Документи на машинних носіях та машинограми. Вимоги, що пред'являються до документів, що виготовляються засобами обчислювальної техніки – електронний цифровий підпис

В якості загальних юридичних ознак документа на машинному носії можна виділити:

• Машинний носій інформації;

• Комп'ютерну інформацію;

• Реквізити, що дозволяють ідентифікувати форму і зміст комп'ютерної інформації.

Найбільш поширені такі види машинних носіїв інформації:

• Внутрішній накопичувач на жорсткому магнітному або магнитооптическом диску (НЖМД або НМОД - вінчестер);

• Зовнішній накопичувач на жорсткому магнітному диску;

• Зовнішній пристрій накопичення інформації;

• Оптичний або магнитооптический диск (лазерний або компакт - диск);

• Папір, полімерна (пластикова) плівка або тонколистовий метал (у вигляді карти або стрічки);

Файл - це пойменована область записів на МНІ, де в закодованому вигляді зберігається строго певна інформація з реквізитами, що дозволяють її ідентифікувати.

При створенні файлу або зміні його змісту комп'ютерною системою або програмою для ЕОМ автоматично реєструється дата і час, коли ці дії були здійснені. Вони беруться ЕОМ з внутрішньосистемних показань вбудованого календаря і таймера (годин) і можуть бути відкориговані користувачем «вручну». Ім'я, тип, дата і час є атрибутами файлу, які фіксуються в каталозі.

Юридична сила документа, що зберігається, оброблюваного і передається за допомогою автоматизованих інформаційних та телекомунікаційних систем, може підтверджуватися електронним цифровим підписом (ЕЦП) - аналогом власноручного підпису.

Юридична сила документа - це властивість офіційного документа, що повідомляється йому чинним законодавством, компетенцією видав органу та встановленим порядком оформлення.

Як правило, в якості аналога власноручного підпису використовується електронний цифровий підпис - реквізит електронного документа, призначений для захисту даного документа від підробки, отриманий в результаті криптографічного перетворення інформації з використанням закритого ключа ЕЦП (ПІН-коду), що дозволяє ідентифікувати власника сертифіката ключа підпису, а також встановити відсутність спотворення інформації в електронному документі. При цьому, її юридична сила визнається при одночасному дотриманні наступних умов:

• Сертифікат ключа ЕЦП не втратив силу (діє) на момент перевірки або на момент підписання електронного документа за наявності доказів, що визначають момент його підписання;

• Підтверджено автентичність ЕЦП в електронному документі;

• ЕЦП використовується відповідно з відомостями, зазначеними в сертифікаті її ключа.

Придание юридической силы документам на машинном носителе

Документ на машинном носителе приобретает юридическую силу при условии выполнения требований, предъявляемых к его оформлению, которые перечислены ниже и соответствуют ГОСТ 6.10.4-84.

Документ на машинном носителе должен быть записан, изготовлен и размечен в соответствии с требованиями ГОСТа, а информация закодирована согласно классификаторам технико-экономической информации. При отсутствии в классификаторах необходимой информации допускается применять коды зарегистрированных межотраслевых классификаторов. 

Машинограмма должна быть создана с учетом требований государственных стандартов на унифицированные системы документации.

Запись документа на машинном носителе и создание машинограммы должны производиться на основе данных, зафиксированных в исходных (первичных) документах, полученных по каналам связи от автоматических регистрирующих устройств или в процессе автоматизированного решения задач. 

Документ на машинном носителе или машинограмма должен содержать следующие обязательные реквизиты:

• наименование организации - создателя документа;

• местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес;

• наименование документа;

• дату изготовления документа;

• код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе или машинограммы, или, как правило, код лица, утвердившего документ.

Обязательные реквизиты документа на машинном носителе следует размещать способом, позволяющим однозначно идентифицировать реквизит.

Обязательные реквизиты машинограммы следует печатать и размещать в соответствии с требованиями государственных стандартов на унифицированные системы документации. 

Реквизит "Наименование организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по Общесоюзному классификатору предприятий и организаций (ОКПО) и наименование организации. Допускается применять установленные сокращенные наименования.

Для организаций, не обладающих правами юридического лица, следует указывать код по ОКПО той организации, которой они подчинены.

Реквизит "Местонахождение организации - создателя документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код по классификатору "Система обозначения объектов административно-территориального деления Союза ССР и союзных республик, а также населенных пунктов" и наименование населенного пункта, где находится организация.

Реквизит "Наименование документа" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и наименование формы документа по Общегосударственному классификатору управленческой документации (ОКУД) для документов государственного назначения или отраслевому (ведомственному), республиканскому классификатору управленческой документации - для отраслевых (ведомственных), республиканских форм документов.

Реквизит "Дата изготовления документа" должен быть записан в соответствии с требованиями ГОСТ 6.38-72 и указано время записи документа, позволяющее идентифицировать ее с машинным протоколом.

Реквизит "Код лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы" или "Код лица, утвердившего документ" должен быть записан в следующем виде: идентификационный код и должность, фамилия лица, ответственного за правильность изготовления документа на машинном носителе и машинограммы, или лица, утвердившего документ. Принадлежность кода конкретному лицу должна быть зарегистрирована в организации - создателе документа на машинном носителе или изготовившей машинограмму, а также должны быть созданы технические программные средства и организационные условия, исключающие возможность пользования чужими кодами. 

Подлинники, дубликаты и копии документа на машинном носителе и машинограммы, полученные стандартными программными средствами данного вычислительного комплекса, имеют одинаковую юридическую силу, если они оформлены в соответствии с требованиями настоящего Стандарта.