Лекція №2 Поняття баз даних і робота з ними засобами ms Excel. Фільтрування бази даних в ms Excel
План
Поняття бази даних MS Ехсеl. Введення даних в базу даних MS Ехсеl.
Фільтрування бази даних Excel.
Автофільтр та розширений фільтр.
Поняття бази даних MS Ехсеl.
В MS Ехсеl база даних (БД) – це спеціальним чином організована таблиця, що розміщається безпосередньо на робочому аркуші та задовольняє таким вимогам:
БД відокремлюється від інших даних робочого аркуша щонайменше одним порожнім стовпцем та одним порожнім рядком.
БД не містить порожніх рядків чи стовпців.
Заголовки стовпців БД повинні бути розміщені в першому рядку БД та не повинні займати об'єднаних клітинок.
У кожному стовпці повинні бути дані одного типу.
Рядки цієї таблиці, починаючи з другого, трактуються як записи БД, а стовпчики – як поля. Перший рядок – рядок заголовків містить назви полів БД.
Обсяг БД в Excel обмежений розмірами одного робочого аркуша. БД може містити не більше 256 полів (стовпців) і не більше 65 535 записів (рядків). Один рядкок електронної таблиці відведено для заголовків полів. Область робочого аркуша, в якій розміщена БД, називають діапазоном БД.
Б
Д
доповнюється новим записом, якщо
заповнити клітинки електронної таблиці
безпосередньо під діапазоном БД.
Введення нового запису можна здійснювати традиційно, вдруковуючи посимвольно потрібне значення у клітинки. Приклад БД в MS Excel:
Якщо значення у клітинках поля є різними, то для зручності їх введення Ехсel пропонує скористатися спеціальним діалоговим вікном – екранною формою. За допомогою форми можна також переглядати вже введені дані, вибірково відображати їх згідно з заданим критерієм, редагувати та знищувати.
Фільтрування бази даних в ms Excel
Під час роботи з БД часто необхідно здійснювати вибір записів, що задовольняють деякій умові. Для цього Ехсеl пропонує засоби фільтрування БД.
Фільтрування БД — це операція, яка полягає у приховуванні тих записів БД, які не задовільняють заданому критерію. Таким чином здійснюється вибірка необхідних даних.
MS Ехсеl містить два засоби фільтрування: Autofilter (Автофильтр) та Advanced Filter (Расширенный фильтр). Autofilter (Автофильтр) дозволяє здійснювати фільтрування БД за простими критеріями. Якщо необхідно відфільтрувати записи за складними критеріями, що недоступні під час використання автофільтра, використовується Advanced Filter (Расширенный фильтр).
Автоматичне фільтрування
Щоб застосувати автофільтр, необхідно активізувати одну з клітинок БД та виконати команду Data, Filter, AutoFilter (Данные, Фильтр, Автофильтр).
П
ри
цьому рядок з назвами полів перетвориться
в групу списків, що розкриваються.
Якщо клацнути на кнопці автофільтра у заголовку деякого поля, то розкриється список впорядкованих значень відповідного поля, доповнений спеціальними елементами. При виборі одного із значень поля буде виконано фільтрування всіх записів за заданим значенням (Ехсеl заховає всі рядки, крім тих, які містять вибране значення). Таким чином, вибране значення буде виконувати функцію критерію фільтрування. Інші елементи автофільтра мають таке призначення:
All (Все) – відображаються всі поля. Використовується для відміни режиму фільтрування за даним полем;
Top 10 (Первые 10...) – викликається діалогове вікно для вибору деякої кількості найменших або найбільших значень поля;
Custom (Условие) – викликається діалогове вікно для встановлення складніших критеріїв фільтрування;
Blanks (Пустые) – відображаються записи, у яких відсутні значення в даному полі;
NonBlanks (Непустые) – відображаються всі записи, крім тих, у яких відсутні значення в даному полі.
Для того, щоб відобразити БД повністю, можна скористатися елементом All (Все) списку автофільтра або виконати команду Data, Filter, Show All (Данные, Фильтр, Отобразить все).
Для відміни режиму автофільтра і вилучення його кнопок необхідно виконати команду Data, Filter, AutoFilter (Данные, Фильтр, Автофильтр) повторно. При цьому буде вилучений прапорець у пункті меню AutoFilter (Автофильтр) і БД повернеться до початкового стану.
Використовуючи засіб автофільтра, можна фільтрувати БД за значеннями у декількох полях. Для цього спочатку задається критерій фільтрування для одного поля та виконується відповідна вибірка даних з БД. Потім встановлюється критерій фільтрування за іншим полем та БД фільтрується ще раз і т.д. Колір кнопок автофільтра для полів, до яких застосовано автофільтр, зміниться.