ЗМІСТ

ВСТУП ........................................................................................................................... 4

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА ..................... 6

1.1. Кадрова служба в системі підприємства .................................................... 6

1.2. Організація кадрового діловодства........................................................... 10

1.3. Класифікація кадрових документів .......................................................... 16

РОЗДІЛ 2. ОСОБЛИВОСТІ ВЕДЕННЯ КНИГ ТА ЖУРНАЛІВ РОБОТИ З ПЕРСОНАЛОМ ..........................................................................................................23

2.1. Порядок здійснення записів у книгах обліку працівників ....................... 23

2.2. Заповнення журналів роботи з персоналом ............................................. 26

ВИСНОВКИ ............................................................................................................... 30

СПИСОК ВИКОРИСТАНИХ ДЖЕРЕЛ …………………......…...…................. 35

ВСТУП

Актуальність теми. Управління людьми як персоналом організацій має важливе значення для цих організацій, тому що без людей немає й самої організації. Без потрібних людей жодна організація не зможе досягти своїх цілей і вижити. Керівники процвітаючих фірм люблять повторювати, що головний потенціал їх підприємств укладений у кадрах. Які б не були прекрасні ідеї, новітні технології, сприятливі зовнішні умови, без добре підготовленого персоналу високої ефективності роботи домогтися неможливо. Внески в людські ресурси і кадрову роботу стають довгостроковим фактором конкурентоспроможності і виживання фірми. Людина є найважливішим елементом виробничого процесу на підприємстві.

Актуальність теми зумовлена тим, що значенні кадрової служби в організаціях нашого часу зросла.

У разі сучасної економіки необхідно прораховувати всі дії задля досягнення успіху організацій, й першим найважливішим кроком є організація роботи кадрової служби.

У традиційному поданні, управління персоналом виступає як кадрової роботи, яка є діяльність із обліку персоналові та оформленню документації, здійснюваної насамперед безпосередніми керівниками та працівниками кадрових служби.

Щоб досягти управління персоналом, необхідно, щоб кадрова служба працювала злагоджено і перебоїв, а наше часи нестабільності цього досягти непогані легко. Тому необхідно проводити зміни у її діяльності, провівши їх, організація піддаємо себе меншим ризикам, оскільки чудово знає, що її структури налагоджено функціонують завдяки проведеним змін у кадрової службі.

Об’єктом дипломної роботи управлінська діяльність кадрових служб на підприємстві.

Предметом дипломної роботи виступають правила ведення книг та журналів обліку працівників.

Мета дипломної роботи – проаналізувати сутність діяльності працівників кадрових служб щодо створення та оформлення книг та журналів обліку працівників.

Відповідно до означеної мети були визначені наступні завдання:

1. Описати діяльність кадрової служби на підприємствах;

2. Проаналізувати організацію кадрового діловодства;

3. Охарактеризувати класифікацію кадрових документів;

4. Визначити порядок здійснення записів у книгах обліку працівників;

5. Розкрити правила заповнення журналів роботи з персоналом

Методологічна основа дослідження. Під час дослідження були використані такі дослідницькі методи: поняттєвого аналізу, системного аналізу, синтез зібраних даних, узагальнення, порівняння,опис.

Аналіз джерельної бази . У ції дипломній роботі використала інформацію з різних сайтів, періодичної вітчизняної літератури, підручників та посібників, які присвячені роботі кадрової служби щодо створення та ведення книг та журналів обліку.

Структура роботи.. Дипломна робота складається із вступу, двох розділів, які поділені на п'ять підрозділів, висновків та списку використаних джерел (27 найменувань). Загальний обсяг диплому – 35 сторінки, основна її частина займає 33 сторінку.

РОЗДІЛ 1. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ КАДРОВОГО ДІЛОВОДСТВА

1.1. Кадрова служба в системі підприємства

Основними функціями єдиної системи кадрової роботи є перш за все аналіз, планування та прогноз кадрів. Головним завданням цієї функції є формування об'єктів і структур управління, розрахунок потреби в кадрах необхідних професій, спеціальностей і кваліфікації, тобто необхідно визначити кількісну та якісну потребу в кадрах на поточний період і перспективу. Необхідна чітка відповідь на запитання: "Хто потрібний і в якій кількості?".

Другою функцією є добір, розстановка, оцінювання і безперервне навчання кадрів. Основне завдання — якісне забезпечення сформованих об'єктів і структур управління необхідними кадрами, а також організація ефективного стимулювання їхньої діяльності.

Третя функція — раціональне використання кадрів на виробництві, за допомогою чого здійснюється комплекс заходів для створення високопродуктивних і стійких виробничих колективів.

З погляду управлінської практики система роботи з персоналом являє собою сукупність принципів і методів управління кадрами на підприємстві. Схему роботи з кадрами можна подати у вигляді п'яти взаємопов'язаних підсистем.

Вихідними даними для розробки системи роботи з персоналом є: Загальна декларація прав людини, конституція країни, цивільний кодекс країни, Кодекс законів про працю, система управління підприємством, плани економічного та соціального розвитку підприємства [10, с. 252].

Кадрова політика. Основою управління кадрами виступає кадрова політика, котра визначає генеральну лінію та принципові настанови в роботі з персоналом на довгострокову перспективу, — розрахована на тривалу перспективу лінія формування і розвитку кадрового складу фірми. Засобом реалізації кадрової політики є кадрова робота.

Державна кадрова політика формується законодавчою владою, правлячою партією та урядом і значною мірою визначається типом влади в суспільстві. Відомі три історичні типи влади в суспільстві: охлократія — панування натовпу; автократія — необмежена влада однієї особи; демократія — буквально: влада народу, котра передбачає активну участь в управлінні трудящих.

Тип влади суттєво впливає на стратегію, стиль керівництва та вимоги до персоналу. Найбільш повно використовувати творчий потенціал людини можна лише в демократичному середовищі. На підприємстві кадрова політика формується радою директорів, правлінням і директором або власником підприємства.

Добір персоналу полягає у формуванні резерву кадрів на заміщення вакантних робочих місць. Добір персоналу має включати в себе процедури розрахунку потреби в персоналі за категоріями працівників і службовців, способи професійного добору кадрів, а також загальні принципи формування резерву кадрів на вакантні посади. Отже, головним завданням підбору кадрів є визначення сукупності людей, здатних найближчим часом зайняти нові робочі місця (посади), змінити рід занять на основі внутрішньої мотивації, матеріальних чи моральних стимулів. Добір персоналу значною мірою визначається вимогами до кадрів, сформульованими в підсистемі кадрової політики, та моделями робочих місць [8, с. 285].

Оцінювання персоналу здійснюється для визначення відповідності працівника вакантній посаді. При заміщенні вакантної посади важливо визначити: потенціал працівника, тобто професійні знання і вміння, життєвий та виробничий досвід, соціально-психологічний тип особистості, рівень загальної культури, стан здоров'я та працездатності та ряд інших характеристик. Оцінювання потенціалу дає можливість судити про перспективи використання здібностей конкретної людини на відповідній посаді.

Розстановка персоналу має забезпечувати постійний рух кадрів на підставі результатів оцінювання їхнього потенціалу, індивідуального внеску, планування кар'єри, віку, термінів зайняття робочих місць та наявності вакантних посад у штатному розкладі підприємства. Науково обґрунтована розстановка кадрів передбачає планування службової кар'єри з урахуванням їхніх життєвих інтересів; раціональне поєднання призначення, конкурентності та виборності залежно від категорії працівників та резерву кандидатів; планомірний рух працівників апарату (підвищення, переміщення, пониження) залежно від результатів оцінювання; визначення термінів зайняття посад і віку кадрів управління; наукову організацію робочого місця; визначення умов і оплати праці.

Навчання персоналу призначене для забезпечення відповідності професійних знань та вмінь працівників сучасному рівню виробництва й управління. Розрізняють чотири види навчання: підготовка робітників і службовців у професійних училищах, коледжах, вищих навчальних закладах, котра передбачає одержання базової спеціальності; підвищення кваліфікації у навчальних закладах (центри, школи, інститути), тобто одержання нових знань з базової спеціальності працівника; перепідготовка персоналу для здобуття нової спеціальності; післядипломна професійна освіта (магістратура, аспірантура, докторантура). Взаємодія зазначених видів навчання дає змогу забезпечувати можливості для безпосереднього підвищення освіти кожного працівника, вчасно регулювати відповідність між чисельністю працівників і професійно-кваліфікаційною структурою персоналу [15, с. 192].

Основним принципом управління персоналом фірми є принцип добору і розстановки кадрів відповідно до їхніх особистих і ділових якостей, які докладно описано в науковій і методичній літературі, присвяченій цій проблемі. Головне завдання практичного менеджменту — якісне, ефективне використання цього принципу відповідними службами, окремими керівниками і виконавцями в конкретних умовах бізнесу. Найважливіше значення в розвитку и удосконалюванні підприємницької структури належить кадровій політиці підприємства. Об'єктом кадрової політики виступає персонал підприємства, предметом — система управління людськими ресурсами, а метою — формування, підготовка, розстановка і використання висококваліфікованих кадрів.

Особливо актуальним для українських підприємств є розгляд можливих типів кадрової політики в умовах кризи розвитку.

З різних причин підприємство може виявитися в кризовому стані, тобто в стані неплатоспроможності та банкрутства. За таких умов має змінитися і кадрова політика підприємства, в тому числі й визначення потреби в кадрах. На практиці виділяють п'ять типів кадрової політики в умовах кризи підприємства.

Пасивна — у керівництва немає чітко сформульованої програми дій щодо персоналу, і в умовах кризи на підприємстві кадрова робота зводиться в кращому разі до ліквідації негативних наслідків. Кадрова служба не має прогнозу кадрових потреб і не має засобів оцінювання персоналу. Тобто кадрова служба має лише інформаційну довідку про персонал і не проводила у свій час аналізу кадрових проблем та причин їхнього виникнення.

Реактивна — керівництво підприємства контролює симптоми кризової ситуації (конфліктні ситуації в колективі, нестача кваліфікованої робочої сили, відсутність мотивації до ефективної праці тощо) та вживає заходів для попередження кризи. Кадрові служби володіють засобами діагностики. З метою подолання кризи адміністрація розглядає кадрові проблеми спеціально і по можливості вирішує їх [18, с. 194].

Превентивна — керівництво має прогнози розвитку ситуації. Кадрова служба має засоби діагностики персоналу і може прогнозувати кадрову ситуацію на середньостроковий період.

Активна — керівництво має інформацію про якісну оцінку стану на підприємстві та засоби впливу на неї. Кадрова служба має засоби діагностики персоналу, прогноз кадрової ситуації на середньострокову та довгострокову перспективу. В плані фінансового оздоровлення є короткострокові, середньострокові й довгострокові прогнози потреби в кадрах і програма кадрової роботи з варіантами її реалізації [12, с. 89].

Авантюристична — керівництво не має інформації про діагноз та прогноз розвитку ситуації, але прагне впливати на неї. Кадрова служба не має засобів діагностики персоналу і засобів прогнозування ситуації.

Отже, роаналізувавши кадрову політику свого підприємства, можна зробити висновок про те, як далеко від кризи воно перебуває. Існує два методи підвищення рівня конкурентоспроможності підприємства, яке перебуває в кризовому стані щодо кадрової політики:

ліквідація структурних підрозділів і звільнення працівників, котрі заважають виведенню підприємства з кризової ситуації;

пошук унікальних професійних здібностей у працівників підприємства, залучення професіоналів, котрі змогли б скласти ядро кадрового потенціалу. Скорочення персоналу — це типова практика на кризовому підприємстві. Проте вона може бути як ефективною, так і неефективною