Лекция 17. Основы организации службы документационного обеспечения

Задачами службы ДОУ являются - организация, руководство, координация, контроль и выполнение работ по документационному обеспечению управления. В соответствии с данными задачами подбирается структура службы и численность сотрудников.

В управленческой деятельности любого предприятия выполняются типовые документируемые операции: прием, создание, отправление и регистрация документов, исполнение, контроль исполнения, формирование документов в дела, систематизация и хранение документов, их уничтожение. Для выполнения этих операций создаются отдельные участки службы ДОУ: секретариат, экспедиционный отдел, канцелярия, архив, машинописное бюро, отдел по связям с общественностью, копировально - множительное бюро, издательский отдел.

При организации службы ДОУ следует учитывать то, что объем типовых документируемых операций не зависит от размеров предприятия и численности работающих. Основным фактором является объем документооборота и специфика фирмы. Эти характеристики меняются по мере развития предприятия, поэтому структуру службы ДОУ не следует подробно описывать в уставе, лучше это сделать в “Положении о службе ДОУ”.

При организации службы ДОУ необходимо решить следующие вопросы:

1. Выбор рациональной структуры службы ДОУ.

2. Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы ДОУ.

3. Распределение должностных обязанностей между исполнителями.

4. Регламентация должностного и количественного состава службы.

5. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда.

6. Оргтехническое обеспечение труда.

1. Выбор рациональной структуры службы

В практике работы предприятий сложились три основные формы организации службы ДОУ:

• централизованная (все операции выполняются в одном структурном подразделении или в одном центре, обслуживающим несколько фирм);

• децентрализованная (для территориально - разобщенных предприятий);

• смешанная (одни операции выполняются в общем отделе, секретариате, а другие операции - в структурных подразделениях);

Тип организационной структуры может быть представлен также следующим образом:

• линейная

• функциональная

• линейно - функциональная

• матричная

При определении структуры службы ДОУ рекомендуется учитывать следующие факторы:

1). Объем документооборота в год.

Документооборот - это движение документов с момента их создания до момента уничтожения или отправления. При подсчете документооборота учитываются все документы, циркулирующие на предприятии: входящие, исходящие и внутренние. При этом документ с приложениями учитывается как одна единица.

По величине документооборота в год предприятия делятся на четыре категории:

1 категория - документооборот более 100 000 документов в год

2 категория - документооборот от 100 000 до 25 000 -“-

3 категория - документооборот от 25 000 до 10 000 - “ -

4 категория - документооборот менее 10 000 -“-

В советское время разработаны типовые схемы службы документации в зависимости от величины документооборота и определена структура службы ДОУ для предприятий каждой категории.

2). При определении структуры службы ДОУ учитывается специфика предприятия.

3).Учитывается территориальное размещение.

4). Учитывается структура предприятия и организация вертикальных и горизонтальных взаимосвязей.

5). Учитывается техническая оснащенность

6). Финансовые возможности

7). Учитывается квалификация руководителей, специалистов и технических исполнителей.

После выбора рациональной структуры, эта структура закрепляется в общей структурной схеме предприятия в документе “Структура и штатная численность”, а также в “Положении о службе ДОУ».