Лекція 8 тема: Створення звітів та їх застосування. Створення форм і звітів. План лекції

1. Зв’язки у таблицях та типи зв’язків. Створення зв’язків між елементами таблиці та таблицями БД.

2. Запити.

3. Форми.

4. Створення та оздоблення форм.

5. Звіти.

6. Створення та оздоблення звітів.

Зміст лекції

1. Зв’язки у таблицях та типи зв’язків.

СУБД Access є дозволяє створювати багатотабличні бази даних і зв’язувати таблиці між собою.

Після створення в базі даних окремих таблиць по кожній темі необхідно вибрати спосіб, яким Microsoft Access буде поєднувати данні таблиць. Насамперед варто визначити зв'язки між таблицями. Після цього можна створювати запити, форми і звіти для одночасного відображення даних із декількох таблиць.

Наприклад, поля в декількох таблицях повинні бути скоординовані таким чином, щоб відображати відомості про одне й те саме замовлення.

Зв'язок між таблицями встановлює стосунки між співпадаючими значеннями в ключових полях.

У більшості випадків із ключовим полем однієї таблиці (головної таблиці), що є унікальним ідентифікатором кожного запису, зв'язується зовнішній ключ іншої таблиці (підлеглої таблиці).

Зовнішній ключ - одне (або декілька) полів у таблиці, що містять посилання на поле (або поля) первинного ключа в іншій таблиці.

Поле зовнішнього ключа визначає спосіб зв'язування таблиць. Вміст поля зовнішнього ключа повинен збігатися з умістом ключового поля, хоча імена полів можуть при цьому не збігатися.

Міжтабличний зв'язок - це відношення, встановлені між полями (стовпцями) двох таблиць.

Існують зв'язки з відношенням:

• один-до-одного;

• один-до-багатьох.

• багато-до-багатоьх.

При відношенні «один-до-багатьох» кожному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, але запис у таблиці B не може мати більш одного відповідного йому запису в таблиці A.

Є найбільше часто вживаним типом зв'язку між таблицями. Дозволяє уникнути повторень однотипної інформації.

При відношенні «один-до-одного» запис у таблиці A може мати не більш одного зв'язаного запису в таблиці B і навпаки.

Зв’язок цього типу використовуються не дуже часто, оскільки велика частина даних, зв'язаних таким чином, може бути поміщена в одну таблицю. Відношення «один-до-одному» може використовуватися для поділу дуже широких таблиць, для відділення частини таблиці, яку треба захистити, а також для збереження даних, що відносяться до підмножини записів у головній таблиці.

При відношенні «багато-до-багатьох» одному запису в таблиці A можуть відповідати кілька записів у таблиці B, а одному запису в таблиці B кілька записів у таблиці A.

Цей тип зв'язку можливий тільки за допомогою третьої (сполучної) таблиці, первинний ключ якої складається з двох полів, що є зовнішніми ключами таблиць A і B. Відношення «багато-до-багатьох» по суті справи являє собою два відношення «один-до-багатьох» із третьою таблицею.

У Microsoft Access зв'язок між таблицями визначається шляхом додавання таблиць у вікно «Схема даних» із наступним перетаскуванням ключового поля з однієї таблиці в іншу.

Тип зв’язку в створюваному Microsoft Access зв'язку залежить від способу визначення полів:

• Відношення «один-до-багатьох» створюється в тому випадку, коли тільки одне з полів є ключовим або має унікальний індекс.

• Відношення «один-до-одного» створюється в тому випадку, коли обидва поля є ключовими або мають унікальні індекси.

Цілісність даних визначає систему правил, які використовуються для підтримки зв'язків між записами у зв'язаних таблицях, а також забезпечують захист від випадкового видалення або зміни зв'язаних даних.

Для відносин, у яких перевіряється цілісність даних, користувач має можливість указати, чи варто автоматично виконувати для зв'язаних записів операції каскадного відновлення і каскадного видалення. Тоді зміни у даних головної таблиці автоматично відобразяться у всіх підлеглих.

Для створення зв’язків необхідно викликати вікно Схема даних з меню Сервис.