2. Обработка исходящей документации

Порядок прохождения исходящей корреспонденции включает в себя:

• подготовку проекта документа,

• печатание,

• визирование,

• согласование,

• подписание,

• регистрацию,

• проверку правильности вложения,

• отправку,

• подшивку второго экземпляра (копии) в дело .

Обработка исходящей документации с момента подготовки проекта до момента регистрации аналогична обработке внутренней документации, описанной в предыдущем разделе.

Регистрация исходящих документов

Все исходящие документы, подписанные руководителем, адресованные в вышестоящую организацию, регистрируются и отправляются канцелярией.

Исполнитель обязан проверить подготовленные к отправке документы, наличие всех реквизитов, виз, приложений, правильность адресования. Документы, исходящие от имени структурных подразделений не регистрируются в канцелярии, а отправляются, как правило, структурными подразделениями самостоятельно.

Исходящая документация оформляется на фирменных бланках для письма с угловым штампом или с продольным расположением реквизитов в двух экземплярах (второй экземпляр остается в канцелярии). При необходимости вместе с отправляемым документом направляется сопроводительное письмо.

Проверка правильности вложения

Канцелярия и работники, ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях, проверяют правильность оформления, наличие приложений, сопроводительного письма и правильность адресования.

Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются исполнителю на доработку.

Отправка

Корреспонденция, подлежащая отправке, сортируется и сдается в почтовое отделение. Исходящие документы, поступившие в канцелярию до 14 часов, отправляются в этот же день. Телеграммы отправляются немедленно. Телефонограммы, подписанные руководителями, передаются адресатам секретарями этих руководителей (или ответственными за делопроизводство).

Машиночитаемые документы (дискеты и др.) отправляются в упаковке, которая соответствует установленным правилам и обеспечивает идентификацию и сохранность носителей и записанной на них информации. Отправка машиночитаемых документов производится при наличии сопроводительного письма.

Заказной почтой рекомендуется отправлять:

• документы, связанные с договорами, фондами, поставками;

• документы, направляемые на согласование; документы с грифом “Для служебного пользования”, “КТ”;

• претензии; письма-приглашения;

• ответы на обращения граждан и некоторые другие по разрешению руководства.

На заказную корреспонденцию составляется опись рассылки, в которой проставляется дата отправки и указывается фамилия работника, ответственного за рассылку.

Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов, телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Первый экземпляр отправляется адресату, а второй экземпляр подшивается в дело с исходящей перепиской по данному вопросу.

Проект исходящего документа должен быть согласован с другими специалистами, ответственными за данный вопрос. Внутреннее согласование оформляется визой. Визы проставляются только на втором экземпляре, остающемся на предприятии.

Подготовленный проект исходящего документа в двух экземплярах предоставляется на подпись руководству. Вместе с ним предоставляются другие документы, на основании которых составлен проект (инициативные письма, контракты, акты, нормативные документы и др.).

После подписания руководителем двух экземпляров, исходящий документ передается инициатору документа для регистрации в канцелярии и для отправления.

Документы адресуют организациям, их структурным подразделениям, конкретным должностным лицам. Наименование адресата и почтовый адрес проставляется в правой верхней части документа, помеченной на бланках для писем уголками. При составлении письма- ответа обязательно заполняется реквизит “На № ___ от ___” с указанием номера и даты инициативного документа (письма-запроса).

В левом нижнем углу указывается фамилия и номер телефона исполнителя (при отсутствии листа на лицевой стороне они указываются на обороте листа).

Документ не должен содержать более 4 адресатов. При направлении документа более чем в 4 адреса, составляется список на их рассылку и на каждом документе ставится только один адрес. Слово “Копия” не проставляется. Каждый экземпляр должен быть подписан.

Полный почтовый адрес указывается на письмах при направлении разовым корреспондентам в соответствии с почтовыми правилами. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам (но при этом обязательно указываются наименование должности, название учреждения, фамилия, имя, отчество получателя).