Понятие «документа», документированные системы

Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными. В таком случае кодированием информации является ее преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и ввода—вывода данных. Данные — это компьютерное изображение информации.

Информация для управления используется в двух видах :она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Документ — информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Сведения о работе организации в каком-либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объем продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Существенная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. стать документированной информацией, превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации.

Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация — это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы. Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения — это процедуры информационного обеспечения.

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1. по наименованию:

• письма; инструкции;

• телеграммы, телефонограммы; заявления;

• приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

• предписания;

• записки, акты, расписки;

• характеристики;

• справки;

• удостоверения и т.п.;

2. по типу материального носителя:

• бумажные (письменные, графические и т.д.);

• фото-, кино- и видеодокументы; фотодокументы;

• электронные документы;

3. по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы — системы документации).

Существуют следующие системы документации:

1. Система управленческой документации:

• распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

• документация по планированию;

• информационно-справочная и аналитическая документации.

2. Система обеспечивающей документации:

• документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

• документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность;

3. Система документации по основной (производственной) деятельности:

• документация по материально-техническому обеспечению;

• производственно-технологическая документация.