- •Введение
- •Лекция 1. Краткая история государственного делопроизводства в России
- •1. Древнерусская культура составления документов
- •2. Приказное делопроизводство хv- хvii веков
- •3. Коллежское делопроизводство
- •4. Исполнительное (министерское) делопроизводство
- •5. Советское делопроизводство
- •Лекция 2. Единая государственная система делопроизводства (егсд). Государственная система документационного обесепчения управления (гсдоу)
- •1. Общие понятия
- •Лекция 3. Унификация документов. Унифицированные системы документации
- •Унифицированные системы документации
- •Унифицированная система организационно- распорядительной документации
- •Распорядительные документы: приказы, указания, распоряжения (их выпускает руководитель, действующий на принципах единоначалия);
- •Справочно-информационные документы: акты, протоколы, письма, справки, договоры, претензии, служебные и докладные записки, заявления и другие.
- •Лекция 4.Стандартизация. Виды стандартов
- •Лекция 5. Единая система классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ескк тэси)
- •Прямого применения международных и региональных классификаций без изменения принятых в них кодов и наименований;
- •Лекция 7. Понятие документа. Функции документа
- •1. Понятие документа
- •2. Функции документа
- •3. Официальные документы
- •4. Юридическая сила документа
- •Лекция 8. Основные классификации документов
- •Лекция 9. Требования к оформлению документов. Знакомство с гост р 6.30-2003
- •1. Состав реквизитов документов
- •2. Требования к реквизитам документов орд
- •Лекция 10. Работа над документом. Форматы, бланки, машинописные правила
- •1. Форматы и качество бумаги
- •2.Составление бланков документов
- •3. Работа над документом
- •4. Основные машинописные правила
- •Лекция 11. Организация документооборота
- •1.Учет количества документов
- •2. Этапы обработки внутренней документации
- •3. Этапы обработки входящей документации
- •Составление описей дел,
- •4. Этапы обработки исходящей документации
- •Лекция 12. Составление, согласование проектов, подписание (утверждение), регистрация, размножение, направление на исполнение. Доставка, исполнение документов, контроль исполнения
- •1) Составление проектов документов
- •2) Согласование проектов
- •3)Подписание (утверждение) документа
- •4)Регистрация документов
- •5) Печатание, размножение документов
- •6) Направление документов на исполнение. Доставка
- •7) Исполнение поручений, приказов в структурных подразделениях
- •8) Контроль исполнения документов
- •Лекция 13. Систематизация документов и определение сроков хранения, составление номенклатуры дел
- •Лекция 14. Правила Формирования документов в дела, Оформление дел с различными сроками хранения, Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •1. Правила формирования документов в дела
- •2. Оформление дел с различными сроками хранения
- •3. Оперативное хранение документов и дел в структурных подразделениях
- •Лекция 15. Экспертиза ценности документов, Составление описей дел, Передача дел на архивное хранение
- •1. Экспертиза ценности документов.
- •2. Составление описей дел
- •3. Передача дел на архивное хранение
- •Лекция 16. Обработка входящей и исходящей документации
- •1. Обработка входящей документации
- •2. Обработка исходящей документации
- •Лекция 17. Основы организации службы документационного обеспечения
- •2. Оптимальное разграничение функций между отделами и участками службы доу
- •3. Распределение должностных обязанностей между исполнителями
- •5. Рациональная организация рабочих мест и создание благоприятных условий труда.
- •6. Оргтехническое обеспечение труда
- •Лекция 18. Специфика делопроизводства в районном суде
2. Составление описей дел
На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела со сроком хранения менее 10 лет описи не составляются.
Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; свыше 10 лет хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные дела, рационализаторские предложения и т. п.), приложение 13.
Описи дел структурных подразделений служат основой для составления сводной описи дел предприятия. Требования к составлению описей дел:
заголовки дел вносятся в опись на основании номенклатуры дел,
каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером.
порядок нумерации дел в описях - валовый за несколько лет
порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с архивом предприятия.
графы описей дел точно соответствуют тем сведениям, которые вынесены на обложку дел;
при вненсении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами “то же”. При этом все другие сведения вносятся в опись полностью
для дел, содержащих документы за несколько лет, делаются ссылки на номера дел после каждого года;
графа описи “примечания» ипользуется для отметок о приеме дел, о физическом состоянии, о передаче дел в подразделения, организации со ссылкой на акты, о наличии копий.
описи дел составляются по установленной, в трех экземплярах.
3. Передача дел на архивное хранение
Все предприятия делятся на два типа:
Предприятия, документы которых входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. Отношения между предприятием и архивным учреждением формируются на договорной основе.
Предприятия, документы которых не входят в состав Архивного фонда Российской Федерации. За сохранность документов в таких фирмах несет персональную ответственность руководитель предприятия. В архивный фонд документы поступают в случае ликвидации предприятия в установленном законом порядке.
Передача дел из структурных подразделений в архив предприятия производится сотрудниками структурных подразделений по графику, составляемому архивариусом, согласованным с руководителями структурных подразделений.
Прием каждого дела производится архивариусом по описям дел в присутствии сотрудника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается количество принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивариуса и лица, передавшего дела. В особо ценных делах, проверяется количество листов в них.
Дела со сроком хранения до 10 лет, которые принимаются в архив в исключительных случаях по разрешению руководителя передаются по номенклатуре дел.
В период подготовки дел к передаче в архив работник архива предварительно проверяет правильность оформления и формирования дел, соответствие количества дел по описи количеству дел по номенклатуре. В случае выявления недостатков работники структурных подразделений обязаны их устранить.