2.2. Основные требования к оформлению дел

Оформление дела — это подготовка дела к хране­нию в соответствии с установленными правилами¹.

Оформление дел проводят работники структурных под­разделений, ответственные за формирование и хранение дел. В зависимости от ценности документов и, соответ­ственно, сроков хранения дел проводится полное или ча­стичное (упрощенное) оформление дел.

Оформление дел начинается с момента их заведения в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки к передаче в ведомственный архив по окончании кален­дарного года, в котором они были заведены.

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: допускается не проводить систематиза­цию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временно­го (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

• подшивку или переплет дела;

• нумерацию листов дела;

• составление листа-заверителя;

• составление, в необходимых случаях, внутренней описи до­кументов;

• внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки де­ла (уточнение названия организации, регистрационного ин­декса дела, крайних дат дела, заголовка дела).

Прежде чем подшивать дела, из них удаляют металлические скрепления (скрепки, скоб­ки и др.).

При наличии в деле отдельных особенно ценных до­кументов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, паспортов и др.) они вкладываются в конверт, который затем подшивается в это дело. Если таких документов много, они могут изыматься из дела и на них составляется отдельная опись.

Документы, составляющие дело, подшиваются на че­тыре прокола в твердую обложку из картона или пере­плетаются с учетом возможности свободного чтения тек­ста всех документов, дат, виз и резолюций на них.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, при необходимости — бланки форм для внутренней описи документов дела.

Дела постоянного хранения и по личному составу пе­реплетают после просмотра дел куратором государствен­ного архивного учреждения, утверждения описи на дела постоянного хранения и согласования описи по личному составу с экспертно-проверочной методической комисси­ей государственного архивного учреждения.

Дела со сроками хранения свыше 10 лет (кроме дел по личному составу) переплетают после согласования описи с экспертной комиссией организации и утверждения руководителя организации.

Нумерация листов в делах предназначена для закрепления порядка расположения документов после систематизации и для обеспечения их сохранности. Для удобства используется черный графит­ный карандаш или нумератор в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Использование чернил и цвет­ных карандашей для нумерации листов запрещено.

Нумеруются все листы в деле, кроме внутренней описи и заверительной надписи. Листы внутренней описи ну­меруют отдельно.

Сложенные листы разворачивают и нумеруют в пра­вом верхнем углу. Также нумеруют лист любого форма­та, подшитый за один край. Листы большого формата (бо­лее А4) за середину подшивать запрещается.

Чертежи, диаграммы, фото и другие иллюстративные материалы, представляющие в деле самостоятельный лист, нумеруют на оборотной стороне, в левом верхнем углу.

Лист, на котором документы наглухо наклеены, нуме­руют как один лист, в правом верхнем углу.

Если на документ наклеены одним краем фотогра­фии, диаграммы, вырезки и т. п., то нумеруют сам доку­мент и наклеенный на него специфический документ, каждый в отдельности.

Конверты с вложениями нумеруют следующим обра­зом: сначала конверт, затем поочередно каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумераци­ей можно не нумеровать, если она совпадает с порядко­вым расположением листов в деле.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или час­тей, нумеруют в каждом томе отдельно.

Если в процессе нумерации были допущены отдель­ные ошибки, допускается употребление литерных номе­ров. К примеру, если два листа подряд пронумерованы под одним и тем же номером, или лист пропущен при нумерации, то можно применить литерные номера. На­пример, при проверке оказалось, что в деле 3 документа пронумерованы числом 20. В таком случае к числу 20 необходимо приписать буквы в алфавитном порядке, на­чиная со 2-го документа. Линия нумерации листов в деле будет выглядеть следующим образом: ...19, 20, 20а, 206, 21, 22...

При большом количестве ошибок в нумерации листов проводят их перенумерацию. Старые номера аккуратно зачеркивают наклонной чертой и рядом ставят новый номер. К делу составляют новую заверительную надпись. Старую надпись зачеркивают и сохраняют в деле.

Заверишелъная надпись (лист-заверитель) дела. В конце дела, для учета количества листов, на отдельном листе-заверителе дела составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов, оговариваются все особенности в нумерации и физическом состоянии документов в деле: литерные и пропущенные номера листов; номера листов с наклеенными документами; номера листов с конверта­ми и вложениями в них; номера крупноформатных лис­тов, карт, рисунков и т. д. В заверительной надписи следует отражать все изме­нения в: физическом состоянии (повреждения), составе дела (дополнительные вложения новых документов, за­мена копий и т. д.).

Составлять заверительную надпись на обложке дела или оборотной стороне последнего листа запрещается.

Форма листа-заверителя дела дана в приложении к «Основным правилам работы государственных архивов», «Основным правилам работы ведомственных архивов». В этих документах предлагаемые формы не идентичны, однако состав информации, вносимой в формы, одинаков.

Лист-заверитель дела может быть заранее изготовлен с помощью множительной техники и вложен в дело пос­ледним листом, перед переплетом или подшивкой.

Если дело было переплетено или подшито, лист-заве­ритель наклеивают на верхнюю часть, на внутренней сто­роне обложки дела. Лист-заверитель в случае необходи­мости может быть вклеен на внутреннюю сторону облож­ки книги, журнала.

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Пример заверительной надписи¹:

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 21-4

В деле подшито (вложено) и пронумеровано 123 Сто двадцать три листа

(цифрами и прописью)

в том числе: литерные листы 20а, 20б

пропущенные номера нет

листов внутренней описи 3 листа

Особенности физического состояния и формирования дел	Номера листов
1	2
1. Вожена копия справки о работе отдела в 1 полугодии 2003 года	Лист 110

Секретарь-референт Подпись Г. М. Васильева

23.10.2003

Внутренняя опись документов дела — это учетный документ, содержащий перечень документов дела с указа­нием порядковых номеров документов, их индексов, на­званий, дат, номеров листов².

Необходимость составления внутренней описи доку­ментов дела определяется инструкцией по ведению де­лопроизводства в учреждении, а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется для учета документов:

• определенных категорий дел: особо ценных, личных, судебных и следственных и т. д.;

• дел, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Внутренняя опись документов дела составляется на отдельном листе по установленной форме.

Внутренняя опись содержит:

• номер дела, документы которого внесены в данную опись;

• порядковый номер документа;

• индекс документа;

• дату документа;

• вид документа и краткое содержание документа;

• номера листов, на которых расположен документ;

• примечание.

К описи составляют итоговую запись, в которой цифрами и прописью указывается количество листов самой внутренней описи и количество включенных в дело до­кументов.

Опись подписывает составитель с расшифровкой под­писи и датой составления.

В графе «Примечание» отражают со ссылками на со­ответствующие акты все изменения в составе дела (при изъятии, включении, замене документов). При необходи­мости составляют новую итоговую запись внутренней описи и новую заверительную надпись дела.

Если дело переплетено без внутренней описи, состав­ленная опись может быть подклеена за верхний край к внутренней стороне лицевой обложки дела.

Дела подшиваются прочной ниткой в твердую облож­ку (папку) в 4 прокола или переплетаются.

Текст документа при брошюровке не сшивается. Если нарушаются установленные государственными стандарта­ми размеры полей, то неизбежно текст очень близко распо­ложен к краю листа и может быть задет при подшивке. В данном случае к листу нужно подклеить полоску прочной бумаги, за которую документ и будет подшит.