1.3. Класифікація кадрових документів

Розпорядча діяльність органів управління у сфері роботи з персоналом полягає в тому, що вони відповідають за добір і розстановку кадрів, прийом на роботу, переведення і звільнення громадян, видачу низки документів, необхідних робітникам і службовцям в реалізації ними права на працю. Серед документів з особового складу вирізняються такі документи: трудовий договір; трудова угода; наказ або розпорядження про зарахування громадян на роботу, звільнення, переведення на іншу посаду або роботу; листок з обліку кадрів; автобіографія; заява; довідка з роботи тощо.

В організації оформляється ще значна кількість спеціальних документів, які сприяють раціональній організації обліку кількісного та якісного складу персоналу, його розстановки, руху в організації, а також швидкому пошуку інформації про працівників тощо. Серед них слід вирізнити: штатний розклад організації; штатно-посадову книгу; графік відпусток персоналу; резерв на заміщення посад керівників структурних підрозділів.

Розроблена й застосовується підсистема уніфікованих форм документів щодо забезпечення діяльності кадрових органів державного управління, яка є складовою Уніфікованої системи організаційно-розпорядчої документації. Її розробка спричинена створенням уніфікованих документаційних комплексів, придатних для використання в автоматизованих системах управління й за умови застосування традиційних методів оброблення документів. Зазначену підсистему документів регламентовано для використання на всіх рівнях управління.

До складу підсистеми входять уніфіковані форми документів, які забезпечують реалізацію завдань, пов’язаних з прийняттям, переведенням, звільненням працівників, наданням відпустки (анкета, додаток до анкети, наказ, розпорядження, заява, подання, графік відпусток, пояснювальна записка, доповідна записка), а також інструкція щодо застосування уніфікованих форм документів [18, с. 135].

На підприємствах, де обсяг документообігу не перевищує 10 тис. документів на рік, такого структурного підрозділу, як відділ кадрів, може не бути, тому всі операції, пов’язані з його роботою, виконує секретар-референт (технічний секретар, офіс-менеджер), який повинен мати знання стосовно роботи з документами з особового складу й надавати допомогу відповідним службам у підготовці, складанні, оформленні цих документів.

Приймаючи на роботу особу, відповідальний працівник відділу кадрів (або секретар-референт, технічний секретар, офіс-менеджер) повинен звірити всі відомості, внесені в анкету й автобіографію, з оригіналами документів (паспортом, дипломом, трудовою книжкою).

З особливою увагою необхідно підходити до складання тексту наказів з кадрових питань, пам’ятаючи, що його чіткість і правильність допоможе уникнути порушень права про працю. Накази з особового складу регламентують прийняття громадян на роботу, переміщення працівників на інші посади, звільнення, надання різних відпусток, заохочення, накладання стягнень та ін.

У великих організаціях використовують уніфіковані форми наказів з особового складу. В організаціях з невеликим обсягом документообігу зазначені накази оформляють на загальних, спеціальних бланках або на чистих аркушах паперу. Складання й оформлення наказів про особовий склад має деякі особливості. У заголовку такого наказу пишуть: “Про особовий склад”. До номеру наказу додають літеру „К” або „ВК” (кадри або відділ кадрів). Констатуюча частина може опускатись. У розпорядчій частині пункти розміщуються у певній послідовності: призначення на посаду, переведення, надання відпустки, звільнення з посади, зміна прізвища тощо.

Накази, що стосуються особового складу, складають на основі доповідних записок керівників структурних підрозділів, заяв громадян, протоколів колегіальних органів тощо. Рекомендується починати кожний пункт наказу словами: “Призначити”, “Перевести”, “Оголосити подяку”, “Надати відпустку”. Далі щоразу з нового рядка великими буквами друкуються прізвища та ініціали осіб, на яких поширюється цей пункт наказу, їхня посада (вчений ступінь, звання, спеціальність, розряд тощо), назва відділу чи цеху, в якому ця особа працює. У кінці кожного пункту наказу зазначається підстава для його складання (доповідна записка, заява тощо). Якщо в одному пункті наказу перераховуються кілька осіб, то їхні прізвища повинні стояти в алфавітному порядку [18, с. 298].

Накладання дисциплінарних стягнень і оголошення заохочень оформляють, як правило, окремими наказами.

За формою накази мають бути однаковими. Це полегшує використання їх як довідкових. Наказ набирає чинності з моменту його підписання і реєстрації. Однак окремі параграфи можуть мати свої терміни набрання чинності.

До викладу тексту наказу ставляться певні вимоги, оскільки правильне і чітке його формулювання гарантує трудові права працівників. У наказах про прийняття на роботу необхідно зазначити, на яку посаду, до якого структурного підрозділу і з якого числа оформляється на роботу людина; вказати вид прийняття на роботу (на постійну — з випробувальним терміном, зі стажування тощо, на тимчасову — на певний термін, за сумісництвом і таке інше); особливі умови роботи (прийняттям матеріальної відповідальності, із скороченням робочим днем тощо). При переведенні на роботу в тексті зазначаються вид і мотивування переведення. В усіх випадках тимчасового переведення зазначається його тривалість.

Під кадровою документацією маються на увазі документи, що регламентують порядок використання роботодавцем найманої праці, регістри обліку робочого часу, документи, що відображають факти прийняття на роботу, звільнення з роботи, надання відпустки, направлення у відрядження тощо. Перелік кадрових документів:

— штатний розпис — містить перелік посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадові оклади, надбавки й місячний фонд заробітної плати. Зазначаючи найменування посади у штатному розписі, слід керуватися Національним класифікатором України “Класифікатор професій ДК 003:2010”, затвердженим наказом Держспоживстандарту України від 28 липня 2010 року № 327; — правила внутрішнього трудового розпорядку — визначають організацію роботи на підприємстві, обов’язки працівників та адміністрації, режим роботи та інші питання [5, с. 83].

Загалом правила складаються в довільній формі й можуть містити таку інформацію:

• порядок прийняття на роботу працівників та звільнення їх з роботи;

• права і обов’язки роботодавця;

• права і обов’язки працівників;

• режим роботи;

• порядок заохочення за роботу;

• порядок накладення стягнення за порушення трудової дисципліни тощо.

Затвердження правил внутрішнього трудового розпорядку передбачено статтею 142 КЗпП;

— посадові інструкції — регламентують організаційно-правове становище працівників, ними закріплено функції, права, обов’язки, відповідальність і взаємини працівника з іншими працівниками підприємства. Розробляють керівники структурних підрозділів на підставі наказу керівника підприємства. Під час розробки посадових інструкції слід користуватися Довідником кваліфікаційних характеристик професій працівників “Професії працівників, які є загальними для всіх видів економічної діяльності”, затвердженим наказом Міністерства праці та соціальної політики України від 29 грудня 2004 року № 336, та галузевими довідниками.

Посадова інструкція складається з розділів: “Загальні положення”, “Завдання та обов’язки»”, “Права”, “Відповідальність”, “Повинен знати”, “Кваліфікаційні вимоги” та ”Взаємовідносини (зв’язки) за посадою”. Підписується посадова інструкція керівником структурного підрозділу, затверджується керівником підприємства, узгоджується юристом і доводиться до відома працівника під розписку [11, с. 251].

Зважаючи на спрощену систему ведення обліку і звітності, ведення кадрової документації у ФОП теж буде спрощене, на відміну від юридичних осіб. Проте ведення фізичною особою — підприємцем деяких кадрових документів якщо не обов’язкове, то дуже доцільне. Це пов’язано з вимогами дотримання роботодавцями норм трудового законодавства у відносинах з найманими працівниками. Адже згідно зі статтею 41 Кодексу України про адміністративні правопорушення за порушення вимог законодавства про працю на громадян — суб’єктів підприємницької діяльності накладається штраф у розмірі від 30 до 100 неоподатковуваних мінімумів доходів громадян (510–1700 грн.).

ФОП, зареєстрований в установленому законом порядку, повинен:

— розробляти правила внутрішнього трудового розпорядку;

• укладати трудові договори з найманими працівниками;

• вести табелі обліку використання робочого часу;

• вести трудові книжки найманих працівників;

• дотримуватися термінів збереження документації, передання її в архів та знищення.

Основні функції кадрової служби:

• оформляти розпорядчі документи щодо особового складу;

— вести облікові документи щодо кадрів, трудові книжки.

Розпорядчі документи щодо особового складу — це накази (розпорядження) керівника підприємства про:

• прийняття на роботу, переведення і звільнення працівників;

— надання відпусток;

— заохочення і стягнення;

— внесення змін до трудової книжки;

— зміни, що стосуються особистості працівника (зміна прізвища, найменування посади, заміщення посади за штатним розписом тощо).

До облікових документів щодо кадрів належать: