4. Этап тактической подготовки к деловой беседе

После того, как страте­гические вопросы решены, можно переходить к тактической подготовке беседы. Тактическая подготовка имеет целью более подробную оценку условий проведения беседы (рабочей обстановки, силового баланса уча­стников), планирование и разработку основных этапов проведения бесе­ды, а также отработку техники и приемов действий в ходе беседы.

При оценке степени благоприятности рабочей обстановки прежде всего решите, что нужно предпринять, чтобы лучше узнать друг друга до переговоров, добавить в отношения доверительности. Если наш со­беседник будет на встрече не один, постарайтесь побольше узнать о других участниках беседы с его стороны. По возможности предприми­те шаги с целью исключить либо заменить тех членов делегации, ко­торые любят вступать в полемику. Решите, должны ли поведение, одежда быть официальными или они могут быть более демократич­ными. Подумайте, как лучше всего обращаться к собеседнику (только по имени, по имени и отчеству, с добавлением званий и характери­стик статуса), допустимо ли неформальное общение во время переры­вов и т.п. И с учетом этого окончательно решите, удобно ли будет ра­ботать в данном месте переговоров и с подобным режимом, будут ли за столом переговоров участники беседы сидеть беспорядочно либо деленным образом (например, по разные стороны стола).

Планирование деловой беседы предполагает определение перечня и содержания общих и частных вопросов, перечня промежуточных и конечных целей (результатов) для каждого из этапов деловой беседы, а также необходимой информации, материалов и доказательств. При работе по планированию деловой беседы необходимо обеспечить достаточно времени на подготовку, работать методично и по плану.

Некоторые считают составление плана беседы излишней роскошью. При этом они рассуждают подобно фаталистам: «Как можно планиро­вать нечто, где любой новый факт, внезапно возникший в ходе встречи, может разрушить весь замысел до основания? Зачем же тогда этот план?» Однако цель планирования как раз и заключается в максималь­ной нейтрализации неожиданностей за счет рефлексивной генерации своей линии поведения. Ведь психологически ясно, что несколько раз «испугавшись» в ходе планирования, вы будете не таким пугливым в хо­де самой деловой беседы, будете спокойнее, быстрее и гибче реагиро­вать в случае внезапных поворотов в разговоре с собеседником. При планировании вы действуете так же, как и при рефлексивной генерации стратегий в игре. В результате вы устанавливаете главные цели и разраба­тываете задачи деловой беседы, выявляете их взаимосвязи и очередности решения. Все это позволит эффективно провести поиск подходящих пу­тей для достижения цели и решения частных задач, анализ внешних и внутренних ресурсов и возможностей для их реализации, сформировать прогнозный сценарий деловой беседы. Такой подход позволяет глубже осмыслить ситуацию, перевести предложения и варианты решений, вы­двигаемых в ходе деловой беседы, на рациональные основания.