Тема 7 Принципы реализации функций управления

Принципы формирования и реализации функции «целеполагание».

Качество выполнения этой функции определяет деятельность субъекта и объекта управления на длительный промежуток времени. В условиях действия рыночных отношений от качества зависит конкурентоспособность, выживаемость, прибыльность и вообще результативность системы управления любого уровня и масштаба.

При выработке целей необходимо предусматривать их всестороннее и глубокое обоснование, объективность, реалистичность, соответствие намечаемым результатам, согласованность идей и задач между собой и с ранее принятыми решениями в области целеполагания. Необходимым правилом является также выработка вариантов целей, исключение явно нерациональных и выбор оптимальных путем сравнения альтернативных целей по выбранным специально для этого показателям (критериям).

Принципы осуществления функции «планирование деятельности».

Сущность этой функции заключается в выработке модели функционирования объекта управления в форме совокупности количественных и качественных показателей, характеризующих его деятельность на определенный промежуток времени (год, квартал, месяц и т.д.). Поэтому здесь используется целый ряд принципов, носящих как общий характер, так и специфический для данного рода деятельности систем управления. Среди них главные: прогнозирование, моделирование, программирование, директивность (обязательность выполнения), единство (компромисс) интересов всех участников планируемой деятельности, сбалансированность, реалистичность, объективность, оптимальность, системность. Смысл первых шести из них следует особо подчеркнуть и пояснить.

Прогнозирование — это процесс выявления и предвидения объективных возможных тенденций, состояний развития управляемого объекта, а также альтернативных путей этого развития и сроков их реализации. Прогнозирование осуществляется в целях принятия наиболее рационального планового решения.

Моделирование — процесс воспроизведения реальных объектов, явлений, процессов в форме теоретических схем и символов разного рода, создания аналогов, в которых отражены их важнейшие свойства.

Моделирование используется в тех случаях, когда аналитическое решение невозможно, а непосредственное экспериментирование на реальном объекте затруднено или экономически невыгодно. Такое имитационное моделирование используется в процессе изучения систем с целью выявления и анализа законов, принципов их функционирования, оценки функциональных и организационных структур, разработки методов управления этими системами. Особая роль моделирования заключается в имитации экономических (имущественных) и организационных отношении и связей, что позволяет реализовывать системный подход в управлении объектами разного рода.

Программирование — выработка комплекса мероприятий по достижению единой (одной) цели в намечаемые сроки, обеспечиваемые необходимыми для этого ресурсами. Процесс программирования включает также анализ проблемы, формулирование целей и задач, подбор и установление исполнителей, оценку конечного результата, выбор наиболее предпочтительного для данной ситуации варианта решения проблемы.

Директивность — обязанность руководствоваться выработанными планами, предопределенная договорными отношениями субъектов о сотрудничестве, совместной деятельности или соответствующими законодательными актами государства.

Единство (компромисс) интересов участников планируемой деятельности — в планах должна обеспечиваться реализация интересов всех участников совместной деятельности, включая государство, собственников и наемного персонала. Вместе с тем этот компромисс интересов должен способствовать интенсификации, расширению, активизации этой деятельности.

Сбалансированность — важнейший принцип планирования, сущность которого заключается в равновесии всех пропорций и соотношений, параметров, показателей, планов и последствий их выполнения. Этот принцип предполагает возможность и необходимость соизмерять потребности развития с возможностями их удовлетворения, обеспечивать его пропорциональность.

Принципы осуществления функции «организация».

Значение этой функции в системах управления столь велико, что некоторые теоретики и практики управления рассматривают ее в качестве самостоятельной, существующей наравне с управлением. На самом деле это так, но организационная деятельность составляет часть управленческой. Поэтому принципы организации правомерно и логично относить также к управлению. Вот важнейшие из них.

Специализация. Это правило указывает на объективно существующую зависимость между характером разделения труда между управленческими работниками и эффективностью управления. Сущность этого принципа заключается в необходимости разделения управленческой деятельности на определенные виды работ и закреплении их за конкретными работниками и подразделениями аппарата управления. Эффективность такого подхода к организации управления кроется в преимуществах специализации как прогрессивной формы общественного (совместного) труда. Уровень специализации или степени однородности работ, закрепляемых за исполнителями, обусловливается конкретными условиями и особенностями реальных систем управления и обосновывается в процессе их организационного проектирования.

Пропорциональность. Слаженность функционирования систем управления зависит от того, насколько соразмерны их отдельные элементы, части, подсистемы между собой. Этот принцип как раз и указывает на необходимость такого их соответствия. Причем он относится ко всем элементам, их свойствам, имея в виду их количественную и качественную характеристики.

Пример. В аппарате управления число специалистов в подразделениях должно быть пропорциональным, соразмерным трудоемкости выполняемых ими работ, и не только. Профессии, уровень квалификации этих специалистов должны соответствовать характеру, степени сложности реализуемых ими функций.

Ритмичность. Сущность этого правила заключается в том, что установленный порядок реализации функций управления должен неукоснительно соблюдаться, а сам этот процесс должен характеризоваться бесперебойностью и своевременностью. Объективная необходимость указанного качества процесса управления обусловлена требованиями непрерывности и равномерности использования управленческих ресурсов (труда специалистов и технических средств) как фактора их эффективности, а также бесперебойностью и непрерывностью воздействия на объект управления.

Прямоточностъ. Если рассматривать управление как процесс сбора и обработки информации (включая выработку решений и контроль за их реализацией), то эффективность управленческой деятельности во многом будет зависеть от пути (маршрута) прохождения информационных потоков. В этом смысле «прямоточ-ность» рассматривается в качестве наикратчайшего пути прохождения информации от источника до ее конечного потребителя. Именно от этого во многом будет зависеть скорость, качество обработки информации, оперативность ее использования.

Принципы реализации функций координирования (координации) и регулирования совместной деятельности субъектов и объектов управления.

Эти принципы должны обеспечивать эффективное их взаимодействие, устранение параллелизма и дублирования, увеличение результативности на основе четкого разделения обязанностей и прав, повышение степени согласованности действий. Эти качества функционирования систем управления обеспечиваются наравне с координированием также функцией регулирования, целью которой является поддержание управляемых процессов в заданных режимах работы (планах, регламентах, проектах, программах). С помощью регулирования на основе информации о состоянии управляемого объекта или процесса осуществляются на них воздействия для устранения отклонений от установленных режимов функционирования и нейтрализации возмущающих воздействий внутренней и внешней среды. К этой группе принципов управления относятся:

Четкость. Это требование указывает на необходимость строгого разграничения работ, прав, обязанностей между исполнителями функций как условия их согласованного, предсказуемого взаимодействия.

Надежность. Координирование и регулирование должны обеспечивать способность систем управления выполнять возложенные на них функции. В практике управления это достигается с помощью различных методов, среди которых наиболее распространенными будут дублирование исполнителей и потоков информации, резервирование (увеличение) возможностей ненадежных элементов систем. В общем, этот принцип гласит, что все элементы систем должны в процессе осуществления функций координирования и регулирования получить соответствующие для данного промежутка времени и реальных условий функционирования прочность, надежность элементов и их свойств. Олерйтмвяость. Координирующее и регулирующее воздействия на объект или процесс управления должны осуществляться быстро, для того чтобы ситуация не приобрела необратимого (неуправляемого, непоправимого) характера и издержки отклонения от планируемого режима (модели) функционирования, были минимальными. В этом суть данного принципа управления.

Рациональность. Кроме перечисленных правил, имеет определенную, немаловажную актуальность и рациональность координирующих и регулирующих воздействий, которые должны подчиняться «здравому смыслу» и объективным условиям протекания процесса управления, учитывать близкие и отдаленные последствия этих воздействий.

Принципы осуществления функции «руководство».

Это особая функция управления, которая определяет содержание труда руководителей, т.е. тех, кто возглавляет системы и подсистемы управления. Содержание этой деятельности весьма многогранно, особая роль в ней отводится координированию работы исполнителей. Понятно, что и правил при этом используется большое множество. Поэтому выделим основные из них.

Создание и непрерывная рационализация системы управления. Для успешной деятельности любой руководитель должен сформировать систему управления и поддерживать ее соответствие постоянно меняющимся внешним и внутренним условиям ее функционирования.

Работа с персоналом управления. Руководители для обеспечения поставленных целей должны подбирать и расставлять работников, рассматривая этот принцип как наиболее эффективный способ своего воздействия, влияния на управляемые процессы.

Активизация труда персонала. Этот принцип указывает на важнейшую задачу руководителя любого уровня: постоянно побуждать к энтузиазму и творчеству координируемых работников с помощью разнообразных методов.

Стиль деятельности. Каждый руководитель обязан выработать определенный стиль работы (совокупность методов воздействия на персонал и выполнение работ), постоянно его улучшать, рассматривая его как важнейшее условие системного управления организацией, создания необходимой стабильности в коллективе, предсказуемости собственных действий и их последствий.

Нормы поведения. Упорядочение работы сотрудников, установление регламентов, правил и методов общения и взаимоотношений являются неотъемлемой частью деятельности руководителей, одновременно обязанностью и принципом. Регламентирование норм поведения может осуществляться в форме инструкций, указаний, положений, концепций деятельности организаций, регламентов и (или) культивироваться посредством поведения самого руководителя, устных высказываний, целой совокупности методов, способствующих формированию высоких стандартов общения, поведения персонала.

Принципы осуществления функции «контроль».

Сущностью контроля как функции управления является сопоставление фактического состояния управляемого объекта с заданной программой (моделью) его функционирования. При этом используются следующие принципы.

Быть предупреждающим, чтобы не допускать значительного отклонения от заданного режима функционирования объекта. Это основной принцип контроля.

Своевременность контроля обусловлена предыдущим принципом.

Всесторонность контроля должна обеспечивать полное знание о состоянии объекта, что является непременным условием системного управления организацией, своевременного реагирования на отклонения всех параметров, характеризующих состояние объекта, от заданных программой.

Непрерывность контроля диктуется соображениями не допустить такого состояния управляемого объекта, когда восстановление заданного режима функционирования становится невозможным, а это связано со значительными затратами ресурсов или убытками.

Принципы осуществления функции «анализ».

Анализ как функция управления должен обеспечивать объективную оценку деятельности объекта управления (организации, предприятия, органа управления), выявление причин сложившегося состояния, тенденций и резервов развития, несовершенств. Выполнение этой функции связано с применением таких известных принципов, как объективность, оперативность, системность, конкретность, количественная определенность и такого специфического принципа, как сопоставимость показателей.

Принципы осуществления функции «учет».

Содержание функции учета — это наблюдение, измерение, фиксация, регистрация на различных накопителях информации, которая характеризует состояние управляемого объекта и результаты его жизнедеятельности. При этом используются принципы: всесторонность, оперативность, унификация учетных показателей плана и фактического состояния объекта и его подразделений, точность, доступность, полнота, ясность, экономичность, объективность, своевременность.