выполнении своих задач, это вызывает у них необходимость обмениваться между собой информа­цией для координации задач и действий.

24. Общие требования к деловой беседе и ее структура

Деловая беседа — это основной и важнейший элемент управленческой деятельности. Деловая беседа - устный контакт между собеседниками, которые имеют необходимые для этого полномочия. В ходе беседы происходит обмен информацией, поддерживаются деловые контакты и пр. Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает подписания договоров или выработки обязательных для выполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предшествовать переговорам или быть их составной частью.

Структура деловой беседы: 1)подготовка к беседе 2) установление места и времени встречи

3) начало беседы 4)передача информации и аргументирование 5)принятие решения.

Требования к речевой коммуникации в деловой среде могут быть сформулированы следующим образом: • Четко определять цели своего сообщения. • Делать сообщение понятным и доступным для восприятия разными группами работников: находить конкретные иллюстрации общих понятий, развивать общую идею, используя яркие примеры. • Делать сообщения по возможности краткими и сжатыми, привлекать внимание сотрудников лишь к тем проблемам, которые касаются их конкретно. • В разговоре с сотрудниками следовать правилам активного слушания, демонстрировать им сигналы понимания и готовности к совместным действиям.

25. Деловое совещание как один из видов делового общения

Деловое совещание является одной из форм делового общения, цель которого – коллективное  обсуждение, осмысление проблем и вопросов предприятия (организации) и принятие соответствующего решения. Виды деловых совещаний выделяются по основной цели или задачам, которые необходимо решить: планирование, мотивация, внутренний распорядок деятельности, контроль за деятельностью сотрудников и др. Совещания необходимы для ускорения принятия решений и повышения их обоснованности для эффективного обмена мнениями и опытом, более быстрого доведения конкретных задач до исполнителя и эмоционального воздействия на персонал организации. Цель совещания – это описание ожидаемого результата, нужного типа решения, желательного итога работы. Чем более точно и в нужном направлении сформулирован предмет обсуждения, тем больше шансов получить нужный результат. Целесообразно проводить деловые совещания в определенный день недели, желательно в конце рабочего дня или во второй его половине.  Оптимальное число участников 6-7 человек. Повестка дня – это, как правило, письменный документ, получаемый участниками совещания заранее и содержащий следующую информацию:

·        тема совещания;

·        цель совещания;

·        перечень обсуждаемых вопросов;

·        время начала и окончания совещания;

·        место, где оно будет проходить;

·        фамилии и должности докладчиков;

·        время, отведенное на каждый вопрос;

·        место, где можно ознакомиться с материалами по каждому вопросу.