Свод знаний по управлению проектом управления проектами.

Управление проектом – это процесс планирования, организации и контроля за состоянием задач и ресурсов проекта, направленный на своевременное достижения цели проекта.

В основе методов управления проектами лежит предположение, что любую деятельность можно разбить на небольшие, поддающиеся координации задачи, а затем свести всю работу к выполнению этих задач и к обеспечению процесса выполнения требуемыми ресурсами.

Знания по управлению проектами включают в себя следующие элементы:

• Определение жизненного цикла

• Пять групп процессов управления проектами

• Девять областей знаний.

Жизненный цикл проекта - набор последовательных фаз, выделяемых для лучшего контроля и управления.

Фаза проекта – это набор логически взаимосвязанных работ, по завершении которых достигается один из основных результатов проекта:

• Начальная фаза (инициации). На этой стадии происходит выделение главной цели проекта, т.е. описывается, для чего он предназначен, или какую проблему сего помощью планируется решить, а также определяются сроки, бюджет и ресурсы. Это будет приблизительная оценка, которая более конкретно уточняется на следующем этапе.

• Фаза разработки (планирования). Данная стадия подразумевает:

• составление графика работ, необходимых для реализации проекта;

• установка взаимосвязей между отдельными работами;

• определение приоритетов для работ;

• определение рисков и выработку стратегии реагирования на них;

• назначение исполнителей и иного рода ресурсов в виде техники, оборудования и т.д.

• Фаза реализации (и контроля). На данном этапе происходит осуществление и контролирование (отслеживание) проекта.

Процесс отслеживания заключается в сборе фактических данных о ходе выполнения работ и дальнейшем сравнении фактических данных с плановыми. Могут сравниваться календарный, бюджетный, ресурсный планы проекта, то есть во время отслеживания можно определять, насколько плану проекта соответствуют выполнение работ, расход средств и загрузка ресурсов. Главная цель отслеживания – вовремя обнаружить отклонения фактического хода работ от запланированных и провести корректировку плана проекта.

Чтобы такое сравнение было возможным, перед началом выполнения работ нужно зафиксировать базовый план, с которым в дальнейшем будут сравниваться его актуальные состояния.

Поэтому одной из первых действий должно заключаться в налаживании рабочего процесса таким образом, чтобы регулярно и вовремя получать отчеты о проделанной работе.

Для сбора информации о ходе проекта в основном используются отчеты о проделанной работе, как правило, это специальные бланки,

• Фаза завершения. После достижения поставленной цели проект считается завершенным. Проводится:

• анализ решений, принятых во время работы над проектом;

• общая стратегия реализации проекта в целом, чтобы учесть положительный опыт, чтобы учесть его в будущем и отрицательный опыт (совершенные промахи, ошибки), чтобы избежать их в дальнейшем.

ПРОЦЕССЫ УПРАВЛЕНИЯ ПРОЕКТОМ

Управление проектом выполняется с помощью процессов с использованием специальных знаний, навыков, инструментов и методов по управлению проектами, которые получают входы и создают выходы процессов.

В системе УП реализуются два типа процессов:

• Процессы, ориентированные на продукт, определяют и создают продукт проекта.

Эти процессы обычно определяются через жизненный цикл проекта и меняются в зависимости от области приложения.

• Процессы управления проектом, общие для большинства проектов, связаны между собой тем, что нацелены на выполнение общей задачи.

Такой задачей может быть инициация, планирование, исполнение, мониторинг и управление, закрытие.

Процессы управления проектами разделены на пять групп (необходимых для любого проекта):

• Группа процессов инициации. Определяет и авторизует проект или фазу проекта.

• Группа процессов планирования. Определяет и уточняет цели и планирует действия, необходимые для достижения целей и содержания проекта.

• Группа процессов исполнения. Объединяет человеческие и другие ресурсы для выполнения плана управления проектом данного проекта.

• Группа процессов мониторинга и управления. Регулярно оценивает прогресс проекта и осуществляет мониторинг, чтобы обнаружить отклонения от плана управления проектом, и, в случае необходимости, провести корректирующие действия для достижения целей проекта.

• Группа завершающих процессов. Формализует приемку продукта, услуги или результата и подводит проект или фазу проекта к правильному завершению.

Для успешного достижения целей проекта необходимо не только управлять каждым процессом в отдельности, но и обеспечить комплексный подход к управлению с учетом взаимосвязей, взаимозависимостей как отдельных процессов, так и групп процессов.

Понятие интеграции процессов управления

Интеграция процессов управления проектом - это взаимосвязи групп процессов и входящих в них процессов, обеспечивающие непрерывный и комплексный подход к управлению проектной деятельностью.

Цель интеграции состоит в достижении эффективного взаимодействия процессов управления проектами, обеспечивающих достижение целей проекта.

Интеграция управления проектом требует, чтобы все процессы управления проектами были выстроены и связаны с другими процессами для облегчения их координации.

Необходимость в интеграции процессов управления проектами обусловлена взаимодействием процессов управления.

Проектная деятельность начинается с процессов инициации - с момента подписания Устава проекта.

При инициации определяются цели, задачи, результаты, сроки проекта, формируется команда управления проектом, определяются необходимые ресурсы, подготавливаются при необходимости рабочие места, разрабатываются необходимые для управления проектом документы.

На этом инициация проекта завершается.

Команда управления проектом приступает к процессу планирования проекта, составляется расписание проекта.

Как правило, вначале разрабатывается укрупненное расписание, которое должно соответствовать этапам Устава проекта, затем осуществляется его детализация.

С точки зрения управления интеграцией, Устав проекта является точкой входа для процесса планирования. Именно Устав проекта определяются результат и сроки проекта.

По завершению составления расписания проекта - когда определены задачи, их исполнители, сроки выполнения, - приступают к выполнению проектных работ.

Процесс планирования при этом не заканчивается, он продолжается практически до момента завершения проекта.

В ходе выполнения работ первоначальное укрупненное расписание проекта детализируется, уточняется. А это, в свою очередь, означает необходимость построения интеграционного взаимодействия процессов планирования с процессами исполнения работ.

Процессы группы "исполнение" выстраиваются в соответствии с применяемой на проекте методологией внедрения информационной системы.

С момента инициации проекта осуществляется непрерывный контроль над всей проектной деятельностью, включая и процессы планирования, и процессы исполнения работ, и процессы завершения, т. е. процессы контроля интегрируются со всеми группами процессов управления проектами. Результатом процессов контроля могут быть решения, управляющие воздействия на планирование, изменение хода проектных работ, процедуры закрытия проекта.

Не все процессы могут понадобиться в каждом конкретном выполняемом проекте или его фазе, и не все взаимодействия могут быть к ним применимы.

Управление интеграцией включает в себя процессы, которые обеспечивают координацию всех областей и элементов проекта.

Управление проектами выполняется с помощью применения и интеграции процессов управления проектами: инициации, планирования, исполнения, контроля, завершения.

Интеграцию проекта обеспечивают два основных документа проекта.

Устав проекта. Включает в себя описание содержания проекта на верхнем уровне, которое подлежит дальнейшему уточнению и детализации при разработке Плана проекта.

Устав проекта - документ, с которого начинается планирование проекта.

План управления проектом. Содержит описание того, как работа будет выполняться. План проекта имеет самую высокую степень детализации предстоящих работ.