Без конкретики сложно будет сказать, успешно завершился проект или нет.
(Способ проверки, что цель точно определена и она понятна ключевым участникам проекта: собрать их и спросить, что они подразумевают под целью, при этом сообщить, насколько важна эта формальность для успешной реализации проекта)
Проекты требуют координации выполнения взаимосвязанных действий.
Большинство проектов предполагает участие нескольких подразделений и разных специалистов организации.
Часть промежуточных работ проекта не может быть выполнена, пока не завершены другие, а некоторые могут осуществляться параллельно.
Если нарушается синхронизация выполнения разных заданий, весь проект может быть поставлен под угрозу.
Проекты имеют ограниченную протяженность во времени.
У любого проекта есть четкое начало и четкое завершение.
Завершение наступает:
когда достигнуты цели проекта;
осознано, что цели проекта не будут или не могут быть выполнены;
исчезла необходимость в проекте.
Не относится к создаваемым в ходе проекта продукту, услуге, результату (большинство проектов предпринимаются для достижения устойчивого, длительного результата).
Временный не обязательно предполагает краткую длительность проекта.
Время (длительность) – общий интервал времени, необходимый для завершения задачи или проекта. Проект, как правило должен быть завершен за конкретное время, или к определенному сроку. Для этого составляется график реализации проекта, или календарный план, в котором указываются сроки начала и окончания отдельных задач.
Поэтому неотъемлемой частью любого проекта является календарное планирование, которое заключается в грамотном распределении задач во времени.
Благодаря ему можно определиться с тем, как и когда должна начинаться определенная задача, какой срок она потребует и когда закончится.
Проекты в определенной степени неповторимы и уникальны.
Понятие уникальности относится к
целям/продуктам
условиям достижения целей
используемым ресурсам
организационной структуре управления
1 Чем выше уникальность проекта, тем выше неопределенность и сложнее планирование и управление.
Наличие повторяющихся элементов не нарушает принципиальной уникальности каждого проекта.
Проекту присуща последовательная разработка.
Последовательная разработка означает развитие по этапам и протекание по шагам
На ранних стадиях проекта формулируется содержание проекта в общих чертах и впоследствии детализируется и конкретизируется по мере того как команда разрабатывает более ясное представление о целях проекта и его результатах.
Проекты являются средством организации операций, которые не могут быть проведены в рамках обычной деятельности организации.
Таким образом, проекты часто используются в качестве средства выполнения стратегического плана организации, причем команда проекта может состоять как из сотрудников организации, так и нанята по контракту:
Требования рынка
Нужды организации
Требования заказчика
Технологический прогресс
Требования законодательства
Проекты развития бизнеса - Управление изменениями
Развитие новых направлений
Модернизация продукции и услуг
Выход на новые рынки
Модернизация технологий и оборудования
Развитие инфраструктуры компании
Реорганизация
Автоматизация
Основными действующими лицами проекта являются:
менеджер (руководитель) проекта (Project Manager) - лицо, отвечающее за результаты проекта;
спонсор (куратор) проекта (Project Sponsor) - лицо, обеспечивающее ресурсы проекта и любую административную поддержку; определяет приоритеты, обеспечивает взаимодействие с функциональными подразделениями, утверждает изменения;
Заказчик (потребитель) проекта (Project Customer) - лицо внутри или вне организации, которое будет использовать результаты проекта;
Руководитель функционального подразделения - направляет ресурсы в утвержденные проекты;
Функциональный лидер проекта - объединяет усилия участников проекта в рамках функции или подразделения (именно с ним взаимодействует менеджер проекта);
Лидер пакета работ - объединяет усилия отдельных лиц в рамках пакета работ.
Организационная структура проекта - соответствующая проекту временная организационная структура, включающая всех его участников и создаваемая для успешного управления и достижения целей проекта.
Необходимость разработки организационной структуры объясняется тем, что для выполнения проекта создается команда проекта - новый временный рабочий коллектив, состоящий из специалистов различных структурных подразделений компаний со стороны Исполнителя и со стороны Заказчика. Как и для любого нового коллектива, для членов команды проекта необходимо определить проектные роли (временные должности), функции, обязанности, ответственность, полномочия и правила взаимодействия, а также организационную схему, отражающую отношения подчиненности. При этом несущественно, на какой период времени будет создаваться команда проекта - на несколько месяцев или на несколько лет.
В команду проекта могут включаться специалисты, как на полную, так и на частичную занятость.
Выделяют три основных подхода к организации проекта:
Функциональная структура
Матричная структура
Проектная структура
Эффективность использования той или иной организационной структуры зависит от содержания проекта.
Так в проектах, где необходимо применять большое количество различных технологий, находящихся в ведении разных функциональных областей, наиболее приемлемы матричные организационные структуры.
Чем выше разнообразие вовлекаемых ресурсов, тем более приемлемыми становятся проектно-целевые организационные структуры.
Если ресурсы по проекту не очень разнообразны, но велики по объему, то применима функциональная организационная структура.
При увеличении продолжительности проекта и критичности его целей увеличивается целесообразность применения проектно-целевых организационных структур управления
Проект возникает, существует и развивается с определенном окружении.
Окружение проекта - среда проекта, порождающая совокупность внутренних или внешних сил, которые способствуют или мешают достижения цели проекта (источник рисков проекта).
Структуризация как основа управления проектом (см.также файл «Основные понятия теории графов)
Понимание проекта, как структурированного (информационного) объекта, подчиняющегося логическим суждениям и формальным правилам, является основой профессиональных методов управления проектами.
Структура – совокупность отношений между элементами системы, необходимых и достаточных для достижения цели.
Разбиение – разделение на составные части или категории, на более простые составные части, декомпозиция.
Структура разбиения, структурная декомпозиция – иерархический граф, узлы которого изображают элементы, а связи разбиение вышестоящего элемента на нижестоящие.
Процесс разбиения или декомпозиции направлен на выполнение нескольких задач:
повышение точности оценок (легче оценить стоимость, время и ресурсы для отдельного компонента работы, чем для всей работы или результата целиком);
облегчает контроль и измерение исполнения (дает вам основу для составления базового плана, относительно которого будет сравниваться текущее исполнение);
обеспечивает точное назначение ресурсов и распределение ответственности (для получения отдельного результата могут потребоваться ресурсы с различным уровнем профессиональной подготовки)
Правила структуризации:
Уровни декомпозиции различаются между собой степенью детализации. Каждый нижеследующий уровень содержит более уточненное описание результатов проекта, чем предыдущий.
Связи всегда имеют вид «один к одному» (Каждый узел на более низком уровне связан только с одним узлом более высокого уровня)
Элементы нижестоящего уровня образуют элементы вышестоящего уровня с использованием только логического «И».
Исходя из первого правила суммарное значение характеристик проекта (объемы работ, стоимость, потребляемые ресурсы, количество исполнителей и др.) на каждом уровне структуры проекта должна совпадать.
Совокупность элементов каждого уровня иерархии (декомпозиции проекта) должна представлять весь проект.
Нижний уровень декомпозиции проекта должен содержать такие элементы работ, на основе которых могут быть определены количественные значения характеристик работ, необходимые и достаточные для оперативного управления проектом.
Методы структуризации проекта:
Разработка сверху вниз (дедуктивный метод от общего к частному)
Метод мозгового штурма (индуктивный метод) – определяются частные задачи, а затем происходит их обобщение.
Для структуризации проекта используют ряд специальных моделей:
Дерево целей
Дерево решений
Дерево работ (Иерархическая Структура работ проекта (WBS))
Структурная модель проекта по фазам жизненного цикла
Организационная структура исполнителей по проекту(OBS)
Матрица распределения ответственности
Сетевая модель проекта
Структура проекта
Структура ресурсов
Структура затрат
Структура рисков
Структура контрактов
На основе структурной модели проекта, дерева целей, организационного дерева и матрицы распределения ответственности строится сетевая матрица проекта.
Важной особенностью сетевой матрицы является наглядность.